Проведение кадрового аудита для повышения эффективности управления персоналом

Кадровый аудит помогает выявить и устранить ошибки в ведении документации по сотрудникам, а также оценить эффективность работы кадровой службы. Он позволяет избежать штрафов, снизить риски и повысить качество управления персоналом. В этой статье разберём, что такое кадровый аудит, зачем он нужен, кто его проводит и какие детали стоит учитывать организациям любого масштаба.

Определение кадрового аудита и его цели

Кадровый аудит — это комплексная проверка кадровой документации и работы отдела по управлению персоналом. Главная цель такого аудита — убедиться, что все документы соответствуют требованиям трудового законодательства и внутренним стандартам организации. Кроме того, аудит помогает выявить слабые стороны в системе управления кадрами.

• Преимущество: своевременное обнаружение нарушений.
• Определение зон риска и возможных штрафов.
• Повышение эффективности работы кадровых сотрудников.

С помощью кадрового аудита руководитель может понять, насколько кадровая документация приведена в порядок, и снизить вероятность претензий со стороны контролирующих органов.

Виды кадрового аудита: внутренний и внешний

Существуют два основных вида кадрового аудита. Они различаются по исполнителям и по целям проведения:

• Внутренний аудит проводится собственными силами организации. Обычно этим занимаются сотрудники отдела кадров или внутренние ревизоры. Такой аудит выполняют регулярно для поддержания порядка и предотвращения накопления ошибок.
• Внешний аудит выполняют независимые эксперты или специализированные консалтинговые компании. Это может быть плановая или внеплановая проверка. Внешний аудит чаще привлекают при изменениях в руководстве, смене собственников, подготовке к проверкам со стороны трудовой инспекции.

Оба вида проверок помогают выявить несоответствия и повысить уровень кадрового администрирования. Преимущество внешнего аудита — независимый взгляд и большой опыт аудиторов, которые могут предложить лучшие решения по исправлению ошибок.

Кто проводит кадровый аудит: специалисты, отделы, внешние организации

Кадровый аудит могут выполнять разные специалисты в зависимости от задач и масштаба проверки:

1. Отдел кадров — проводит внутренние проверки, работает с текущей документацией по найму, трудовым договорам, приказам, личным делам сотрудников.
2. Финансовая служба или служба внутреннего контроля — в крупных организациях аудит кадров проводят специально обученные сотрудники или ревизоры, которые взаимодействуют с отделом кадров.
3. Консалтинговые компании или независимые аудиторы — приглашаются на внешний аудит. Они имеют опыт в проведении подобных проверок в разных компаниях и знают актуальные требования трудового законодательства.

Важное замечание: Для сложных организаций с распределённой структурой состав аудиторской группы может быть смешанным. В состав могут входить специалисты по охране труда, юристы, бухгалтеры. Это позволяет оценить кадровые документы более комплексно.

Какие документы проверяются при кадровом аудите

В ходе кадрового аудита специалисты анализируют весь спектр документов, связанных с управлением персоналом. Основное внимание уделяют обязательным бумагам, которые должны быть в каждой организации.

• Трудовые договоры — документы, подтверждающие трудовые отношения между работником и работодателем.
• Приказы о приеме, переводе, увольнении сотрудников.
• Личные карточки работников формы Т-2 — содержат сведения о работнике и его трудовой деятельности.
• Штатное расписание — утвержденная структура организации с перечнем должностей.
• График отпусков — утвержденный перечень отпускных дат для всех сотрудников.
• Табели учета рабочего времени — фиксируют часы работы и отсутствия.
• Журналы по охране труда, инструктажи — фиксируют проведение обязательных мероприятий по технике безопасности.
• Положения и локальные нормативные акты по персоналу — регламенты, положения, инструкции.
• Личные дела сотрудников — включают копии паспортов, дипломов, трудовых книжек, медицинских книжек (при необходимости).
• Списки сотрудников, имеющих право на льготы — если применимо.
• Сведения по воинскому учету — для лиц, подлежащих воинскому учету.

Этапы проведения кадрового аудита

Кадровый аудит проходит в несколько последовательных этапов. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Подготовительный этап

На этом этапе формируется список документов, согласуются задачи аудита и определяются сроки проверки.

1. Встреча с руководством и определение целей аудита.
2. Запрос перечня необходимых документов и сведений.
3. Согласование временных рамок и ответственных лиц.

Проведение документальной проверки

Происходит фактическая проверка всех предоставленных кадровых документов. Проверяется наличие, правильность оформления, сроки хранения и соответствие законодательству Российской Федерации.

1. Просмотр каждого документа на наличие ошибок и недочетов.
2. Сверка информации между различными документами.
3. Фиксация обнаруженных нарушений.

Анализ результатов

После окончания проверки данные обобщаются для выявления общих проблем и слабых мест в кадровом учете.

• Группировка нарушений по видам.
• Анализ причин возникновения недочетов.
• Оценка возможности исправления ошибок без привлечения контролирующих органов.

Подготовка отчета и рекомендаций

Финальный этап — оформление результатов проверки в виде отчета. Разрабатываются рекомендации по устранению выявленных ошибок.

• Составление детального отчета с перечнем всех ошибок.
• Подготовка пошаговых рекомендаций по их устранению.
• Передача отчета руководству юридического лица или индивидуальному предпринимателю.

Основные ошибки, выявляемые при кадровом аудите

В ходе кадрового аудита часто обнаруживаются одни и те же нарушения. Эти ошибки могут привести к штрафам и другим санкциям со стороны контролирующих органов.

• Отсутствие трудовых договоров или их неправильное оформление — договоры подписаны с ошибками либо вовсе отсутствуют у части сотрудников.
• Ошибки в приказах — не все кадровые изменения оформлены приказами или они не соответствуют требованиям.
• Не заполнены или ведутся с нарушениями личные карточки Т-2.
• Несоответствие штатного расписания фактической структуре организации.
• Нарушения при ведении табеля учета рабочего времени — отсутствуют отметки об отсутствии, переработках, отпусках.
• График отпусков не утвержден или не соблюден.
• Отсутствие или неправильное ведение журналов по охране труда.
• Неправильное оформление личных дел — нет нужных документов, копий паспортов, трудовых книжек.
• Нарушение правил воинского учета для работников, подлежащих этому учету.
• Неактуальные или отсутствующие локальные нормативные акты по кадрам — положения, регламенты, инструкции не обновлялись или отсутствуют.
• Несоответствие требованиям законодательства при оформлении льгот и гарантий для отдельных категорий работников.

Обнаружение ошибок позволяет своевременно устранить проблемы и снизить риск штрафных санкций.

Как подготовиться к кадровому аудиту

Правильная подготовка снижает риск ошибок и штрафов. Нужно собрать и проверить все основные документы по кадрам. Перепроверьте все личные дела, приказы, графики отпусков и другие документы. Организуйте документы по папкам, чтобы облегчить работу аудиторов.

• Проверьте наличие всех унифицированных форм приказов (например, о приеме, переводах, увольнениях, отпусках).
• Обновите трудовые договоры и дополнительные соглашения.
• Сверьте данные по стажу, записям в трудовых книжках, табелям учета рабочего времени.
• Убедитесь, что личные карточки сотрудников (форма Т-2) заполнены полностью.
• Проверьте уставные, коллективные договоры, должностные инструкции.
• Обеспечьте, чтобы все приказы были подписаны работниками.
• Проверьте локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании).

Ведите электронный и бумажный учет в одинаковом порядке. Проверьте наличие журналов инструктажей и графиков отпусков.

Ответственность за кадровые нарушения

Нарушения в кадровых документах могут привести к штрафам для компании и виновных лиц. Контролирующие органы, например, Государственная инспекция труда, выносят постановления о привлечении к ответственности.

Основные виды ответственности:

• Административная. Штраф на юридических лиц — до 200 000 рублей, на должностных лиц — до 20 000 рублей.
• Дисциплинарная. Могут назначить выговор или увольнение сотрудникам, допустившим ошибку.
• Гражданско-правовая. Возможен иск о возмещении убытков пострадавшей стороне.

В отдельных случаях ошибки ведут к судебным разбирательствам или отказам в получении лицензии, госзаказов. Вовремя исправляйте обнаруженные недочеты, чтобы избежать серьезных последствий.

Стоимость кадрового аудита для организаций

Цена услуги зависит от объема работы, количества сотрудников, набора документов и выбранного исполнителя. Обычно расчет идет по двум моделям: фиксированная сумма за аудит или оплата за количество проверяемых сотрудников.

В крупных городах цены могут быть выше. Учитывайте, включена ли в стоимость подготовка рекомендаций и обучение персонала.

Полезные сервисы и программы для кадрового аудита в России (2025)

Автоматизация упрощает и ускоряет проведение аудита. Применяйте следующие сервисы и программы для работы с кадровыми документами:

1. 1С:Зарплата и управление персоналом — для ведения кадрового учета и генерации отчетов.
2. Контур.Персонал — онлайн-сервис для кадровых процессов и проверок.
3. Кадровик.Эксперт — база нормативных документов, проверочные листы.
4. СБИС Кадры — планирование и учет времени, хранение документов.
5. ГАРАНТ и КонсультантПлюс — справочные правовые системы с актуальными разъяснениями и нормативной базой.

Такие сервисы позволяют быстро находить ошибки и рекомендации для их устранения, автоматизируют проверку форм и сроков хранения документов.

Часто задаваемые вопросы по кадровому аудиту

• Обязателен ли кадровый аудит для всех компаний? Нет, аудит проводится по инициативе работодателя, но для некоторых видов деятельности (например, госзакупки) он может быть рекомендован.
• Как часто нужно проводить аудит? Рекомендуется проверять кадровые документы не реже одного раза в год.
• Можно ли провести аудит только по электронным документам? Да, если у вас полностью электронный кадровый документооборот, но многие организации имеют смешанную форму, поэтому аудит затрагивает обе базы.
• Может ли внутренний специалист провести аудит? Да, но результат будет более объективным, если привлекать внешних экспертов или сторонние фирмы.
• Какие бывают последствия у ошибок? Это административные штрафы, судебные иски, снижение деловой репутации.

Заключение

Кадровый аудит помогает выявлять ошибки, снижать риски и повышать качество кадрового делопроизводства. Готовьтесь к проверке заранее и используйте современные инструменты для надежного и быстрого аудита.