Учет спецодежды и СИЗ по новым правилам

С 2021 года для бухгалтерии организаций изменились правила учёта спецодежды и средств индивидуальной защиты (СИЗ). Нововведения охватывают не только формальный порядок отражения таких запасов в учёте, но и полностью пересматривают ряд подходов, на которые бухгалтеры опирались ранее. Сейчас порядок выдачи, учёта, замены и списания спецодежды должен соответствовать современным стандартам и требованиям российских нормативных актов. Разберём ключевые изменения, основания для освобождения от новых требований, а также перечни и правила выдачи спецодежды по состоянию на 2025 год.

Основные изменения в учёте спецодежды с 2021 года по фсбу 5/2019

Ранее учёт спецодежды строился в зависимости от её стоимости: недорогие предметы отражали как материалы, для дорогих использовали отдельные подходы. С 2021 года стоимость больше не имеет значения для выбора метода учёта. Правила определены федеральными стандартами бухгалтерского учёта (ФСБУ), в частности ФСБУ 5/2019 «Запасы» и ФСБУ 6/2020 «Основные средства».

Почему отменена привязка к стоимости: Подход, когда для недорогой спецодежды применялись одни правила, а для дорогой — другие, мешал унификации и прозрачности учёта. Это приводило к путанице с аналитикой, мешало автоматизации. Сейчас бухгалтеры должны опираться только на функциональный срок использования спецодежды. Главное — отвечает ли предмет критериям запасов или основных средств, а не его цена.

С практической точки зрения, бухгалтеру важно:

• Разделять спецодежду по сроку эксплуатации (до или более 12 месяцев).
• Учесть, что теперь не существует понятия «малоценки» для спецодежды — всё распределяется по типу актива.
• Оформлять всю спецодежду как запасы (ФСБУ 5/2019) или основные средства (ФСБУ 6/2020), если срок эксплуатации более 12 месяцев и стоимость превышает лимит, установленный организацией.

На практике теперь нужно придерживаться алгоритма:

1. Определяйте срок эксплуатации и стоимость.
2. Если срок службы до 12 месяцев — учтите по правилам для запасов.
3. Если больше 12 месяцев и цена превышает лимит — учитывайте как основное средство.

В 2025 году базовый подход остаётся — учёт спецодежды на основе её фактического срока эксплуатации и назначения, без оглядки на цену.

Документально учёт спецодежды и СИЗ регламентируется:

• ФСБУ 5/2019 «Запасы»;
• ФСБУ 6/2020 «Основные средства»;
• отраслевыми инструкциями по охране труда;
• приказами по предприятию.

Это обеспечивает прозрачность, упрощает автоматизацию учёта и облегчает подготовку отчётности.

Кто освобождён от применения фсбу 5/2019

Не все организации обязаны применять ФСБУ 5/2019 по спецодежде. Стандарт можно не применять:

• микропредприятиям;
• индивидуальным предпринимателям (ИП);
• некоммерческим организациям, по отдельному порядку.

Микропредприятие — это юридическое лицо, которое:

• зарегистрировано в реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП);
• не превышает по численности 15 человек;
• имеет годовую выручку до 120 миллионов рублей (или ограничения, установленные законом на текущий год);

Если организация соответствует этим требованиям и включена в реестр МСП, она может использовать упрощённые варианты учёта, как это оформлено в своей учётной политике. ФСБУ 5/2019 становится для неё необязательным, можно применять старый порядок учета (например, проводить спецодежду через 10, 12, 20 счета по привычным правилам).

Если фирма или ИП превысила лимиты по численности или доходам, или исключена из реестра МСП, тогда необходимо:

• перейти на применение ФСБУ 5/2019 с начала следующего финансового года;
• обновить свою учётную политику и порядок учёта спецодежды по новым правилам;
• отразить изменения в учёте в годовой отчётности.

Важно контролировать соответствие критериям ежегодно. При изменении статуса переходить на современные ФСБУ требуется своевременно.

Какие средства индивидуальной защиты (СИЗ) и спецодежда подлежат учёту — перечень и правила выдачи

Обязанность по обеспечению сотрудников спецодеждой закреплена трудовым законодательством и приказами Минтруда. Конкретные виды средств индивидуальной защиты и спецодежды, которые нужно выдавать, устанавливаются:

• по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ);
• приказами Минтруда № 997н, 773н и др.;
• локальными приказами и инструкциями по предприятию.

Кого и чем обеспечивать: Каждая профессия или должность, связанная с вредными или опасными условиями, должна быть обеспечена средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями. Примеры:

• Рабочие в строительстве — каски, перчатки, защитные очки, респираторы.
• Сварщики — специальная маска, костюм от искр, обувь из огнестойких материалов.
• Медицинские работники — халаты, бахилы, маски, перчатки, иногда защитные очки и экраны.
• Работники пищевой промышленности — фартуки, головные уборы, перчатки.

Порядок выдачи закрепляется:

• локальными нормативными актами организации;
• графиком и ведомостями выдачи СИЗ;
• приказом по предприятию;
• учётом на складах или у кладовщика.

Вся выдача и возврат фиксируются документально. Общий порядок для любой организации — опираться на СОУТ и действующие нормативные требования для конкретных должностей. Так вы избежите штрафов при проверке и обеспечите безопасность сотрудников.

Нормы срока эксплуатации и ответственность работодателя

Работодатель должен обеспечить сотрудников спецодеждой и средствами индивидуальной защиты (СИЗ) и контролировать соблюдение сроков их эксплуатации. Срок службы зависит от типа и назначения изделия, условий труда и отрасли.

Факторы, влияющие на срок эксплуатации

• Материал и качество изготовления спецодежды или СИЗ
• Условия труда (например, работа с химикатами, высокая температура, влажность)
• Частота и интенсивность использования
• Правильность хранения и ухода (стирка, дезинфекция)

Основные нормы устанавливаются на основании перечней, утверждённых Минтрудом РФ, а также результатов специальной оценки условий труда (СОУТ). Подробнее списки и сроки содержатся в Приказах Минтруда № 997н (от 29.10.2021) и № 488н (от 09.12.2014 — для некоторых отраслей техники).

Типовые сроки эксплуатации спецодежды

Профессия	Вид спецодежды	Ориентировочный срок эксплуатации
Электрик	Костюм х/б	12 мес.
Сварщик	Костюм огнеупорный	18 мес.
Слесарь	Перчатки брезентовые	6 мес.
Водитель	Сигнальный жилет	1 год

Работодатель обязан своевременно:

• Обеспечивать замену изношенных СИЗ
• Организовывать учет и осмотр состояния спецодежды
• Фиксировать сроки службы и порядок замены в нормативных актах компании — в приказах и положениях по предприятию
• Проводить стирку и очистку согласно установленным регламентам

При выявлении износа спецодежда должна быть изъята и заменена. Данные операции фиксируются в специальных актах.

Бухгалтерский учёт спецодежды/СИЗ со сроком эксплуатации до 12 месяцев

С 2021 года учёт спецодежды со сроком службы до 12 месяцев подчиняется ФСБУ 5/2019 «Запасы». Стоимость изделий не влияет на схему учета, важен только срок эксплуатации.

Порядок учета

1. На момент поступления спецодежду отражают на счете 10 «Материалы», субсчёт «Спецодежда на складе».
2. При передаче в эксплуатацию — на забалансовом счете 002 «ТМЦ, выданные в эксплуатацию».
3. По истечении срока службы или при порче — списание на затраты текущего периода через счет 20, 25, 26 или 44.

Типовые бухгалтерские проводки:

Операция	Счета	Проводка	Описание НДС
Поступление на склад	10/60	Дт 10 Кт 60	Без НДС — отдельный учет «входного» НДС по счету 19
Выдача со склада	002	На забалансовый учет	НДС не начисляется
Списание в расходы	20/10	Дт 20 Кт 10	НДС учитывают полностью сразу (если совпадает с правом на вычет)

Важно: фактически износившиеся и списанные СИЗ оформляют в специальном акте (например, по форме МБ-8). Также ведут индивидуальные карточки учета по каждому сотруднику.

Учёт спецодежды/СИЗ со сроком эксплуатации более 12 месяцев

Спецодежда и СИЗ со сроком службы свыше 12 месяцев учитываются в качестве основных средств на основании ФСБУ 6/2020. Здесь важную роль играет лимит стоимости, установленный в учетной политике компании (например, 40 000 руб. — лимит, при котором имущество признается основным средством).

Когда спецодежда становится основным средством

• Срок эксплуатации более 12 мес.
• Стоимость одной позиции выше порога для МПЗ (малых материальных запасов), установленного в учетной политике

Пример: костюм защитный для электромонтёра стоимостью 45 000 руб., срок службы 24 месяца — относится к основным средствам, отражается на счете 01.

Процедура постановки на учёт и начисления амортизации

1. Отразите поступление на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы»
2. Ввод в эксплуатацию — перевод на 01 «Основные средства»
3. Начисляйте амортизацию ежемесячно, в течение всего заявленного срока использования
4. Учитывайте ликвидационную стоимость (остаточная стоимость, если предполагается сдача или возврат)

Операция	Счета	Проводка
Покупка спецодежды (с учетом НДС)	08/60	Дт 08 Кт 60
Ввод в эксплуатацию	01/08	Дт 01 Кт 08
Начисление амортизации	20/02	Дт 20 Кт 02
Списание по истечении срока	02/01	Дт 02 Кт 01

Лимит стоимости для признания основным средством компания вправе определять самостоятельно, но не выше ограничения, предусмотренного Налоговым кодексом РФ (ст. 256 — 100 000 руб. с 2022 года).

Если ликвидационная стоимость установлена, она не амортизируется и остается на счетах до момента утилизации или передачи на сторону.

Корректно отражайте стоимость, способ начисления амортизации, сроки эксплуатации в учетной политике и локальных актах организации.

Особенности учёта при увольнении сотрудника

При увольнении работника работодателю нужно правильно оформить возврат или списание выданной ранее спецодежды и средств индивидуальной защиты (СИЗ). Особое внимание уделите отражению этих операций в учёте и расчёте возможных удержаний с сотрудника.

Порядок действий при возврате спецодежды

• Потребуйте возврат выданной спецодежды в последний рабочий день.
• Проверьте состояние вещей комиссией. Для этого оформите акт приёмки-передачи или акт возврата.
• Если спецодежда пригодна к дальнейшему использованию, оформите повторную выдачу на другого сотрудника — это фиксируется накладной или карточкой учёта (форма МБ-2).
• При повреждении или неполном износе оформите акт на списание (форма № МБ-8 или унифицированный аналог).

Удержания и компенсация

Если сотрудник сдал спецодежду с остаточной стоимостью, повреждённую или не сдал вовсе, создайте комиссию и определите сумму ущерба. Исходите из остаточной стоимости, рассчитанной исходя из срока службы спецодежды.

• Максимальный размер удержаний не может превышать 20% от зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ).
• Компенсацию за несданную или испорченную спецодежду удерживайте по распоряжению работодателя и на основании заключения комиссии.

Бухгалтерские проводки

Операция	Дебет	Кредит
Возврат спецодежды на склад	10	73 (или 94, если недостача)
Удержание стоимости несданной спецодежды	70	73
Списание спецодежды при невозможности дальнейшего использования	20, 25, 26	10

Для повторной выдачи спецодежды заведите новую карточку учета и закрепите вещь за новым сотрудником приказом или накладной.

Списание спецодежды и отражение затрат в бухгалтерском учёте

Списание спецодежды и СИЗ проводится после полного износа, по завершении срока эксплуатации, а также при утрате или порче. Предусмотрите чёткую процедуру оформления и отражения затрат.

Пошаговая инструкция

1. Назначьте комиссию для осмотра спецодежды (обычно приказ руководителя).
2. Проведите обследование — проверьте дату выдачи, остаточный ресурс, степень износа (по документу МБ-4, МБ-7).
3. Составьте акт на списание (форма МБ-8 или аналогичная), укажите причину вывода имущества из эксплуатации.
4. Согласуйте акт с бухгалтерией и утвердите приказом руководителя.
5. Отразите операцию в бухгалтерском учёте. Замену спецодежды проводите на основании регламентов предприятия.

Пример проводок при списании

Операция	Дебет	Кредит
Списание спецодежды, выработавшей свой срок	20, 23, 25, 26	10 (или 10.10)
Списание спецодежды при порче/утрате	94	10
Отражение удержания стоимости испорченной спецодежды с виновного лица	73	94

Оформите все документы, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов. Документы для списания: акт на списание, приказ руководителя, материалы комиссии.

Налоговый учёт расходов на спецодежду и СИЗ

Учет расходов по спецодежде в налоговом учете зависит от стоимости и срока эксплуатации, применяется глава 25 Налогового кодекса. По ОСНО (общая система налогообложения) расходы по спецодежде, выдаваемой для использования персоналу, уменьшают налог на прибыль.

Особенности признания расходов

• Спецодежда и СИЗ со сроком службы до года и стоимостью до 40 000 руб. — учитываются как материалы. Расход признаётся сразу после передачи в эксплуатацию (пп. 1, п. 1 ст. 254 НК РФ).
• Если стоимость превышает лимит, спецодежда учитывается как основное средство, расходы списываются через амортизацию (ст. 256 НК РФ).
• Затраты на стирку, ремонт, уход за СИЗ также включайтесь в расходы (пп. 3, п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Основная разница с бухгалтерским учётом — налоговый учёт ориентируется на критерий срока и стоимости, а в бухучёте действует ФСБУ 5/2019 и ФСБУ 6/2020.
• Затраты на защитные маски и перчатки (COVID и др.) можно включить в статьи расходов на обеспечение нормальных условий труда, если выдача обязательна по СОУТ или локальным актам.

Документальное подтверждение — акты выдачи, нормативные списки, акты на списание, накладные. Соблюдайте сроки и регистры, чтобы исключить споры с налоговой.

Частые ошибки и спорные ситуации при учёте спецодежды

Несоблюдение стандартов учёта и ошибок при оформлении операций может привести к налоговым рискам и штрафам. Приведём распространённые ошибки и дадим рекомендации, как их избежать.

Типичные ошибки

• Ошибочное определение срока эксплуатации спецодежды и СИЗ.
• Применение устаревших нормативных актов и внутренних приказов.
• Списание без документов — нет актов списания, карт учёта и движений по складу.
• Недостоверный состав комиссий и отсутствие проверок состояния СИЗ.
• Завышение лимитов стоимости, не соответствующих стандартам (например, 100 000 рублей вместо 40 000 рублей для ОС).
• Неотражение в учёте остатков или возврата после увольнения работника.
• Неверное распределение расходов по счетам и применение неактуальных проводок.

Рекомендации для бухгалтеров

• Пользуйтесь свежими нормативами (ФСБУ 5/2019, ФСБУ 6/2020, приказы Минтруда).
• Своевременно проводите инвентаризацию остатков спецодежды.
• Подписывайте и архивируйте все акты выдачи, возврата, списания.
• Проводите обучение сотрудников, ответственных за учёт СИЗ.
• Консультируйтесь с аудиторами и следите за письмами Минфина, чтобы корректировать учетную политику.

Заключение

Правильный учёт спецодежды и СИЗ по новым стандартам защищает организацию от налоговых рисков и штрафов. Соблюдайте требования законодательства и оформляйте документы внимательно — это основа финансовой безопасности компании.