Электронный счет-фактура: особенности и порядок работы

Электронный счет-фактура (ЭСФ) стал важной частью автоматизации документооборота в бухгалтерии и налоговом учете. В 2025 году законодательство требует использовать ЭСФ для определенных операций, особенно при работе с НДС (налог на добавленную стоимость) и прослеживаемыми товарами. Такой подход значительно сокращает бумажную отчетность, ускоряет обработку документов и повышает надежность учета.

Что такое электронный счет-фактура (ЭСФ)

Электронный счет-фактура — это цифровой документ, который подтверждает совершение сделки и начисление НДС. Он полностью равен по юридической силе бумажному счету-фактуре. Применяется для оформления продажи товаров и оказанных услуг, передачи имущественных прав.

Использование ЭСФ подтверждает факт передачи имущества или выполнения работ, служит основанием для налоговых вычетов у покупателя, а также выступает обязательным элементом бухгалтерии организаций и индивидуальных предпринимателей.

• Юридическая значимость: ЭСФ признается официальным подтверждающим документом для налоговых органов.
• Необходимость: Обязателен для учета НДС и отражения операций в бухгалтерской отчетности.
• Замена бумажного документа: Электронный счет-фактура полностью заменяет бумажный аналог при соблюдении требований законодательства.

Преимущество: ЭСФ облегчает процесс обмена документами между контрагентами и ФНС, минимизируя риски потери и подделки счетов-фактур.

Законодательное регулирование и требования к ЭСФ в 2025 году

Работу с электронными счетами-фактурами регулируют несколько ключевых нормативных актов:

• Налоговый кодекс (НК РФ) — устанавливает правила выставления и учета счетов-фактур, а также порядок применения ЭСФ.
• Приказ Минфина РФ № 14н — определяет форму и порядок заполнения электронного счета-фактуры.
• Постановление Правительства РФ №1137 — закрепляет требования к оформлению, формату и пересылке ЭСФ.
• Приказ ФНС от 19.12.2023 — вводит новые требования к электронным счетам-фактурам и формату их обмена с 2025 года.

Срок хранения ЭСФ — не менее 4 лет после окончания налогового периода, в котором он был выставлен. Документ должен быть доступен для проверки, а храниться может как самостоятельно (на электронных носителях), так и у оператора электронного документооборота (ЭДО).

C 2025 года ужесточаются требования к формату ЭСФ, а нарушение порядка хранения или передачи документа может повлечь отказ в учете вычетов по НДС. Формат обмена теперь строго определяется ФНС, любые отклонения могут привести к штрафам и спорам с контролирующими органами.

Кому обязательно использовать ЭСФ

Обязательный порядок применения электронных счетов-фактур установлен для следующих случаев:

1. Компании и индивидуальные предприниматели, реализующие прослеживаемые товары. В этот перечень входят компьютеры, бытовая техника, автомобили, строительные материалы, лекарства и ряд других категорий, подлежащих прослеживаемости по перечню ФНС.
2. Организации, участвующие во внешнеторговых сделках. При экспорте или импорте товаров оформление ЭСФ является обязательным требованием.
3. Контрагенты, согласившиеся на электронный документооборот. Если поставщик или покупатель применяет ЭДО и заявил об этом, остальные участники сделки должны выставлять и получать счета-фактуры только в электронной форме.

В исключительных случаях допускается оформление бумажных счетов-фактур, например, при отсутствии технической возможности использовать ЭДО (при временном отсутствии доступа к интернету, сбоях в работе оператора ЭДО). Также бумажная форма возможна для отдельных сделок розничной торговли или при продаже физическим лицам (не предпринимателям).

Пример: Магазин бытовой техники обязан выставлять ЭСФ при продаже товара оптом другой организации. А при розничной продаже физическому лицу — оформление счета-фактуры не требуется.

Важно: Всем компаниям, которые работают с прослеживаемыми товарами или участвуют в государственных закупках, необходимо обеспечить комплексное внедрение ЭСФ и учитывать новую нормативную базу с 2025 года.

Отличия электронной и бумажной формы счетов-фактур

Электронный счет-фактура (ЭСФ) значительно отличается от бумажного аналога по ряду критериев. Основные различия касаются оформления, передачи, хранения и юридической силы документов.

• Оформление: ЭСФ создается строго в утвержденном электронном формате. В бумажном варианте используется типовая печатная форма. В ЭСФ нельзя дописывать или править от руки.
• Передача: Передать ЭСФ можно только через оператора электронного документооборота (ЭДО). Бумажный счет-фактуру передают лично или по почте.
• Юридическая сила: Оба документа юридически значимы, но ЭСФ необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Бумажный вариант — только живой подписью и печатью (при необходимости).
• Хранение: ЭСФ хранят на электронном носителе по строго установленным правилам. Бумажные подшивают в архив.
• Обработка: ЭСФ можно обрабатывать автоматически, интегрируя с бухгалтерскими системами. С бумажными это сделать невозможно.

Преимущество ЭСФ — быстрая передача, автоматизация учета и сокращение ошибок. Работа с ЭСФ ускоряет процессы и уменьшает риски утери документов. Благодаря электронному формату проще контролировать корректность заполнения и своевременность выставления.

Формат и спецификация электронного счета-фактуры в 2025 году

В 2025 году действует обязательный формат ЭСФ, утвержденный Федеральной налоговой службой (ФНС). Документ составляется только в электронном виде по утвержденной XML-спецификации.

• Подать или принять ЭСФ в виде PDF, сканов или других файлов нельзя. Разрешен исключительно формат XML, разработанный для обработки налоговыми органами.
• Вся структура счета-фактуры строго соответствует установленному шаблону. Реквизиты не могут быть изменены или заполнены произвольно. Каждый элемент документа (название, код товара, сумма, ставки НДС и прочее) формализован.
• Универсальный формат XML обеспечивает совместимость между всеми участниками обмена и государственными сервисами контроля.
• КЭП обеспечивает юридическую значимость файла и защиту от подделок.

Каждый участник электронного документооборота обязан строго соблюдать утвержденный формат. Нарушение структуры файла или формата приведет к отказу в приеме документа ФНС или операторами ЭДО.

Как выставить и получить ЭСФ через оператора ЭДО

Операторы ЭДО (электронного документооборота) — обязательное звено при обороте ЭСФ. Передать или получить ЭСФ напрямую без оператора невозможно. Процесс стандартный для всех российских сервисов и состоит из нескольких этапов.

1. Продавец формирует ЭСФ в учетной системе или на сайте оператора ЭДО (например, Контур.Диадок, СБИС, Тензор).
2. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью.
3. ЭСФ отправляется через систему ЭДО выбранного оператора покупателю.
4. Датой выставления считается день передачи ЭСФ в ЭДО. Оператор фиксирует эту дату в электронной журнале документов.
5. Покупатель получает уведомление о поступлении ЭСФ. В личном кабинете ЭДО покупатель просматривает ЭСФ, проверяет реквизиты и принимает или отклоняет документ.
6. Получение и подписание также фиксируются в системном журнале.

Важно: Передавать ЭСФ по электронной почте, через мессенджеры или иными способами нельзя. Документ получит юридическую силу только при обмене через операторов ЭДО, аккредитованных в России.

Храните переписку и подтверждения приема в системе ЭДО — это подтвердит исполнение обязательств при налоговых проверках.

Пошаговая инструкция: оформление ЭСФ в популярных сервисах ЭДО

Для оформления электронного счета-фактуры (ЭСФ) через системы электронного документооборота (ЭДО) используйте проверенные российские сервисы. Самые востребованные из них — Контур.Диадок, СБИС и Тензор. Алгоритм действий схож, но интерфейс у каждого сервиса отличается. Чтобы избежать ошибок, следуйте пошаговой инструкции.

Контур.Диадок

1. Авторизуйтесь в личном кабинете Diadoc.ru.
2. Выберите раздел «Счета-фактуры» или «Документы».
3. Нажмите «Создать → Счет-фактура».
4. Заполните обязательные поля: ИНН, КПП, реквизиты покупателя, сведения о товаре, сумму и ставку НДС.
5. Проверьте корректность данных.
6. Подпишите счет-фактуру электронной подписью (ЭП).
7. Отправьте документ через ЭДО контрагенту.
8. После получения ответного подтверждения оператором система зафиксирует дату выставления ЭСФ.

СБИС (sbis.ru)

1. Войдите в СБИС под своими учетными данными.
2. Перейдите к разделу «Документы» — «Счета-фактуры».
3. Нажмите «Создать», выберите «Счет-фактура».
4. Внесите данные о продавце, покупателе, товарах, спецификацию, суммы и НДС.
5. Проверьте документ.
6. Подпишите ЭСФ с помощью ЭП.
7. Отправьте через ЭДО. Получатель увидит документ в своем СБИС.
8. Убедитесь, что ЭСФ находится в статусе «Доставлен/Принят».

Тензор (СБИС)

1. Зайдите в систему под своим профилем.
2. Выберите «Работа с документами» — «Счета-фактуры».
3. Кликните «Добавить», выберите нужный тип документа.
4. Заполните все реквизиты, используйте подсказки системы для проверки.
5. Подпишите документ электронной подписью.
6. Отправьте ЭСФ через встроенный сервис обмена.
7. Проверьте поступление подтверждения о приеме ЭСФ.

Важно: Создавайте, подписывайте и отправляйте ЭСФ исключительно через оператора ЭДО. Использование обмена по электронной почте или на флешках не допускается.

Как исправить и откорректировать ЭСФ

Ошибки в ЭСФ могут привести к проблемам с учетом и вычетом НДС. Для устранения проблем существуют два варианта: исправление и корректировка. Оба способа оформляются только через ЭДО.

Исправленный счет-фактура

1. Обнаружьте ошибку (например, неверная цена, количество, наименование).
2. Составьте новый счет-фактуру с правильными данными.
3. Проставьте новый номер и дату, укажите ссылку на изначальный документ.
4. Подпишите исправленный ЭСФ электронной подписью.
5. Отправьте через ЭДО контрагенту.
6. Получатель получит и примет исправленный документ в своей системе.

Корректировочный счет-фактура

1. Определите возникновению основание для корректировки (например, изменение цены или количества по договору, возврат товара).
2. Создайте корректировочный счет-фактуру (в сервисе ЭДО есть соответствующая функция).
3. Заполните только изменившиеся показатели, ссылаясь на первоначальный счет-фактуру.
4. Подпишите корректировочный ЭСФ.
5. Передайте документ через оператора ЭДО.
6. Дождитесь подтверждения от получателя.

Разница: Исправление применяется при ошибках в реквизитах или товарах в самой ЭСФ. Корректировка — если изменяются условия сделки после выставления исходного счета-фактуры.

Хранение и учет электронных счетов-фактур

Храните ЭСФ только в электронном виде, используя программное обеспечение, поддерживающее хранение документов с электронной подписью. Дублировать ЭСФ в бумажном виде не требуется. Срок хранения — не менее четырех лет (или дольше, если требуется отдельным законом).

• Обеспечьте резервное копирование данных.
• Предоставьте доступ к архиву уполномоченным сотрудникам.
• Готовьте дополнительные копии на внешних носителях на случай сбоя сервера.
• Сохраняйте документы только в формате, пригодном для проверки ФНС.

Пункт пропуска: Нарушение сроков или условий хранения может привести к претензиям налоговой инспекции.

Типичные ошибки при работе с ЭСФ и как их избежать

Чаще всего пользователи сталкиваются с рядом проблем при оформлении ЭСФ.

• Ошибки в реквизитах (ИНН, КПП, даты, наименование товаров)
• Отправка документа не через ЭДО, а по почте или на флешке
• Неправильное оформление исправленных и корректировочных ЭСФ
• Отправка «сырого» (неподписанного) документа
• Несоблюдение сроков выставления или исправления (задержки)
• Отсутствие резервного копирования архивов ЭСФ
• Игнорирование требований к XML-формату или подписи файла

Рекомендации:

• Перед отправкой тщательно перепроверяйте данные.
• Используйте только сертифицированного оператора ЭДО.
• Добавьте двухэтапную проверку документов внутри компании.
• Создайте инструкции для сотрудников бухгалтерии.
• Проверьте подключение к серверу ЭДО заранее — это поможет избежать простоя.
• Регулярно обновляйте программное обеспечение для работы с ЭСФ.

Последствия ошибок — штрафы, невозможность принять НДС к вычету, затягивание сроков расчетов с партнерами.

Преимущества использования ЭСФ для бизнеса

Переход на электронные счета-фактуры дает компаниям много плюсов, особенно в 2025 году.

• Ускоряется обмен документами между компаниями.
• Снижается риск ошибок при заполнении реквизитов.
• Снижаются расходы на бумагу, архивирование и пересылку.
• Упрощается ведение бухгалтерии — все документы хранятся в электронной базе.
• Легко проходит сверка и автоматизация учета.
• ЭСФ невозможно потерять или подделать — они защищены электронной подписью.
• Соблюдаются все требования российского законодательства.
• Прозрачность документооборота — сотрудники и руководители могут оперативно контролировать движение и приемку счетов.

Использование ЭСФ — это шаг к полной автоматизации бизнеса. Такой подход облегчает жизнь и бухгалтеру, и руководителю.

Заключение

Электронные счета-фактуры ускоряют документооборот, снижают издержки и помогают соответствовать закону. Используйте ЭСФ для надежного, быстрого и прозрачного ведения учета.