Роль транспортной накладной в грузоперевозках

Транспортная накладная — это обязательный документ, сопровождающий перевозку грузов автомобильным транспортом. Правильное оформление ТН необходимо для юридической защиты интересов всех участников перевозки, а также для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учёте. Без этой бумаги невозможно подтвердить факт движения товара и получить налоговые вычеты. В статье рассмотрим, что из себя представляет транспортная накладная, когда она требуется, на кого возлагаются обязанности по её оформлению, а также актуальные требования и примеры из практики.

Что такое транспортная накладная и зачем она нужна

Транспортная накладная (ТН) — это стандартный документ, который подтверждает факт передачи груза для перевозки автомобильным транспортом. Юридическая природа ТН определяется пунктом 2 статьи 783 Гражданского кодекса России. Документ оформляется на бумаге или в электронном виде и подписывается грузоотправителем (отправителем), перевозчиком (организацией или ИП, доставляющим груз) и грузополучателем (получателем).

Значение транспортной накладной:

• Грузоотправитель подтверждает передачу товара для перевозки, получает юридические гарантии по сохранности груза.
• Перевозчик несёт ответственность за доставку, доказывает факт перевозки, получает основание для выставления счета за свои услуги.
• Грузополучатель оформляет факт получения товара, может заявлять претензии при несоответствии или повреждении товара.
• Бухгалтерский и налоговый учёт: ТН подтверждает расходы на перевозку, позволяет учитывать стоимость доставки при налогообложении и получать налоговые вычеты.

Без транспортной накладной нельзя учесть расходы на транспортировку ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте. Документ нужен в качестве основной юридической гарантии исполнения обязательств по перевозке товаров.

Законодательная база и нормативные акты по ТН в 2025 году

Правила оформления, хранения и использования транспортной накладной строго регламентированы. В 2025 году актуальными являются следующие нормативные документы:

• Гражданский кодекс РФ (ст. 785–793). Определяет основные принципы перевозки грузов.
• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Устанавливает обязательство по оформлению ТН.
• Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утверждённые постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
• Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении формы транспортной накладной и правил её заполнения».
• Приказ Минфина России от 21.10.2022 № 176н об учёте расходов на перевозку.
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — при использовании ЭТрН.

С 2024 года вступают в силу новые требования к применению электронной транспортной накладной. Внесены изменения, позволяющие оформлять и хранить ТН в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭЦП) через систему ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов).

Обязательные стандарты: Документ оформляют только по установленной форме, нельзя изменять структуру или пропускать обязательные поля. Нарушения ведут к штрафам. При изменениях законодательства нужно следить за актуализацией шаблонов ТН.

В каких случаях требуется оформление транспортной накладной

Оформление транспортной накладной обязательно при каждой перевозке грузов по договору автомобильной перевозки. Основные случаи, когда нужна ТН:

1. Любая коммерческая поставка товаров между юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
2. Перевозки по договору транспортной экспедиции.
3. Доставка грузов через перевозчиков (транспортные компании, ИП, подрядчиков).
4. Передача товаров на ответственное хранение с использованием автомобильного транспорта.

Когда транспортная накладная не оформляется:

• При перевозке для собственных нужд одним предприятием — если груз движется между своими филиалами и транспорт принадлежит той же компании.
• Если доставка осуществляется собственными силами без найма сторонних перевозчиков, а движение внутри одного юрлица не требует оформления ТН.
• При перевозке личного имущества физических лиц не для предпринимательских целей.

Типовые ошибки: Часто ТН не оформляют при небольших партиях или разовых поставках, считая это необязательным. Это приводит к налоговым рискам: затраты на доставку не примут к учёту, при проверке могут доначислить налоги и взыскать штраф. Иногда ТН заменяют универсальными передаточными документами (УПД), что неправильно — для транспортировки по договору перевозки нужна именно ТН.

Всегда анализируй схему доставки и нанятого перевозчика. Если участвует сторонняя транспортная компания — оформляй ТН обязательно.

Кто является обязанным лицом по оформлению транспортной накладной

Ответственность за оформление транспортной накладной (ТН) определяет вид перевозки и условия договора между сторонами. Обычно обязанность заполнения ТН закрепляется за грузоотправителем — продавцом товара. Именно он оформляет документ до передачи груза перевозчику. Однако встречаются случаи, когда оформление ложится на покупателя или экспедитора. Например: если доставка оплачивается получателем, требуется оформление со стороны получателя или его представителя.

Если к перевозке привлекается экспедитор (лицо, организующее процесс доставки), он может взять на себя оформление ТН, но это должно быть отражено в договоре транспортной экспедиции. Когда товар доставляет транспортная компания (перевозчик), она проверяет наличие правильно оформленной ТН и заполняет свои разделы.

Основное правило: ТН оформляется до передачи груза перевозчику. Ответственным лицом является тот, на ком лежит обязанность организации перевозки согласно договору поставки или транспортной экспедиции.

• Грузоотправитель — если доставка включена в стоимость товара или организована продавцом.
• Грузополучатель — если доставка осуществляется за счет покупателя и к нему переходит обязанность организации перевозки.
• Экспедитор — если его услуги отдельно прописаны в договоре.

Если перевозка многомодальная (с участием нескольких перевозчиков), ТН на каждый отдельный участок пути оформляет сторона, передающая груз на соответствующем этапе транспортировки.

Количество экземпляров транспортной накладной и их распределение

Количество экземпляров транспортной накладной регламентируется Правилами перевозок грузов. Обычно оформляют три экземпляра ТН:

1. Один для грузоотправителя.
2. Один для перевозчика.
3. Один для грузополучателя.

В отдельных случаях ТН делают в четырех и более экземплярах, например, при разделении партии или транспортировке несколькими машинами.

Варианты распределения:

• При перевозке одной машиной: три экземпляра. Один остаётся у отправителя, два выходят с перевозчиком. После доставки перевозчик отдает один экземпляр получателю, второй — остается у него для отчетности.
• Если перевозится несколько партий или используется несколько машин: ТН составляется отдельно на каждый автомобиль или партию, количество экземпляров дублируется для каждой накладной.
• При необходимости один экземпляр ТН передают экспедитору, если он задействован в перевозке по договору транспортной экспедиции.

Таблица для наглядности:

Ситуация	Кол-во экземпляров	Кому вручают
Одиночная автомобильная перевозка	3	Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель
Перевозка несколькими автомобилями	По 3 на каждую машину	То же, для каждой партии груза
Международная или с экспедитором	4 (или более)	Стороны перевозки + экспедитор

Важно: отсутствия одного экземпляра может привести к проблемам в учёте и при подтверждении расходов.

Правила заполнения транспортной накладной: общие требования

Транспортная накладная оформляется на стандартном бланке, установленном Правилами перевозок. Документ может быть бумажным или электронным (ЭТрН).

Обязательные реквизиты ТН:

• Наименование документа и его номер, дата оформления.
• Данные грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика (полные юридические, почтовые адреса, ИНН).
• Детальное описание груза: наименование, количество, масса, упаковка.
• Реквизиты транспортного средства: марка, госномер, водитель (ФИО, номер прав).
• Пункты отправления и назначения, маршрут, планируемое время доставки.
• Сведения о дополнительных документах (сертификаты, сопроводительные акты).
• Стоимость перевозки и условия расчёта.

Последовательность заполнения:

1. Сначала вносят данные о сторонах перевозки и грузе.
2. Записывают сведения о транспорте и водителе.
3. Оформляют отметки о передаче груза перевозчику.
4. На месте выгрузки грузополучатель подтверждает получение груза.
5. Перевозчик фиксирует итоговые отметки (дата, подпись, печать).

Ответственность за некорректные сведения лежит на лице, оформляющем ту или иную часть.

Типовые ошибки:

• Несоответствие данных в накладной и сопроводительных документах.
• Пропуск обязательных реквизитов.
• Ошибки в адресах, данных о грузе, реквизитах сторон.

При выявлении неточностей все исправления оформляются согласно установленному порядку. Подписи и печати обязательны для подтверждения достоверности информации.

Важно заполнять все требуемые поля даже при отсутствии некоторых данных — в таких случаях указывайте прочерки или «нет».

Особенности заполнения ТН для каждого участника

Заполнение транспортной накладной (ТН) требует участия всех сторон перевозки. Каждый участник — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель — отвечает за свою часть информации. От правильности этих данных зависит законность перевозки, возможность обоснования расходов и получение налоговых вычетов. Далее рассмотрим, как именно заполняют ТН разные участники и на что обращать внимание.

Заполнение ТН грузоотправителем

Грузоотправитель — лицо или организация, отправляющая товар. На этом этапе документ закладывает основу для дальнейшего движения груза и фиксирует передачу ответственности.

• Раздел о грузоотправителе: Внесите полное наименование, адрес, ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), контактные данные.
• Сведения о грузе: Укажите наименование груза, количество, массу, упаковку, сопроводительные документы (сертификаты, паспорта, счета-фактуры), если требуется.
• Условия перевозки: Опишите маршрут, условия погрузки/выгрузки, температуру хранения (при необходимости), специальные требования.
• Приложения: Перечислите все прилагаемые документы или дополнительные соглашения.
• Дата и подпись: Ставьте дату передачи товара, подпись и печать (если используются).

Важно: Ответственность за сведения на этом этапе лежит на отправителе. Ошибки в количестве, адресе или сущности груза могут привести к спорам и финансовым потерям.

Заполнение ТН перевозчиком

Перевозчик — организация или ИП (индивидуальный предприниматель), предоставляющая услуги по транспортировке. От него требуется заполнение всех разделов, относящихся к транспортировке и условиям перевозки.

• Раздел о перевозчике: Укажите полное наименование, адрес, ИНН, контактные данные, водитель и свидетельство о регистрации ТС (транспортного средства).
• Сведения о транспортном средстве: Марка, госномер, прицеп, номер путевого листа.
• Состояние груза при приёмке: Зафиксируйте, в каком виде груз принят к перевозке, наличие повреждений, особенности упаковки.
• Особые отметки: Отметьте ограничения, условия перевозки, форс-мажорные обстоятельства при возникновении аварий или других проблем.
• Подпись и дата: Подпишите и проставьте дату приемки.

Внимание: Не забудьте внести любые замечания, если груз с повреждениями или с нарушениями упаковки. Это обезопасит перевозчика от претензий в дальнейшем.

Заполнение ТН грузополучателем

Грузополучатель — финальный адресат груза. Его задачи — подтвердить получение именно того товара, который указан в документах, зафиксировать количество и качество.

• Раздел о грузополучателе: Наименование, адрес, ИНН, контактные данные.
• Состояние и количество: Проверяйте соответствие заявленных параметров фактическим. Вносите информацию о соответствии массы, целостности, комплектации.
• Замечания: Отражайте любые выявленные недостатки, повреждения, недостачи. Все претензии фиксируйте в соответствующем разделе.
• Приложения и подтверждение: Получатель подписью подтверждает получение, при необходимости ставит печать.

Совет: Если обнаружены несоответствия — обязательно фиксируйте их в накладной, чтобы иметь юридическую защиту в спорах.

Особенности внесения исправлений и оформление замечаний в ТН

В процессе перевозки могут возникать ситуации, когда нужно сделать исправления в ТН или внести замечания. Делайте это строго по правилам — иначе документ потеряет юридическую силу.

1. Исправления производятся вручную — аккуратно зачеркните ошибочную запись одной чертой. Рядом внесите правильные данные и обязательно поставьте подпись лица, внесшего корректировку, с расшифровкой и датой.
2. Никаких корректировочных средств (замазки, корректоров).
3. Оформление замечаний — записывайте все претензии, расхождения по количеству или качеству груза отдельной строкой в разделе «Особые отметки» либо «Замечания».
4. Документальное подтверждение — при грубых нарушениях к ТН могут прикладываться акты (например, акт о порче груза), фото- и видеоматериалы.

Правильно оформленные замечания и исправления защищают интересы всех сторон при разборе спорных ситуаций и налоговых проверках.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН/ЭТН) — особенности применения в 2025 году

ЭТрН — электронная форма транспортной накладной. В 2025 году она становится обязательной во многих сферах перевозки по России. Оформление, передача и хранение таких документов идут через официальные системы электронного документооборота (ЭДО).

• ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через нее все участники могут подписывать, обмениваться и хранить ЭТрН.
• ЭЦП (электронная цифровая подпись) — обязательна для всех сторон. Без нее документ не признается легитимным.

Переход с бумажных ТН на электронные делится на этапы:

1. Заключите договор с оператором ЭДО.
2. Получите ЭЦП для всех работников, подписывающих документ.
3. Освойте интерфейс сервиса или подключите 1С/БухСофт/Контур.Диадок — популярные системы для ЭДО в РФ.
4. Перед подписанием сверяйте данные и документы сторон.
5. После подписания ЭТрН хранится в системе ЭДО и доступна для проверки органами.

Плюсы ЭТрН:

• Экономия времени на оформление.
• Минимизация ошибок и потерь бумажных документов.
• Быстрый доступ для всех участников и проверяющих органов.
• Преимущество при налоговых проверках — все документы сразу легальны.

Минусы: Требует навыков, регистрации ЭЦП и оформления через сертифицированные платформы. Некоторые участники-ИП или небольшие организации пока не всегда готовы к переходу.

Популярные операторы электронного документооборота в РФ:

Контур.Диадок

СБИС

Тензор

Такском

1С-ЭДО

БухСофт ЭДО

Выбор оператора зависит от ваших программных продуктов и объема документооборота.

Ответственность за неправильное оформление или отсутствие транспортной накладной

Неправильное оформление ТН или ее отсутствие приводит к серьезным последствиям для всех сторон.

• Для бухгалтерии: расходы на перевозку не будут признаны в налоговом и бухгалтерском учете.
• Для налогов: возможен отказ в расходах по налогу на прибыль и НДС-вычетах.
• Штрафы: статья 120 НК РФ предусматривает штраф до 10 000 рублей за нарушение порядка учета, а при повторном или грубом нарушении — до 30 000 рублей. За отсутствие обязательных документов при перевозке грозит штраф по КоАП РФ (от 5 000 руб. для должностных лиц и до 100 000 руб. для организаций).
• Судебные споры: отсутствие корректной накладной осложняет защиту интересов в суде.

Пример: При перевозке товаров для дальнейшей реализации грузоотправитель не оформил ТН, и налоговая отказала в признании расходов. В результате организация потеряла право на вычет по НДС и возможность снизить налогооблагаемую базу.

Используйте корректно оформленные транспортные накладные, чтобы защитить бухгалтерию и не потерять налоговые привилегии.

Заключение

Транспортная накладная — обязательный документ для подтверждения перевозки, расходов и налоговых вычетов. Правильное оформление ТН защищает интересы бизнеса и снижает риски штрафов и споров.