Кадровый работник: обязанности, ответственность и программное обеспечение

Кадровые вопросы всегда остаются важными для работы организации. Четкое ведение документации по сотрудникам помогает избежать споров, штрафов и неудобств. Кадровые работники — это специалисты, которые управляют персоналом, оформляют приказы, контролируют трудовые отношения. Давайте рассмотрим, кто такие кадровики, какие должности и задачи встречаются в этой сфере, а также на чем строится их работа.

Кто такие кадровые работники: определение и основные задачи

Кадровые работники — это специалисты, отвечающие за оформление, хранение и учет персональных данных сотрудников, оформление приема и увольнения, контроль за соблюдением трудового законодательства. В небольших фирмах часто один человек выполняет все функции отдела кадров. В крупных компаниях работает целый отдел кадров, где задачи разделены между сотрудниками.

Кадровый работник должен:

• оформлять трудовые договоры и приказы;
• вести личные дела сотрудников;
• контролировать хранение документов;
• следить за отпускными и больничными;
• вести учет стажа работников;
• сопровождать увольнения и прием новых сотрудников;
• решать вопросы внутренней дисциплины.

Их цель — обеспечить порядок в кадровых процессах и выполнение требований Трудового кодекса РФ.

Перечень должностей кадровых работников в организации

В зависимости от размера и структуры компании перечень кадровых позиций может отличаться. Вот основные должности, которые встречаются в кадровой службе.

• Начальник отдела кадров
• Кадровик (инспектор по кадрам)
• Менеджер по персоналу
• Рекрутер (специалист по подбору персонала)
• Специалист по обучению и развитию персонала
• Делопроизводитель кадрового отдела

Некоторые организации объединяют в одном человеке несколько этих функций, но в больших компаниях, как правило, каждую функцию исполняет отдельный специалист.

Основные обязанности кадровых работников по Трудовому кодексу РФ

Обязанности кадровых работников определяются Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами организации. Основные задачи закреплены в статьях 66, 84.1, 136 и других. Кадровики отвечают за правильное оформление документов и выполнение процедур приема, перевода, увольнения сотрудников.

Если кадровик допускает ошибки, это может привести к штрафам и спорам с контролирующими органами. Поэтому важно знать и соблюдать нормы Трудового кодекса и других законов РФ.

Необходимые знания и компетенции кадрового работника

Кадровый работник должен хорошо знать трудовое законодательство. Особенно важно разбираться в Трудовом кодексе РФ, приказах Минтруда и других нормативных актах. Необходимо понимать основы делопроизводства, знать правила оформления документов и хранения персональных данных сотрудников.

Важные компетенции:

• Умение составлять и вести кадровые документы (приказы, трудовые договоры, личные дела).
• Внимательность к деталям, аккуратность в работе с бумагами.
• Навыки работы с компьютером, офисными программами и специализированными кадровыми системами (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).
• Коммуникабельность для эффективного взаимодействия с сотрудниками и руководством.
• Умение организовывать хранение документов в соответствии с требованиями.
• Знание порядка расчета отпусков, больничных, стажа.

Также кадровый работник обязан понимать основы охраны труда и правил внутреннего трудового распорядка. Необходимо уметь вести деловую переписку и соблюдать требования конфиденциальности.

Документация и кадровый учет: что ведут кадровые работники

Кадровый учет — это регулярное ведение документации по персоналу. Кадровые работники следят за всеми изменениями в составе организации, оформляют документы на прием, перевод и увольнение сотрудников.

Основные документы, которые оформляют кадровые работники:

1. Трудовые договоры.
2. Приказы о приеме, переводе, увольнении.
3. Личные карточки и личные дела сотрудников.
4. Трудовые книжки (если ведутся на бумаге).
5. Штатное расписание.
6. Графики отпусков.
7. Журнал регистрации приказов, трудовых договоров.
8. Справки, характеристики, копии документов по запросам сотрудников.

Таблица: основные документы кадрового работника

Кадровый работник отвечает за правильность ведения и сохранность всех бумажных и электронных документов, выполняет требования законодательства по защите персональных данных.

Взаимодействие кадрового работника с бухгалтерией

Связь между кадровой службой и бухгалтерией тесная. Кадровик отвечает за юридическое оформление трудовых отношений, а бухгалтерия — за расчет и выплату заработной платы, налогов, взносов.

• Кадровый работник передает бухгалтерии приказы о приеме, переводе и увольнении персонала.
• Согласовывает и предоставляет данные для расчета отпускных, больничных и премий.
• Обеспечивает своевременное оформление документов для начисления зарплаты.
• Сообщает об изменениях в составе сотрудников.
• Уточняет правильность персональных данных для расчетных ведомостей.

Преимущество грамотного взаимодействия заключается в снижении ошибок при начислении зарплаты и своевременном предоставлении отчетности в государственные органы.

Слаженная работа кадровика и бухгалтера помогает избежать штрафов за несоблюдение трудового законодательства и ошибок в налоговой отчетности.

Ошибки, за которые отвечают кадровые работники

Кадровый работник может допустить ошибки, которые повлекут административную или даже уголовную ответственность для организации и самого специалиста. Важно знать, за что несут ответственность и какие промахи чаще всего встречаются в практике.

• Ошибки в оформлении трудовых договоров. Некорректные реквизиты, отсутствие обязательных условий, неправильная дата.
• Неправильное ведение трудовых книжек. Нарушения при заполнении, отсутствие записей, ошибки в стаже.
• Нарушения в оформлении приема, перевода и увольнения персонала. Нет соответствующих приказов или неправильно оформлены документы.
• Сбои в учете отпусков и времени работы. Неправильное начисление отпускных, отсутствие документов по учетам рабочего времени.
• Несоблюдение сроков хранения и передачи документов. Потеря личных дел сотрудников, несвоевременное предоставление данных в ФСС (Фонд социального страхования), ПФР (Пенсионный фонд) и другие органы.
• Нарушения требований по персональным данным. Необеспечение конфиденциальности и сохранности данных работников.

Во всех этих случаях сотрудник может быть привлечён к ответственности. Эти случаи часто выявляются при проверках трудовой инспекции или аудите.

Программы и сервисы для кадровых работников в 2025 году

Современные кадровики применяют специальные программы и сервисы для автоматизации кадрового учета и упрощения работы. На рынке России лидируют решения, которые интегрируются с 1С и соответствуют требованиям законов.

Популярные программы

• 1С: Зарплата и управление персоналом. Лидер среди бухгалтерских и кадровых программ. Автоматизирует расчёт заработной платы, больничных, отпусков, ведёт учет кадровых документов.
• Контур-Персонал. Электронный документооборот, личные карточки, взаимодействие с государственными порталами.
• ТУРБОКАДРЫ. Специализированное решение для автоматизации кадрового делопроизводства. Упрощает оформление документов, поддерживает отчеты по форме СЗВ-ТД, штатному расписанию.
• Staff Online. Облачный сервис для учета персонала, обмена электронными документами, ведения графиков отпусков.
• Кадровое Агентство Online (Кадр.Онлайн). Программа для небольших организаций, помогает создавать приказы, личные дела, формировать отчеты для ФНС (налоговой службы) и ПФР.

Для обмена данными с государственными ведомствами активно применяют Единый портал государственных и муниципальных услуг (Госуслуги) и платформу «Контур.Экстерн». Такие решения позволяют сдавать отчеты онлайн и сокращают количество бумажных документов.

Повышение квалификации и обучение кадровых работников

Регулярное обучение помогает кадровому специалисту быть в курсе изменений трудового законодательства и требований государственного учета. Затраты и ответственность за обучение лежат на работодателе, но сам сотрудник тоже может повышать знания самостоятельно.

Форматы обучения

• Онлайн-курсы на платформах – СберУниверситет, Нетология, Skillbox, Аттестационные центры «Гарант» и «КонсультантПлюс».
• Семинары и вебинары от ведущих лекторских центров, торгово-промышленных палат, региональных филиалов профессиональных сообществ.
• Профессиональная переподготовка – получение вторых специальностей и удостоверений установленного образца.
• Самостоятельное изучение законодательства – чтение статей, методических материалов, обновлений на официальных сайтах (Минтруд, Роструд, ГИТ).

Преимущество повышения квалификации — увеличение профессиональной ценности специалиста и снижение рисков для работодателя.

Ответственность кадрового работника: дисциплинарная, административная, уголовная

Кадровый работник несет ответственность за свои действия на работе. Эта ответственность подразделяется на несколько видов, в зависимости от тяжести нарушения.

Важно. Ответственность наступает с момента, когда доказан факт нарушения и вины специалиста. Даже если кадровик действовал по указанию руководства, он может понести наказание.

Заключение

Работа кадрового работника требует большого внимания к деталям и ответственности. Ошибки могут обернуться штрафами и даже уголовной ответственностью, поэтому важно постоянно обновлять знания и применять современные программы учета.