Порядок сокращения штата и увольнения работников

Сокращение персонала — частая ситуация для организации, сталкивающейся с изменениями в структуре бизнеса или объемах работ. При этом важно отличать сокращение штата от сокращения численности, следовать закону при оформлении увольнений и учитывать права работников. В статье подробно разберем, чем различаются эти понятия, какие основания и документы нужны для начала процедуры, и как защитить интересы всех сторон.

Что такое сокращение штата и сокращение численности: правовые определения

Понятия «сокращение численности» и «сокращение штата» часто путают, хотя в законе есть четкие отличия. Важно понимать разницу для правильного оформления увольнений и избежания трудовых споров.

• Сокращение численности — уменьшение общего количества работников по определенным профессиям или должностям. Например, если в отделе было пять бухгалтеров, а стало три, это сокращение численности.
• Сокращение штата — исключение из штатного расписания отдельных должностей (позиций). Например, если полностью убирают должность «референт» во всех подразделениях, это сокращение штата.

Оба понятия закреплены в Трудовом кодексе РФ. Согласно ст. 81 ч. 1 п. 2 ТК РФ на 2025 год, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор из-за сокращения численности или штата сотрудников. Отличие состоит в том, что при сокращении численности работник может претендовать на другую вакантную позицию, а при сокращении штата должность ликвидируется полностью.

На практике суды различают эти ситуации по штатному расписанию организации (например, определение СК по гражданским делам Верховного суда РФ от 09.09.2021 № 44-КГ21-20-К3). Если работодатель изменил численность (оставил меньше специалистов на прежней позиции), это не то же самое, что полностью убрал должность. Все изменения должны отражаться в штатном расписании с указанными датами и реквизитами приказов.

Признак	Сокращение численности	Сокращение штата
Что меняется	Число работников	Наименование и состав должностей
Пример	Было 5 экономистов, стало 3	Должность «секретарь» исключена
Отражение в расписании	Уменьшается количество ставок	Должность убирается полностью

Сокращение штата и увольнение по инициативе работодателя: основные отличия

Увольнение по инициативе работодателя может быть по разным основаниям, но сокращение — только один их вид. Рассмотрим ключевые различия:

• Основание: сокращение связано с изменением структуры и численности персонала, другие основания — дисциплинарные нарушения, несоответствие занимаемой должности по результатам аттестации, ликвидация организации и др.
• Процедура: при сокращении обязательны уведомление работника за 2 месяца (ст. 180 ТК РФ), предложение вакансий, расчет выплат. Обычное увольнение по другим инициативам работодателя требует соблюдения иных процедур (например, служебное расследование).
• Гарантии и последствия: при сокращении сотрудник получает выходное пособие (ст. 178 ТК РФ), компенсации, право на преждевременную пенсию в ряде случаев. При других основаниях такие права чаще отсутствуют.
• Обжалование: сокращение можно оспорить, если не соблюдена законная процедура (нет вакантных предложений, нарушен порядок уведомлений, выбор минуя преимущественное право). Увольнения по другим причинам оспариваются по другим основаниям.

Главное отличие — процедура сокращения всегда предполагает обязательные действия работодателя для защиты интересов сотрудника, и работник вправе получить ряд гарантий. Если они не соблюдены, суд чаще всего встает на сторону работника.

Причины и основания для сокращения: когда работодатель вправе начать процедуру

Не каждый случай сокращения персонала признан законным. Работодатель должен обосновать необходимость проведения процедуры. Трудовой кодекс РФ (ст. 81 п. 2, 178, 180) определяет, что сокращение допускается при:

1. Изменении организационной структуры (объединение отделов, меняются процессы).
2. Уменьшении объемов производства или услуг.
3. Внедрении новых технологий, автоматизации.
4. Снижении расходов, экономическом кризисе.

Для обоснования сокращения работодатель готовит пакет документов:

• Обоснование необходимости изменений (служебная записка, протокол совещания, анализ производительности).
• Проект нового штатного расписания с отметками об изменениях.
• Локальный акт (приказ) о внесении изменений в штатное расписание организации.
• Расчет экономических и организационных выгод от сокращения.

Работник может оспорить законность сокращения, если работодатель не может подтвердить фактическую необходимость изменений или процедура прошла с нарушениями (например, осталась скрытая вакансия, документы оформлены некорректно). В таких случаях суды требуют доказательства объективной необходимости (см. апелляционное определение ВС Республики Башкортостан от 07.06.2022 по делу №33-9912/2022).

Оспорить сокращение реально, если:

• На деле рабочих мест меньше не стало, просто сменили названия должностей без реального упразднения обязанностей.
• Работодатель не сократил должность в штатном расписании документально, а только снял сотрудника.
• Не предложены все вакантные должности.

Совет: всегда проверяйте факт изменений по документам — штатному расписанию, приказу о сокращении и сопроводительным распоряжениям. На основании этих бумаг суды сверяют законность сокращения.

Пошаговая процедура сокращения в 2025 году: полный алгоритм действий

Процедура сокращения работников строго регулируется Трудовым кодексом РФ. Любое нарушение этого порядка часто приводит к трудовым спорам и восстановлению сотрудников на работе. Ниже приведен полный алгоритм действий для законного проведения сокращения.

1. Принять решение о сокращении работников или штатных единиц. Наличие обоснования – ключевой этап. Документ — приказ руководителя, где указывается причина и перечень сокращаемых должностей.
2. Извещение профсоюза (если есть) не позднее чем за два месяца до начала сокращения (ст. 82 ТК РФ). Если сокращаются массово — сроки могут увеличиваться.
3. Уведомить центр занятости за два месяца до сокращения (ст. 25 Закона “О занятости населения”). Передать список сокращаемых работников и сведения о причинах.
4. Издать внутренний локальный акт о внесении изменений в штатное расписание с указанием сокращения.
5. Письменно уведомить каждого работника под подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). Для срочных контрактов — за три дня.
6. Выявить работников с преимущественным правом остаться (например, по квалификации, опыту, наличию иждивенцев).
7. Предложить вакантные места в компании для перевода, в том числе нижеоплачиваемые и нижестоящие должности.
8. Издать приказ об увольнении по сокращению штата не ранее завершения всех уведомительных процедур.
9. В последний рабочий день выдать работнику все необходимые документы и произвести выплаты.

Типовые ошибки: Уведомление не вручено лично, неполный список предлагаемых вакансий, нарушение сроков, отсутствие документации по каждому этапу, неприменение преимущественного права.

Издание приказа о сокращении: правила составления и обязательные реквизиты

Приказ о сокращении — ключевой документ, подтверждающий начало процедуры. Правильное оформление приказа важно для законности процесса.

• Формулировка причины: “В связи с сокращением численности (штата) работников организации”.
• Обязательно указывайте: дату вступления в силу изменений, перечень сокращаемых должностей, фамилии работников (при необходимости).
• Кто подписывает: руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.
• Сроки: издавайте приказ не менее чем за два месяца до расторжения трудовых договоров (чтобы успеть выполнить все мероприятия по уведомлению).

В приказе должны быть:

• Название организации.
• Номер и дата приказа.
• Ссылка на локальный нормативный акт (например, штатное расписание с изменениями).
• Список сокращаемых должностей/единиц/работников.
• Распоряжение ответственным сотрудникам (например, кадровику — уведомить работников).
• Подписи и расшифровки.

Пример фразы: “В связи с сокращением численности работников, утвердить новое штатное расписание с 01.04.2025. Сократить должности: …”.

Требуемые формулировки должны полностью соответствовать введённым штатным единицам и действующему штатному расписанию. Несоблюдение формата приказа может стать основанием для отмены сокращения через суд.

Категории работников, которых нельзя сократить: полный актуальный перечень

Закон содержит жесткие ограничения на сокращение отдельных категорий сотрудников. Нарушение этих норм влечёт восстановление на работе и последующие штрафы для работодателя.

Категория работника	Ссылка на ТК РФ	Особенности
Беременные женщины	Ст. 261	Увольнение по сокращению категорически запрещено
Женщины с детьми до 3 лет	Ст. 261	Запрет на сокращение, даже при ликвидации предприятия исключения бывают крайне редко
Одиночки, воспитывающие ребенка до 14 лет (или до 18 — инвалид)	Ст. 261	Включает мужчин и женщин
Работники в отпуске (любой вид отпуска)	Ст. 81, ст. 256	Нельзя увольнять по инициативе работодателя, кроме полной ликвидации
Работники предпенсионного возраста (5 лет до пенсии)	Ст. 3.1	Ограничения действуют только при отказе от других вакантных должностей
Граждане с трудовым договором во время болезни (больничный)	Ст. 81	Нельзя уволить во время болезни; только после закрытия листка нетрудоспособности

Обратите внимание: нормы могут корректироваться региональными актами или внутренними политиками предприятий. Кроме того, суды строго оценивают соблюдение установленных гарантий. Примеры решений: Определение Верховного суда РФ № 27-КГ21-7-К6, Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2.

Также запрещено сокращать работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, или находящихся на воинской службе по призыву. Работодателю обязательно нужно изучить всю документацию и заранее проанализировать категории сотрудников.

Порядок уведомления работников о сокращении: сроки, форма, нюансы

Уведомление работника о сокращении – обязательная процедура для работодателя. От правильности оповещения зависят законность увольнения и отсутствие споров.

Как вручать уведомление

• Вручите работнику персональное уведомление под подпись. Документ оформляется на бумаге в двух экземплярах, один из которых остается у сотрудника.
• Срок уведомления — не менее чем за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ). За сезонных работников — не менее чем за семь календарных дней, срочных — за три дня.
• Для дистанционных работников уведомление отправьте по электронной почте или через электронный документооборот, подтверждая отправку.

Что делать при отказе подписывать

• Если работник не желает подписывать уведомление, составьте акт в присутствии не менее двух свидетелей о вручении документа и отказе от подписи.
• Можете направить уведомление по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Структура уведомления

• Полное наименование работодателя.
• Данные работника.
• Указание причины сокращения (ссылка на приказ).
• Дата планируемого увольнения.
• Перечень предлагаемых вакантных должностей (при наличии).
• Подписи сторон.

Важно: Нарушение процедуры уведомления — частая причина трудовых споров.

Какое предложение вакансий обязателен при сокращении

Работодатель обязан предложить работнику все имеющиеся вакансии на предприятии, соответствующие его квалификации, либо ниже оплачиваемые должности или ниже стоящие по должности, если подходящих нет (ст. 180 ТК РФ).

• Вакансии должны соответствовать состоянию здоровья работника.
• Вакансии должны быть доступны на момент предложения.
• Оформляйте устный отказ только с последующим письменным подтверждением, чтобы избежать споров.
• Если вакансий нет — зафиксируйте это отдельным актом.

Что указать в уведомлении:

• Название вакантной должности.
• Условия труда и оплаты.
• Режим работы.
• Срок для ответа на предложение вакансий (обычно — 3-5 дней).

Факт отказа от вакансии фиксируйте подписью работника или составьте акт об отказе.

Уведомление центра занятости и профсоюза: порядок, образцы, сроки

Работодатель обязан уведомлять центр занятости (службу занятости) и профсоюз о предстоящем сокращении.

• Служба занятости — не позднее чем за 2 месяца (или за 3 месяца при массовом увольнении, ст. 25 закона от 19.04.1991 № 1032-1).
• Профсоюз — одновременно с уведомлением работника при наличии профсоюза (ст. 82 ТК РФ).

Что указать в уведомлении

• Наименование работодателя, ОГРН, ИНН.
• Количество и категории работников, подлежащих увольнению.
• Сроки и причины сокращения.

Уведомление должно быть подписано руководителем или уполномоченным лицом. За нарушение сроков — административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Определение и оформление преимущественного права остаться на работе

Трудовой кодекс РФ (ст. 179) определяет преимущественное право оставления на работе при сокращении штата.

Кто имеет преимущественное право:

• Сотрудники с более высокой квалификацией и производительностью труда.
• Лица с иждивенцами.
• Инвалиды и участники боевых действий.
• Работники, получающие трудовое увечье или профзаболевание здесь.

На практике работодатель должен подтвердить, как определялся список лиц с преимуществом, — оценки квалификации, справки на иждивенцев, дипломы.

При споре решение остается за судом, который проверяет объективность критериев.

Рекомендуется составить протокол или акт комиссии по определению преимущественного права.

Документы, выдаваемые работнику в день увольнения

В последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику следующий комплект документов (ст. 84.1, 140 ТК РФ):

• Трудовая книжка (бумажная или электронная форма по заявлению работника).
• Справка о заработке за два года (форма СЗВ-ТД и СТД-Р).
• Справка 2-НДФЛ о доходах.
• Копия приказа об увольнении.
• Справка о начисленных и выплаченных суммах для ПФР (форма СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ).

Работник может запросить копии любых документов, связанных с работой. Все выплаты должны быть произведены не позднее дня увольнения.

Выплаты и компенсации при сокращении: расчет размера, сроки, порядок

При увольнении по сокращению работнику полагаются следующие выплаты:

1. Заработная плата за отработанное время.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск.
3. Выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
4. Сохранение среднего заработка на период трудоустройства до двух месяцев по решению центров занятости (иногда трех, при особых условиях).

Сроки выплат — не позднее последнего рабочего дня. Налоги удерживаются как с обычной зарплаты (НДФЛ, страховые взносы).

Вид выплаты	Сумма	Срок выплаты
Заработок	Фактически отработанные дни	День увольнения
Отпускная компенсация	За все неиспользованные дни	День увольнения
Выходное пособие	1 средний месячный заработок	День увольнения
Дополнительные выплаты	При невозможности трудоустройства — еще 1-2 месяца	По заявлению и справке из центра занятости

Порядок расчета приведен в ст. 139, 178 ТК РФ. Суды требуют точного соблюдения норм — иначе работник может требовать компенсацию.

Как действовать работнику при сокращении: алгоритм шагов

При получении уведомления о сокращении действуйте по следующему алгоритму:

1. Внимательно изучите уведомление. Проверьте правильность причин, сроков и перечня предлагаемых вакансий.
2. Подпишите или откажитесь от предложенных вакансий письменно.
3. Сохраняйте копии всех документов.
4. В день увольнения получите все документы и выплаты. Требуйте объяснений при задержке выплат.
5. В течение 14 дней после увольнения обратитесь в центр занятости для постановки на учет и назначения пособия.
6. Если найдете нарушение со стороны работодателя — жалуйтесь в трудовую инспекцию или суд. Для этого соберите акты/переписку.

Совет: Всегда сохраняйте все бумажные и электронные копии документов у себя.

Ответственность работодателя за нарушение процедуры сокращения

Нарушение установленного порядка сокращения грозит работодателю:

• Восстановлением работника на работе по решению суда.
• Обязательством выплатить компенсацию за вынужденный прогул.
• Административным штрафом согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
• Денежной компенсацией морального вреда при незаконном увольнении.

Жаловаться можно в трудовую инспекцию, прокуратуру, суд. Типовой пример: работник не получил уведомление за два месяца — суд признает сокращение незаконным и восстанавливает его на месте.

Типовые ошибки работодателей и сотрудников при сокращении: как избежать

Сокращение штата часто сопровождается ошибками:

• Нарушены сроки уведомления.
• Некорректно оформлены документы (нет подписи работника или акта об отказе).
• Не предложены вакансии с доказательствами.
• Выплаты задержаны или рассчитаны неверно.
• Игнорирование преимущественного права работников.

Как избежать ошибок:

• Всегда действуйте строго по ТК РФ.
• Используйте шаблоны документов с обязательными реквизитами.
• Храните подтверждения и объяснения действий.
• Работникам — не соглашайтесь на необоснованное сокращение, обжалуйте неправомерные решения.

Заключение

Придерживайтесь установленного порядка и следите за правильностью оформления документов при сокращении штата. Так вы снизите риски споров и защитите свои права.