Удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Увольнение сотрудника, которому ранее предоставили ежегодный оплачиваемый отпуск авансом, порождает вопросы по удержанию отпускных за неотработанные дни. Важно правильно определить основания и порядок таких удержаний, чтобы не нарушить права работников и избежать претензий со стороны государственных органов. Соблюдай требования трудового законодательства при оформлении расчетов и удержаний — это защитит интересы компании и обеспечит юридическую чистоту кадровых процедур.

Понятие удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику с учетом фактически отработанного времени. Компании часто предоставляют отпуск авансом — до того, как сотрудник фактически заработал все дни отдыха. Такая ситуация возникает, если человек, проработав всего несколько месяцев, уходит в отпуск полной продолжительности (обычно 28 календарных дней, согласно ст.115 ТК РФ).

Если после отпуска сотрудник увольняется до окончания рабочего года (периода, за который предоставляют отпуск), работодатель пересчитывает отпускные. Сумма за неотработанные дни должна быть возвращена или удержана — это предусмотрено законодательством. Выполняя такие удержания, придерживайся норм Трудового кодекса РФ, иначе возможны споры и штрафы.

Законодательные основания удержаний: актуальные нормы ТК РФ на 2025 год

Право работодателя на удержание выплат за неотработанные дни отпуска регламентируют статьи Трудового кодекса РФ:

• Статья 115 — устанавливает минимальную продолжительность ежегодного отпуска.
• Статья 122 — определяет порядок предоставления отпуска за первый и последующие годы.
• Статья 137 — разрешает удержания из заработной платы по конкретным основаниям.
• Статья 138 — устанавливает ограничения на размер удержаний (до 20% от заработка, а в отдельных случаях — до 50%).

Согласно этим статьям, работодатель может удерживать суммы, если сотруднику был предоставлен отпуск авансом, а затем он уволился до отработки положенного периода. Действуй строго в рамках закона: удержания за неотработанный отпуск производи только при наличии оснований и с письменным оформлением расчета. Учти, что суммы удерживают только за те дни, которые сотрудник не «заработал» к моменту увольнения. Все расчеты сопровождай документами, подтверждающими основания для удержаний.

В каких случаях удержание разрешено

Право на удержание суммы отпускных возникает только при определенных обстоятельствах. Оформи удержание, если:

1. Сотрудник уходит в отпуск авансом, а после этого увольняется до окончания расчетного периода.
2. Рабочий год полностью не отработан, и часть отпуска оплачена «наперед».
3. Увольнение происходит по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ) или по соглашению сторон.

На практике выделяют два варианта удержаний:

• Обязательное удержание — применяй, если при увольнении сотрудник не успел отработать дни, за которые уже получил отпускные, за исключением случаев, прямо прописанных в законе.
• Добровольное погашение задолженности — если невозможно удержать сумму из заработка (например, зарплата меньше суммы долга), на сумму задолженности заключай отдельное соглашение с работником.

Пример из практики: менеджер ушел в отпуск на 28 дней после трех месяцев работы, получил отпускные, но затем решил уволиться. Работодатель вправе удержать сумму отпускных за дни, которые сотрудник не отработал, если увольнение происходит по собственному желанию без уважительных причин.

Помни, удержания производи только на законных основаниях и после тщательной проверки всех документов.

Запреты на удержание: когда работодатель не имеет права взыскивать отпускные

В некоторых случаях удержание отпускных за неотработанные дни при увольнении запрещено законом. Работодатель не может взыскивать такие суммы независимо от желания сторон. Основания закреплены в статье 137 Трудового кодекса РФ. Важно оформить подтверждающие документы, чтобы избежать споров.

• Призыв сотрудника на военную службу или отправка на альтернативную гражданскую службу. Подтвердите повесткой или справкой из военкомата.
• Увольнение по сокращению штата или ликвидации организации. Необходима копия приказа о сокращении либо ликвидации.
• Признание работника нетрудоспособным по медицинским показаниям. Представьте заключение медицинской комиссии или больничный.
• Отказ от перевода на другую работу по состоянию здоровья либо отсутствие подходящей работы. Должен быть соответствующий документ, подтверждающий невозможность перевода.

Удержание отпускных также запрещено, если сотрудник уходит по основаниям, не зависящим от его воли (например, восстановление прежнего работника по решению суда).

Обратите внимание: если сотрудник увольняется по собственному желанию или соглашению сторон, удержание возможно. В остальных случаях проверяйте, попадает ли ситуация под запрет.

Размер удержаний и его ограничения

Сумму удержания определяет ст. 137 и ст. 138 ТК РФ. Закон устанавливает лимиты, чтобы не допустить излишнего удержания из зарплаты сотрудника.

• Стандартное ограничение – не более 20% от выдаваемой суммы на руки за каждый месяц. Это общий порядок при нескольких удержаниях. Перерасход не допускается.
• В исключительных случаях удержание может составлять 50% от причитающейся суммы (например, при взыскании алиментов, возмещении ущерба, возврате аванса). Однако для отпускных данное правило применяется редко.

Сумма к выплате после удержаний	Максимальный процент удержаний
Обычная зарплата и выплаты	20%
По исполнительным листам или в особых случаях	50%

Пример: Сотруднику начислено 40 000 рублей. Необходимо удержать за неотработанные дни отпуска 10 000 рублей. Однако 20% от суммы к выдаче составляют только 8 000 рублей. Следовательно, в этом месяце удерживают 8 000 рублей, а остаток (2 000 рублей) удерживают при следующей выплате.

Пошаговый расчет количества неотработанных дней отпуска

Для корректного удержания сначала определите, сколько дней отпуска сотрудник «заработал» за фактически отработанный период. В каждом месяце начисляется ровная доля ежегодного отпуска.

1. Определите период, за который сотрудник имеет право на отпуск — обычно 28 дней за 12 месяцев (ст. 115 ТК РФ).
2. Посчитайте, сколько месяцев сотрудник фактически отработал в рабочем году. Учтите только те полные месяцы, когда сотрудник работал не менее половины рабочих дней месяца.
3. Округлите неполные месяцы: если сотрудник отработал половину и больше дней, месяц включают как полный.
4. Рассчитайте заработанные дни отпуска по формуле:
   Количество месяцев × (28 : 12)
5. Сравните использованные им дни отпуска с рассчитанным количеством.
6. Разница — это неотработанные дни отпуска, за которые необходимо удержание.

Пример расчета: Работник устроился 1 января, увольняется 31 июля, отпуск использовал полностью (28 дней). Отработал полностью 7 месяцев. «Заработал» за это время: 7 × (28 : 12) ≈ 16,33 дня, округлить до 16 дней. Неотработанных: 28-16 = 12 дней. За 12 дней отпускных производится удержание.

Такая пошаговая схема позволит избежать ошибок и корректно определить количество подлежащих удержанию дней.

Алгоритм расчета суммы удержания за неотработанный отпуск

Перед началом расчетов определите средний дневной заработок сотрудника за расчетный период. На 2025 год расчет проводится по правилам ст. 139 ТК РФ и постановления Правительства РФ №922 от 24.12.2007. Средний дневной заработок равен сумме всех начислений за расчетный период, делённой на количество календарных дней, исключая исключаемые периоды (отпуска по больничному, командировки, и пр.).

Порядок расчёта включает:

• Определите заработок за расчетный период (12 календарных месяцев до месяца увольнения).
• Выплаты учитываются полностью, кроме не включаемых по закону (пособия, командировочные расходы, материальная помощь и т.п.).
• Выплаты премий включайте, если они регулярны и предусмотрены системой оплаты труда.
• В расчетном периоде не учитывайте отпуск по больничному, декрет или простой не по вине работника.

Используйте формулу:

Средний дневной заработок = Общая сумма начислений / Количество календарных дней в расчетном периоде

Затем определите сумму к удержанию:

Сумма удержания = Средний дневной заработок × количество неотработанных дней отпуска

Пример: Сотрудник увольняется 15 апреля 2025 года. Общая сумма выплат за апрель 2024 — март 2025 составила 600 000 руб. За это время 29 дней — это больничный, который не включается в расчет. Расчетный период — 366 дней (високосный год), исключаемые дни — 29, итого: 337 дней.

Средний дневной заработок: 600 000 / 337 = 1 780,12 руб.

Удерживается сумма: если неотработано 5 отпускных дней, сумма удержания — 1 780,12 × 5 = 8 900,60 руб.

Обратите внимание: при округлении показателей соблюдайте правила учета компании (обычно до двух знаков).

Альтернативные способы урегулирования вопроса с неотработанными днями отпуска

Не во всех случаях работодатель может удержать сумму за неотработанный отпуск напрямую. Возникают ситуации, когда сотруднику не начислена или уже выдана заработная плата в полном объеме, либо закон запрещает удерживать выплаты.

Что делать, если удержание невозможно

• Возврат по соглашению сторон. Предложите работнику внести денежные средства добровольно. Заключите письменное соглашение.
• Судебное взыскание. Если долг не возвращён по соглашению, работодатель может обратиться в суд для взыскания суммы ущерба.
• Отказ от взыскания. Работодатель вправе не взыскивать сумму, если посчитает это целесообразным (например, сумма незначительная или сотрудник относится к льготной категории).

Налоговые последствия

Способ	Последствия по НДФЛ	Последствия по страховым взносам
Удержание из зарплаты	НДФЛ удерживается стандартно	Начисленные взносы корректируются
Возврат по соглашению	Возврат ошибочно выплаченного отпускного облагается НДФЛ при возврате наличными; при перечислении на счет компании пересчет НДФЛ обязателен	Взносы пересчитываются, корректировки отправляются в отчетах
Судебное взыскание	При возврате по решению суда — аналогично соглашению	Пересчет взносов и сдача корректировок
Отказ от взыскания	НДФЛ не корректируется, отпускные окончательно считаются доходом бывшего работника	Страховые взносы не меняются

Важно! Корректные документы по возврату и удержанию суммы обязательны для бухгалтерии и налоговой.

Порядок отражения удержаний в бухгалтерском и кадровом учёте

Правильное оформление операций важно для учета и отчетности. Удержания за неотработанные дни отпуска указываются отдельной строкой в расчетном листке и фиксируются как прочие удержания в форме Т-61 (записка-расчет при увольнении).

Что должен сделать бухгалтер

1. Оформите записку-расчет (форма Т-61), где указывайте сумму удержания.
2. Внесите сведения о удержании в расчетную ведомость и записку-расчет.
3. Приложите копии документов-оснований к личному делу работника.
4. Зафиксируйте удержание в программе учета (1С:ЗУП, СБиС, Контур.Зарплата и аналогичные российские сервисы).
5. Отразите сумму удержания по бухгалтерским проводкам:
   • Дебет 70 Кредит 73 (или 76) — удержана сумма.
   • Дебет 73 (76) Кредит 51 — возврат денежных средств работником.

Для отчетности за 2025 год учитывайте изменения в формах 6-НДФЛ, РСВ. Корректируйте их при пересчете удержанных отпускных.

Корректировка НДФЛ и страховых взносов при удержании

Если отпускные были удержаны или возвращены, перерасчет по НДФЛ и страховым взносам обязателен.

• В том же году. Проведите перерасчет удержанного НДФЛ через текущий расчет. Исправьте 6-НДФЛ и РСВ (расчет по страховым взносам) за нужный период. Отправьте уточненные сведения.
• В следующем году. Уже сданные отчеты корректируйте по форме уточняющей декларации. Возврат НДФЛ возможен только по заявлению бывшего сотрудника, так как налоговый агент не может его удержать после увольнения без соответствующего документа.

Пример отражения корректировок

Действие	Как исправить	Срок представления корректировки
Завысили доход из-за отпуска “авансом”	Сдайте уточненные формы 6-НДФЛ, РСВ с обновленными данными	В течение месяца после обнаружения
Возврат отпускных работником	Внесите изменения в регистры бухучета, сдайте уточненки	Сразу после возврата и до конца отчетного периода
Налоги удержаны ошибочно	Подача заявления на возврат излишне удержанного НДФЛ	По первому требованию работника

Совет: Всегда храните подтверждающие документы и фиксируйте дату возврата средств. Это поможет избежать штрафов.

Распространённые ошибки при удержании за неотработанные дни отпуска и как их избежать

Бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с типичными ситуациями, которые приводят к ошибкам при удержании отпускных.

• Превышение лимитов удержания. Не удерживайте более 20% (или 50% — при нескольких основаниях) от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
• Неверный расчет неотработанных дней отпуска. Проверьте правильность исходных данных по стажу.
• Отсутствие или некорректное оформление записки-расчета, приказа и иных документов. Удостоверьтесь, что все документы подписаны.
• Ошибки в 6-НДФЛ и РСВ. Перепроверьте, все ли корректировки внесли в отчетность.
• Вычет отпускных у льготных увольняемых лиц. Не проводите удержания при увольнении по сокращению штата, призыве в армию, признании нетрудоспособным и в ряде других случаев, где ТК РФ запрещает удержания.

Как избежать ошибок

1. Проверьте основания удержания по ТК РФ.
2. Читайте коллективный договор или положение об оплате труда — там могут быть нюансы.
3. Используйте проверенные расчётные программы (1С, СБиС, Контур).
4. Храните все подтверждающие документы в личном деле сотрудника.
5. Проводите внутренний аудит расчетов перед увольнением и до сдачи отчётности.

Заключение

Удержание за неотработанные дни отпуска требует точного расчета и соблюдения законодательства. Следуйте правилам оформления, проверяйте документы и не забывайте о лимитах, чтобы избежать проблем с отчетностью и штрафов.