Эффективный учет аренды помещений для бизнеса

Аренда помещений — популярный способ обеспечить бизнесу собственное рабочее пространство без крупных первоначальных затрат. Компании часто выбирают аренду как вариант для расширения, открытия новых офисов, складов или торговых точек. При этом правильное оформление договора, грамотный бухгалтерский и налоговый учет аренды критичны для избежания штрафов и финансовых рисков. В статье рассмотрим ключевые понятия, требования к договору по современному законодательству и особенности выбора способов ведения учета в 2025 году.

Основные понятия аренды помещения для бизнеса

Аренда помещения — это передача права временного пользования помещением другому лицу за плату. По договору одна сторона — арендодатель (собственник или законный владелец имущества) передает, а вторая сторона — арендатор (компания или предприниматель) принимает помещение во временное пользование. Стороны договариваются об условиях эксплуатации, сроках, размере и порядке внесения платы.

Аренда помещений пользуется популярностью по нескольким причинам:

• Не требует крупного разового вложения, как покупка недвижимости
• Позволяет быстро менять местоположение бизнеса
• Снижает риски — нет необходимости долгосрочно инвестировать в недвижимость

Ключевые правовые и бухгалтерские нюансы в 2025 году:

• Важность оформления договора согласно Гражданскому кодексу РФ (ГК РФ)
• Введение новых стандартов бухгалтерского учета — ФСБУ 25/2018
• Необходимость отражения арендных обязательств, выкупа, ремонтов в учете
• Новые требования по налоговому учету, в том числе по нормам НДС (налога на добавленную стоимость) и налогу на прибыль

Актуальные изменения коснулись не только порядка расчетов, но и выбора способов отражения аренды в бухгалтерии, что важно учесть при планировании деятельности.

Требования к договору аренды: на что обратить внимание

Договор аренды помещения — главный документ, который регулирует права и обязанности сторон. Согласно ГК РФ, он должен содержать обязательные условия. При отсутствии одного из них договор может быть признан недействительным.

Что обязательно указывать в договоре аренды помещения

1. Идентификация объекта: точный адрес, этаж, номер помещения, его площадь и иные характеристики, позволяющие однозначно определить объект аренды.
2. Срок аренды: конкретные даты начала и окончания, или условия, определяющие срок.
3. Платежи: размер и порядок внесения арендной платы, начисление НДС, сроки оплаты, возможные изменения в течение действия договора.
4. Передача и возврат имущества: порядок передачи помещения арендатору (например, по акту приема-передачи), условия возврата после окончания аренды или досрочного расторжения. Опишите состояние, в котором объект должен быть возвращен.
5. Обеспечительный платеж: сумма, вносимая арендатором, которая может использоваться для покрытия убытков или задолженностей. Это не обязательное, но желательное условие для безопасности арендодателя.
6. Ремонт: распределение обязанностей по текущему и капитальному ремонту — кто и за чей счет проводит восстановительные работы, каким образом согласуются улучшения.
7. Субаренда и выкуп: возможность передавать помещение третьим лицам (субаренда), выкупать объект после окончания срока. Если такие права не предусмотрены, это должно быть явно отражено.
8. Ответственность сторон: штрафы, пени за просрочку платежей, условия досрочного расторжения, порядок возмещения ущерба.

Регистрация договора в Росреестре обязательна, если он заключен на срок от одного года. Для регистрации требуются:

• Оригинал договора
• Акт приема-передачи
• Правоустанавливающие документы на недвижимость
• Заявление сторон
• Документ об оплате госпошлины

Без регистрации такой договор не может использоваться для учета расходов на аренду в налоговой отчетности.

Определение способа учета аренды: выбор оптимального варианта

С 2022 года действует новый стандарт — ФСБУ 25/2018, который регулирует отражение аренды в бухгалтерском учете. Компании обязаны выбрать способ учета аренды: упрощённый или стандартный. Какой из них выгоднее — зависит от характеристик объекта и условий договора. Сделайте правильный выбор, чтобы избежать ошибок и штрафов по результатам проверок.

Критерии для применения упрощённого способа учета

• Стоимость арендованного имущества не превышает лимит, установленный компанией в учетной политике
• Срок аренды — не более одного года
• Объект не подлежит выкупу и не может быть передан в субаренду
• Компанией установлен запрет на использование стандартного способа для данного объекта
• Компания вправе применять упрощённый бухгалтерский учет (например, ООО или ИП на упрощённой системе налогообложения, микропредприятие)

В случае применения упрощённого способа объект аренды не отображается как отдельный актив в балансе, а расходы списываются равномерно по мере возникновения.

Что нужно зафиксировать в учетной политике:

1. Выбранные пороговые значения стоимости и срока аренды для разделения способов учета
2. Порядок распределения арендных расходов, особенности расчета амортизации или списания расходов
3. Особые условия отражения субаренды, если это допускается
4. Форму и процедуру подтверждения затрат по аренде и дополнительных расходов

Обязательно утвердите учетную политику приказом руководителя, ознакомьте с ней бухгалтерию. Это обезопасит компанию при возможной проверке или споре с налоговой инспекцией.

Учет аренды помещения на забалансовом счете: проводки и порядок учета

В бухучете часто используют забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства» для отражения аренды по стандартной схеме. Такой способ подходит, если компания арендует имущество по договорам, не признаваемым правом пользования активом (ППА) согласно ФСБУ 25/2018. Это применимо при упрощенном учете, краткосрочных договорах, аренде с правом упрощенного учета.

Порядок приема помещения в аренду

• Оформите передаточный акт или иной документ о передаче объекта.
• Внесите объект на счет 001 по его инвентаризационной стоимости, указанной в договоре аренды.
• В аналитике учтите наименование помещения, адрес, срок аренды.

Списание расходов на подготовку к эксплуатации

• Расходы на подготовку (например, монтаж, ремонт до начала аренды) сразу списываются на текущие расходы.
• Проведите проводку:
  • Дебет 26 (или 20, 44, 91, в зависимости от деятельности)—Кредит 60 (или 76) на сумму расходов.

Учет расходов на ремонт

• Текущий ремонт арендованных помещений:
• Дебет 26 (общехозяйственные нужды) или 44 (торговля)—Кредит 60, 76, 70.
• При производственной аренде—Дебет 20 или 25—Кредит по оплате.
• Капитальный ремонт может согласовываться с арендодателем, учитывается на счете 08 до принятия решения о его отнесении на расходы или увеличение стоимости.

Ежемесячные арендные платежи и входящий НДС

• Оплата аренды: Дебет 60, 76—Кредит 51 (с расчетного счета).
• Начислен НДС арендодателя: Дебет 19—Кредит 60.
• Принятие к вычету НДС: Дебет 68—Кредит 19.
• Для целей учета выплаты отражаются как расходы соответствующего направления:
  • Производство — Дебет 20;
  • Торговля/услуги — Дебет 44;
  • Административные нужды — Дебет 26.

Возврат помещения арендодателю

• Оформите акт возврата помещения.
• Снимите объект с забалансового учета: произведите отметку на счете 001 с указанием даты возврата.

Вид операции	Дебет	Кредит
Списание подготовительных работ	20, 25, 26, 44, 91	60, 76
Оплата аренды	60,76	51
НДС по аренде	19	60
Вычет НДС	68	19

Важно: Учет по счету 001 подходит для торговых точек, складов, офисных помещений при стандартном или упрощенном подходе.

Учет аренды помещения как права пользования активом (ППА) по ФСБУ 25/2018

С 2022 года норматив ФСБУ 25/2018 обязует учитывать долгосрочную аренду как актив — право пользования имуществом (ППА) и соответствующее обязательство (ОА). Учтите весь порядок в строгой последовательности.

Формирование ППА и обязательства по аренде

1. На дату принятия арендуемого помещения признайте право пользования на отдельном субсчете счета 01 «Основные средства».
2. Погодите обязательство по аренде (ОА) на счетах 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Обязательства по аренде».
3. Сумма обязательства определяется как дисконтированная стоимость всех будущих обязательных платежей за минусом авансов.

Операция	Дебет	Кредит
Учтено право пользования активом	01.09	08.09
Обязательство по аренде	08.09	76, 60 (ОА)
Амортизация ППА	20, 26, 44	02.09
Погашение ОА (арендный платеж)	76, 60 (ОА)	51, 52

Начисление амортизации ППА

• Амортизация начисляется с даты признания ППА на период действия аренды.
• Дебетуйте счет соответствующих расходов (20, 26, 44) и кредитуйте 02.09 (амортизация ППА).

Срок полезного использования

• Определите срок полезного использования ППА как срок аренды или меньший, если таково ограничение по договору.

Особенности учета при последующем выкупе

• Если аренда предусматривает выкуп, после выкупа актив переводится со счета 01.09 на обычный счет 01 с новой стоимостью.

Заметьте: Пошаговое отражение операций снижает риск ошибок в учете аренды помещения.

Арендные платежи: расчет, дисконтирование, налоговые особенности

Арендные платежи по ФСБУ 25/2018 учитываются как обязательство, оцениваемое по дисконтированной стоимости. Это особенно важно для договоров аренды длительностью более года.

Порядок расчета обязательства по аренде

• Определите общую сумму обязательных долгосрочных арендных платежей без учета переменных.
• Рассчитайте дисконтированную стоимость — приведённую стоимость денежных потоков с использованием ставки дисконтирования.
• Уменьшите общую сумму обязательства на уже уплаченные авансы.

Ставка дисконтирования

• Ставка может быть расчетной (определяется внутренними расчетами организации) или среднерыночной — обычно это ставка, по которой компания может привлечь заем.
• Рекомендация: Указывайте выбранную ставку и расчет в учетной политике.
• В 2024–2025 годах популярны ставки от 9% до 14% годовых, зависит от кредитного рейтинга арендатора.

Отражение процентов по обязательству

• Разделяйте суммы фактических платежей: часть — погашение «тела» обязательства в балансе, часть — проценты (финансовые расходы).
• Проводка процентов: Дебет 91 «Прочие расходы» — Кредит 76, 60 «Обязательство по аренде».
• Проценты как финансовые расходы не уменьшают налог на прибыль, поэтому их отдельно указывают в налоговом учете.

Что учитывать	Бухгалтерский учет	Налоговый учет
Проценты по аренде	91-76/60	Не уменьшают налог на прибыль
Платежи по телу обязательства	76/60-51	Включаются в расходы

Важное изменение: С 2024 года расходы по аренде отражаются по правилам ПБУ18/02, процент отдельно; при списании используйте раздельный субсчет.

• Проверяйте новые официальные разъяснения Минфина РФ и ФНС России — правила расчета могут меняться.

Практические проводки по аренде помещения у арендатора

В бухгалтерском учёте аренды помещений важно правильно отражать каждую операцию. Примеры проводок зависят от выбранного способа учёта: забалансовый счёт или отражение права пользования активом (ППА) по стандарту ФСБУ 25/2018.

Забалансовый учёт — проводки

• Приёмка помещения в аренду: помещение учитывается на счёте 001 «Арендованные основные средства». В учётной политике зафиксируйте такой способ учёта.
• Начисление ежемесячных арендных платежей:
  • При производственной деятельности: Дебет 20 (основное производство) Кредит 76 (расчёты с арендодателем)
  • Для офиса: Дебет 26 (общехозяйственные расходы) Кредит 76
  • Для торговой точки: Дебет 44 (расходы на продажу) Кредит 76
• Оплата аренды арендодателю: Дебет 76 Кредит 51 (расчётный счёт).
• Учёт входящего НДС: Дебет 19 Кредит 76 с последующим вычетом по Дебету 68 Кредиту 19.
• Возврат помещения по окончании аренды: помещение списывается с 001, оформляется акт возврата.

Учёт как права пользования активом (ППА)

• Признание ППА и обязательства:
  1. Дебет 08.10 (вложения во внеоборотные активы) Кредит 76 (обязательство по аренде) — формируется ППА на всю сумму арендных платежей с учётом дисконтирования.
  2. Перевод в состав основных: Дебет 01.09 Кредит 08.10.
• Начисление амортизации ППА: Дебет 20/26/44 Кредит 02.09 (амортизация ППА) — ежемесячно.
• Погашение обязательства по аренде: Дебет 76 Кредит 51, часть этих платежей выделяется на проценты (Дебет 91.02 Кредит 76 — начисление процентов по обязательству).
• Возврат помещения: списание ППА, остатка амортизации и обязательств — Дебет 02.09 Кредит 01.09 (ППА полностью самортизировано, обязательство закрыто).

Пример для разных видов деятельности

Производственная компания:

• Аренда цеха: Дебет 20 Кредит 76 — включение аренды в себестоимость продукции.
• Амортизация ППА: Дебет 20 Кредит 02.09.

Офис компании (учащаяся деятельность):

• Аренда офиса: Дебет 26 Кредит 76.
• Амортизация ППА: Дебет 26 Кредит 02.09.

Торговая организация:

• Аренда торговой площади: Дебет 44 Кредит 76.
• Амортизация ППА: Дебет 44 Кредит 02.09.

Особенности учета расходов на ремонт и модернизацию арендованных помещений

Расходы на ремонт и улучшения арендованных помещений делятся на две большие группы: текущий ремонт и капитальные вложения.

Текущий ремонт

• В бухучёте расходы на восстановление или поддержание нормального состояния помещения относят на текущие расходы периода:
  • Дебет 20/26/44 Кредит 60 (или 76) — в зависимости от вида деятельности.
• Текущий ремонт не увеличивает стоимость ППА.

Капитальный ремонт и модернизация

• Если компания провела существенные улучшения или капремонт, эти расходы могут классифицироваться как вложения во внеоборотные активы:
• • Дебет 08.03 (капвложения) Кредит 60/76.
  • По завершении работ — зачисление на ППА: Дебет 01.09 Кредит 08.03 (согласуется с ФСБУ 25/2018 и условиями договора).
• Исключение: если по договору все улучшения переходят арендодателю, но возмещению не подлежат, затраты признаются расходами сразу.

Сравнение по направлениям учета

Тип расхода	Учёт	Проводка
Текущий ремонт	Сразу в расходы периода	Дт 20/26/44 Кт 60/76
Улучшения (модернизация, капремонт с согласия арендодателя)	Включить в стоимость ППА	Дт 08 Кт 60/76, затем Дт 01.09 Кт 08
Иные улучшения (не возмещаются)	Списать на расходы	Дт 20/26/44 Кт 60/76

В каждом случае порядок должен соответствовать правилам ФСБУ 25/2018 и учётной политике.

Возврат помещения арендодателю: порядок документов и ключевые проводки

Возврат арендуемого помещения требует строгого оформления первичных документов и правильного отражения операций в бухгалтерии.

• Акт возврата помещения — составьте вместе с арендодателем, при необходимости зафиксируйте состояние помещений.
• Передаточный акт — оформите, если это требует договор или характер эксплуатации объекта.

Проводки при возврате

• Списание с забалансового счёта 001 (при ведении забалансового учёта) — помещение выбывает из учёта.
• Списание остатка ППА (актива по аренде): Дебет 02.09 Кредит 01.09 — если право пользования полностью самортизировано, то проводят только закрытие актива.
• Закрытие обязательства по аренде: Дебет 76 Кредит 51 (или иные счета, в зависимости от расчётов).
• Погашение обеспечительного платежа: если возвращается, Дебет 76 Кредит 51; если зачтён — оформить это в бухгалтерии.

Каждая операция отражается на основании документов, составленных с арендодателем.

Программы и сервисы для учета аренды помещений в России

Для автоматизации учёта аренды помещений в России используют современные бухгалтерские программы. Они позволяют контролировать поступления, расходы, формировать проводки и готовить отчёты.

Программа	Возможности для аренды	Особенности
1С:Бухгалтерия	Учёт по ФСБУ 25/2018 Автоматическое создание проводок Документооборот Расчёт ППА и обязательств Учёт НДС	Подойдёт большинству организаций, гибкая настройка, поддержка изменений законодательства
Моё дело	Учёт арендных операций Работа с договорами Формирование платежей	Удобен для малого бизнеса и ИП, облачный сервис
Контур.Бухгалтерия	Учёт по ФСБУ Автоматизация расчёта аренды Проведение платежей	Онлайн-доступ, поддержка ИП и ООО, готовые формы документов

Выбирайте программу в зависимости от размеров бизнеса, требований к отчётности и необходимости работать с ФСБУ 25/2018. Уточняйте, доступна ли функция автоматического формирования ППА и обязательств.

Заключение

Учет аренды помещений требует правильного оформления всех операций и применения актуальных стандартов. Используйте современные сервисы и следите за обновлениями законодательства, чтобы учёт аренды был корректным и прозрачным.