Общий контроль электронных больничных листов в организации

Электронные больничные листы (ЭЛН) прочно вошли в оборот организаций и работников. Они заменили бумажные бланки и упростили процесс оформления больничного. Такой формат позволяет быстро передавать сведения между работодателем, медицинским учреждением и Фондом социального страхования. В статье разберём, что собой представляет электронный больничный, на каких основаниях выдают ЭЛН, и кто вправе оформить этот документ.

Что такое электронный больничный лист (ЭЛН)

Электронный больничный лист — это документ, который подтверждает временную нетрудоспособность сотрудника по болезни, декрету или уходу за заболевшим членом семьи. Электронный формат подразумевает, что данные передаются и хранятся в цифровом виде, а сам лист не выдается работнику на руки. Номер ЭЛН можно получить в медицинском учреждении после приёма врача. Этот номер используют для проверки и оформления выплат по страхованию.

Преимущество ЭЛН — отсутствие бумажной волокиты. Все действия проходят в электронных системах: от оформления до передачи информации работодателю и ФСС (Фонд социального страхования). Такой подход минимизирует ошибки и ускоряет все этапы.

Законодательные основы оформления и проверки ЭЛН

Электронные больничные официально используются на основании Трудового кодекса, а также специальных федеральных законов и приказов Министерства здравоохранения. Основные документы, регулирующие ЭЛН:

• Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ — определяет порядок выдачи и оплаты больничных листов.
• Приказ Минздрава России от 01.09.2020 № 925н — устанавливает правила оформления электронных листков нетрудоспособности.
• Постановления Правительства РФ, регламентирующие порядок обмена электронными документами между ФСС, работодателями и медицинскими организациями.

Для проверки ЭЛН работодатели и сотрудники используют специальные сервисы, которые интегрированы с системой ФСС. Проверка осуществляется через получение данных непосредственно из реестра электронных больничных.

Важно: Электронный больничный имеет равную юридическую силу с привычным бумажным листом. Все расчёты, отчётность и работа с ЭЛН ведутся в электронных форматах, предусмотренных законом.

Случаи и условия получения больничного листа

Право на получение больничного листа возникает у работника при следующих обстоятельствах:

• Временная нетрудоспособность по болезни или травме.
• Беременность и роды.
• Уход за больным ребёнком или взрослым членом семьи.
• Необходимость соблюдения карантина.

Больничный выдают с первого дня болезни. Для этого обратитесь к врачу в поликлинику или больницу. Врач после осмотра вносит данные в систему, а документ получает свой уникальный номер. Пособие по временной нетрудоспособности может быть назначено только при наличии официально оформленного ЭЛН.

Условия предоставления больничного листа зависят от правил медицинской организации и страхового стажа сотрудника. В некоторых случаях могут назначить комиссионное рассмотрение причин нетрудоспособности.

Кто вправе выдавать больничные листы: перечень организаций

Электронные больничные листы выдают только медицинские организации, имеющие лицензию на медицинскую деятельность. Это правило закреплено в Трудовом кодексе РФ и в Федеральном законе «Об обязательном социальном страховании».

Выдавать ЭЛН могут:

• Государственные и муниципальные поликлиники
• Больницы и стационары
• Частные клиники, у которых есть лицензия
• Женские консультации
• Санатории с правом оказывать медицинскую помощь

Обязательно проверьте, что медицинская организация действует легально. Пациент видит название учреждения в электронном больничном листе.

Кому и зачем нужна проверка ЭЛН

Проверка электронного больничного листа важна для работодателей, работников и Фонда социального страхования (ФСС). Это защищает от ошибок и мошенничества.

• Работодателю проверка нужна для подтверждения права сотрудника на оплату больничного и для правильности оформления документов
• Работнику важно убедиться, что лист зарегистрирован и передан в ФСС, чтобы получить денежные выплаты
• ФСС контролирует законность выдачи, подлинность и корректность заполнения ЭЛН

Проверка помогает избежать случаев незаконного оформления листов, подделок и ошибок, влияющих на выплату пособий.

Способы проверки электронного больничного листа

Существует несколько доступных способов проверки ЭЛН. Выберите подходящий, исходя из своих прав и необходимого доступа к ресурсам.

Проверка через сайт ФСС

Сайт Фонда социального страхования — основной источник проверки. Для этого не потребуется сложной регистрации.

• Перейдите на официальный сайт ФСС — fss.ru
• Откройте раздел «Проверка листка нетрудоспособности»
• Введите номер ЭЛН, дату рождения, капчу
• Получите сведения о статусе и действительности листа

Преимущество: быстрая и бесплатная проверка.

Проверка через портал Госуслуг

Портал Госуслуг (gosuslugi.ru) позволяет получить сведения об электронном больничном листе после авторизации. Так вы сможете уточнить статус и детали выданного документа.

• Войдите в личный кабинет Госуслуг
• Перейдите в раздел «Трудовая деятельность и занятость»
• Откройте информацию о больничных листах
• Найдите нужный ЭЛН

Преимущество: доступ к истории всех выданных больничных.

Проверка через кадровые и бухгалтерские программы

Современные кадровые и бухгалтерские программы интегрированы с ФСС. Это позволяет автоматически сверять номера и данные ЭЛН.

• 1С:Зарплата и управление персоналом
• Контур.Персонал
• СБИС
• Мое дело

Преимущество: сокращение времени на обработку документов, минимизация ошибок при передаче данных в ФСС.

В таблице указаны основные способы проверки электронного больничного листа:

Способ	Что нужно	Доступно для
Сайт ФСС	Номер ЭЛН, дата рождения	Работник, работодатель
Портал Госуслуг	Авторизация, профиль на Госуслугах	Работник
1С, Контур, СБИС и др.	Доступ к программе, ЭЛН сотрудника	Работодатель, бухгалтерия

Используйте проверку ЭЛН регулярного характера, чтобы исключить ошибки и финансовые риски.

Как проверить больничный лист работодателю: пошаговая инструкция

Работодатель обязан удостовериться, что электронный больничный лист (ЭЛН) сотрудника оформлен корректно, так как от этого зависят правильность выплат и отчетность. Выполните следующие шаги для проверки ЭЛН:

1. Получите у работника номер электронного листка нетрудоспособности.
2. Перейдите на официальный сайт Фонда социального страхования (ФСС) или воспользуйтесь кадровой или бухгалтерской программой, интегрированной с ФСС.
3. Авторизуйтесь, используя электронную подпись или логин и пароль, если это требуется системой.
4. В специальную форму введите номер ЭЛН, выберите период проверки и отправьте запрос.
5. Проверьте ФИО, даты болезни, периоды, на которые был оформлен лист, и сведения о медицинской организации.
6. Сравните данные электронного больничного с информацией, предоставленной работником. Обратите внимание на даты и причину нетрудоспособности.
7. Сохраните или распечатайте результат проверки для учета.

Важно: Не принимайте решения о выплатах по непроверенному или некорректному ЭЛН. Если есть несоответствия — уточняйте детали у работника или направьте запрос в ФСС.

Как работнику проверить свой электронный больничный

Каждый сотрудник может самостоятельно узнать, как оформлен его электронный больничный. Это помогает избежать ошибок и недоразумений с выплатами.

• Зайдите на портал «Госуслуги» или на сайт ФСС.
• Выполните вход в личный кабинет с помощью подтверждённой учетной записи.
• Найдите раздел электронных документов или выберите поиск по номеру ЭЛН.
• Введите полученный в медицинской организации номер листка.
• Проверьте отображённые сведения: ФИО, дата выдачи, диагноз (может отображаться только для вас), сроки болезни.

Если данные не совпадают, есть ошибки или листок не найден — обратитесь в медицинское учреждение или страховую компанию для уточнения ситуации.

Необходимые условия для проверки: авторизация, электронная подпись и другие требования

Для полноценной проверки ЭЛН важно:

• Иметь доступ к сервису (ФСС, «Госуслуги» или специализированная программа).
• Пройти авторизацию через учетную запись Единый портал государственных услуг или при помощи КЭП (квалифицированная электронная подпись).
• Указать корректный номер больничного листа.
• Для организаций — наличие подключения к системе электронного документооборота и допустимых прав пользователя.

Если условия проверки не выполнены, доступ к сведениям будет ограничен или полностью закрыт.

Что делать при утере номера ЭЛН

Если сотрудник или работодатель не может найти номер электронного больничного, выполните следующее:

1. Обратитесь в медицинское учреждение, в котором выдан лист нетрудоспособности. При наличии паспорта сотрудника вам предоставят номер ЭЛН.
2. Работник может посмотреть номер листка в личном кабинете на портале «Госуслуги» или на сайте ФСС.
3. Если номер был утерян работодателем, запросите его у работника или восстановите через учетную систему организации.

Совет: Храните номер ЭЛН в электронном или бумажном виде в кадровом отделе для оперативного доступа.

Как оформить замечания или жалобу на некорректно выданный больничный

При обнаружении ошибок или несоответствий в электронном больничном листе действует следующий порядок:

• Составьте письменное обращение в медучреждение, которое оформило ЭЛН. Укажите суть ошибки и приложите подтверждающие документы.
• Если ситуация не решается или ошибка допущена ФСС — обратитесь с жалобой на сайте Фонда, его регионального отделения или через портал «Госуслуги».
• Оформите заявление в свободной форме и ожидайте ответ в срок до 30 дней в соответствии с законом.
• В случае грубых нарушений (отказ в выдаче, фальсификация данных) — обращайтесь в прокуратуру или суд.

Важно: Все обращения оформляйте с подтверждающими документами (копии ЭЛН, выписка из медкарты, переписка).

Возможные проблемы при проверке ЭЛН и способы их решения

Во время проверки электронного больничного листа могут возникнуть трудности:

Проблема	Решение
Листок не отображается на портале	Проверьте правильность номера. Если не нашли — обратитесь в медучреждение или ФСС
Данные не совпадают с представленными работником	Сообщите сотруднику, отправьте запрос на корректировку в медучреждение или ФСС
Сбой на сайте или в программе	Повторите попытку позже, при повторяющейся ошибке — обратитесь в службу поддержки портала
Нет доступа к сервису ФСС	Проверьте права доступа или авторизацию, уточните у ответственного ИТ-специалиста

Регулярно обновляйте программное обеспечение и следите за актуальностью паролей и электронной подписи.

Ответственность за подделку или незаконную выдачу больничных листов

Подделка больничных листов, а также незаконная выдача ЭЛН влечёт административную и уголовную ответственность.

• Работодатель или кадровый специалист, использующий поддельный ЭЛН или участвующий в его оформлении, может быть оштрафован либо привлечён к уголовной ответственности по статьям 327 и 159 УК РФ.
• Медработники, оформившие ложный листок, привлекаются к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.
• Ответственность грозит и работнику, если он предоставляет поддельный ЭЛН для незаконного получения выплат.

Проверяйте больничные листки внимательно — это избавит от рисков финансовых потерь и претензий со стороны надзорных органов.

Советы по учёту и хранению информации о больничных в 2025 году

С переходом на электронные документы важно наладить правильный учёт и хранение сведений о больничных листах:

• Используйте сертифицированные кадровые или бухгалтерские программы, поддерживающие работу с ЭЛН.
• Создайте резервные копии электронных документов и регулярно обновляйте электронные подписи.
• Храните номера и копии больничных в защищённых от несанкционированного доступа электронных папках.
• Проводите обучение сотрудников по вопросам работы с персональными данными и электронными больничными.

Качественный учёт позволяет избежать штрафов и упростить взаимодействие с ФСС и налоговой инспекцией.

Заключение

Электронный больничный лист облегчает обработку данных и контроль за выплатами, но требует внимательной проверки и грамотного хранения сведений. Следуйте приведённым инструкциям, чтобы обезопасить себя и организацию при работе с ЭЛН.