Эффективная адаптация удалённых сотрудников для бизнеса

При приёме новых сотрудников важно организовать мероприятия для их адаптации. Это помогает новым работникам быстрее включиться в коллектив и освоиться в рабочих процессах. Адаптация необходима и для удалённых сотрудников.

Особенности работы удалённых сотрудников

Работа удалённо связана с двумя важными особенностями:

1. Нет прямого и быстрого контакта с коллегами. В офисе сотрудник может сразу обратиться за помощью, уточнить рабочие моменты на месте. На удалёнке нужно писать сообщения или звонить, ждать ответа, а также объяснять, кто такой и в чём вопрос. Это может привести к тому, что новый работник старается не отвлекать других и пытается справиться сам. Общение ограничено рабочими встречами и мессенджерами, что мешает быстрее показать свои знания и влиться в коллектив.
2. Высокий уровень самоорганизации. Дистанционный работник строит рабочий день сам, исходя из установленного расписания компании. Руководитель не может полностью контролировать его время, а потому важно определить план работы и отдыха, время для изучения документов и обучение. Контроль удалённых сотрудников сложнее, но обязательно нужно выяснять и решать проблемы, если возникают трудности с тайм-менеджментом или срывом сроков.

Цели адаптации удалённых сотрудников

• Сокращение текучести кадров в первые месяцы работы
• Снижение ошибок, связанных с незнанием специфики работы
• Снижение конфликтов в коллективе
• Рост вовлечённости и лояльности сотрудников
• Укрепление HR-бренда работодателя

Без правильной адаптации у компании увеличатся расходы на подбор новых сотрудников. Работники без поддержки скорее всего уйдут в первые месяцы.

Программа адаптации удалённого сотрудника

Программа адаптации для удалённого сотрудника отличается от офисной. Нужно подробно расписать задачи, инструменты и обучающие материалы на 2-3 месяца вперёд:

• Перечень документов и информации для изучения
• Этапы обучения
• Данные о команде и коллегах
• Информация о компании и её продукции
• Планирование рабочих задач
• Методы контроля и критерии оценки результатов

Программа может быть в виде таблицы или через специальную платформу — главное, чтобы ей было удобно пользоваться. Обязательно периодически обновляйте информацию. Лучше всего подготовить адаптационную программу для новичка заранее, а при необходимости — скорректировать под конкретного человека.

Желательно создать справочник для новых сотрудников: туда добавляют сведения о компании, контакты коллег, ссылки на обучающие материалы и ответы на часто задаваемые вопросы.

В программе должен участвовать наставник или куратор, желательно из того же отдела, чтоб он мог поделиться полезным опытом и ответить на вопросы по специфике работы. Лучше если это будет не HR, а сотрудник с аналогичными обязанностями или руководитель подразделения.

Начало адаптации удалённого сотрудника

На первом этапе адаптации важны такие действия:

• Решение технических вопросов. Сотруднику нужен рабочий компьютер, стабильный интернет, при необходимости — гарнитура. Всё оборудование и доступы должны быть выданы заранее, при необходимости — организована доставка. Также следует помочь с подключением.
• Передача обучающих материалов. Это могут быть файлы, ссылки на документы и облачные хранилища, корпоративная документация, шаблоны, и, самое главное — контакты коллег.
• Составление подробного плана работы — на день, неделю и месяц. Задания должны быть чёткими и не перегружать нового сотрудника в первые дни. После выполнения стоит обсудить, что получилось, а что вызвало затруднения.
• Разъяснение критериев оценки работы. Нужно прямо объяснить, как оценивается результат, и как поощряют успехи.
• Помощь с социализацией. Новичку важно рассказать, как проходят онлайн-встречи, как обращаться к коллегам, какие негласные правила общения существуют в компании.

Если сотрудник держится скованно, старайтесь выяснить причины дискомфорта, чаще связывайтесь по видео, приглашайте на онлайн и офлайн встречи с коллективом.

Особые моменты адаптации удалённого сотрудника

• Много вопросов — это нормально. Это свидетельство интереса к работе. Если новых вопросов не возникает, стоит насторожиться. Нужно поощрять сотрудников спрашивать, а не стыдить за повторные вопросы. Обязательно закрепите куратора, который поможет освоиться.
• Давайте обратную связь регулярно, а не только по результатам недельных или месячных совещаний. Общайтесь с новым сотрудником каждые 2-3 дня или ежедневно. Отмечайте успехи, а не только ошибки.
• Подавайте информацию постепенно. Не перегружайте новичка сведениями. Лучше выделяйте поэтапно самые важные моменты, чтобы не возникало путаницы.
• Разработайте обучающий курс или видеоруководства. Материалы можно дополнять, а сотрудник всегда будет иметь под рукой ответы на вопросы. Визуальные инструкции часто усваиваются быстрее, чем текстовые.

Ошибки работодателя при адаптации удалённого сотрудника

• Нет адаптационной программы или она не проработана
• Не следят за отношениями в коллективе и не предотвращают конфликты
• Не оказывают поддержку — сотрудник получает материалы и разбирается с ними, остаётся наедине с трудностями
• Выполнение только рутинных заданий, без возможности проявить себя. Это быстро приводит к увольнению по причине неинтересной работы.
• Наказания за ошибки — например, публичные замечания. Это подрывает мотивацию нового сотрудника.
• Руководитель не участвует в адаптации. В небольших организациях лучше, если директор проявит участие и поддержит нового сотрудника лично.

Рекомендации по адаптации удалённых сотрудников

• Не оставляйте нового сотрудника без внимания. Обеспечьте регулярную обратную связь, отмечайте успехи и поддерживайте при ошибках.
• Создайте мини-чаты для обсуждения задач небольшим кругом людей. Новичку будет проще проявить себя в маленькой группе.
• Проводите онлайн-встречи — это сплачивает коллектив, снимает напряжение и даёт возможность новичкам познакомиться с командой.
• Опытные сотрудники могут поделиться историями о том, как они освоились на новом месте, с какими трудностями столкнулись и как справились.
• Назначьте наставника. Он должен быть доброжелательным, терпеливым, готовым делиться опытом и поддерживать коллегу.
• Проводите мозговые штурмы с участием всех сотрудников, чтобы новые работники быстрее вникали в рабочие процессы и чувствовали себя частью команды.