Справка КНД 1175018: правила оформления и использование

Справка по форме КНД 1175018 получила широкое распространение в кадровом и бухгалтерском учете. Ее основное назначение — фиксировать информацию о доходах физического лица и удержанном с них налоге на доходы физических лиц (НДФЛ). Такой документ часто требуется для подтверждения дохода и расчета налоговых обязательств. Давайте разберемся, что это за справка, по каким правилам ее оформлять в 2025 году и в каких ситуациях ее обязан выдать работодатель.

Что такое справка по форме КНД 1175018

Справка по форме КНД 1175018 — это официальный документ, который подтверждает доходы работника за определенный налоговый период и сумму удержанного НДФЛ (налога на доходы физических лиц). Код КНД присваивается Федеральной налоговой службой России (ФНС) для идентификации бланков налоговой отчетности.

Данную справку работодатель выдает по каждому сотруднику, которому были выплачены доходы. В справке перечисляются суммы заработной платы, премий, отпускных, материальной помощи, а также отражается сумма удержанного налога. Это необходимый документ для предоставления в налоговую инспекцию, при оформлении налоговых вычетов, получения кредитов или оформления социальных выплат.

Преимущество документа заключается в единой форме, строго определенной государством. Это облегчает обработку сведений различными органами и снижает риск ошибок при передаче информации.

Законодательная база и актуальные изменения формы в 2025 году

Основные требования к оформлению справки КНД 1175018 содержатся:

• в статье 230 Налогового кодекса РФ,
• приказах Федеральной налоговой службы России (актуальные редакции),
• официальной форме бланка, утвержденной письмами ФНС.

На 2025 год форма КНД 1175018 и порядок ее заполнения сохранили свою структуру, однако приказ ФНС периодически вносит изменения и уточнения. Следи за обновлениями на официальном сайте ФНС — скачивай актуальные бланки и инструкции только с его ресурсов. Это важно, чтобы избежать ошибок при формировании отчетности или выдаче справки по запросу сотрудника.

В 2025 году внедряются цифровые решения, которые облегчают оформление электронных версий справки и ускоряют процедуру их представления в государственные органы.

В каких случаях работодатель обязан выдавать справку КНД 1175018

Работодатель оформляет и выдает справку КНД 1175018 в нескольких случаях:

1. По письменному заявлению сотрудника, включая бывших работников.
2. При увольнении сотрудника — независимо от наличия письменного запроса. Справку должны выдать в последний рабочий день или не позднее трех дней с даты подачи запроса.
3. По запросу государственных органов (например, налоговая инспекция, судебные органы) — с согласия или уведомления работника.
4. В рамках сдачи налоговой отчетности — как часть квартальных или годовых обязательств по учету НДФЛ.

Неисполнение этих требований считается нарушением трудового и налогового законодательства. Работодатель, не выдавший сотруднику справку в установленные законом сроки, может быть привлечен к административной ответственности.

Обрати внимание: даже если сотрудник работал неполный период или получал разовые выплаты, работодатель все равно обязан оформить и предоставить справку КНД 1175018 выданному доходу.

Для каких целей используется справка КНД 1175018

Справка по форме КНД 1175018 применяется для подтверждения доходов и удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ) за год по каждому работнику или получателю дохода. Работодатель выдает этот документ по запросу сотрудника или иного лица.

• Предоставление в банк — для получения кредита, ипотеки, рассрочки или других финансовых продуктов. Банк использует данные справки для оценки платежеспособности заемщика.
• Для собеса — подтверждение дохода требуется для оформления субсидий, льгот или иных видов социальной поддержки.
• Поступление в учебные учреждения — подтверждение дохода семьи для получения льгот при поступлении или оплате учебы.
• Подтверждение дохода перед иными организациями — предоставление справки по месту требования, например, при оформлении шенгенской визы, алиментов или в суде.
• Уточнение налоговой базы — если сотрудник или налогоплательщик самостоятельно декларирует свои доходы или оформляет налоговые вычеты.

Справку также включают в пакет документов при увольнении, для будущего трудоустройства или получения статуса безработного.

Отличия КНД 1175018 от справки 2-НДФЛ

Форма КНД 1175018 и справка 2-НДФЛ оба документа подтверждают доходы и налоговые удержания, но имеют ряд различий.

Критерий	КНД 1175018	2-НДФЛ
Назначение	Для сотрудника по его заявлению, предоставляется в любые организации по месту требования.	Предоставляется в налоговую инспекцию работодателем, иногда сотруднику для самостоятельной подачи.
Формат выдачи	По требованию работника в электронном или бумажном виде	В основном для налоговой; работнику иногда копия
Подпись	Только руководитель/уполномоченное лицо организации	Электронная подпись организации
Правовая основа	П. 3 ст. 230 НК РФ, приказ ФНС России	П. 2 ст. 230 НК РФ, приказ ФНС России

• Форма КНД 1175018 выдается по заявлению сотрудника для любых целей по месту требования.
• Справку 2-НДФЛ работодатель сдает в налоговую инспекцию как отчетность и выдает работнику по запросу редко.

Таким образом, КНД 1175018 — это справка для самого работника, а 2-НДФЛ — отчетность работодателя в налоговую инспекцию.

Сроки выдачи справки и ответственность за несоблюдение

Справка КНД 1175018 выдается работодателем по письменному заявлению работника или иного лица, получавшего доход.

• Срок выдачи справки — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Если работодатель задерживает выдачу, он нарушает пункт 3 статьи 62 Трудового кодекса РФ.

• Ответственность работодателя:
  • Административный штраф для должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей по статье 5.27 КоАП РФ.
  • Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• Работник вправе пожаловаться в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Совет: Всегда подавайте заявление на выдачу справки письменно и сохраняйте копию с отметкой о принятии.

Обязательные реквизиты и структура справки КНД 1175018

Справка по форме КНД 1175018 отличается четкой структурой и определенным набором обязательных реквизитов. Именно правильное оформление этих данных обеспечивает её законную силу и признание налоговыми органами.

Основные реквизиты, которые должны быть заполнены:

• Наименование справки и штриховой код формы.
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет) работодателя.
• Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
• ИНН сотрудника и его персональные данные (ФИО, дата рождения).
• Данные о периоде, за который выдается справка.
• Сумма дохода и удержанного НДФЛ (налога на доходы физических лиц).
• Коды видов доходов и примененные вычеты.
• Дата выдачи справки и подпись ответственного лица.
• Печать организации (если предусмотрено внутренними правилами).

Любая неточность в этих реквизитах снижает юридическую ценность документа или может привести к возврату справки на доработку.

Пошаговая инструкция по заполнению справки КНД 1175018

Грамотное заполнение формы требуется для того, чтобы у налоговой службы не возникло дополнительных вопросов и претензий к работодателю или сотруднику. Действуй по инструкции:

1. Внеси идентификационные данные работодателя: ИНН, КПП, полное наименование.
2. Укажи ИНН и ФИО работника. Заполни сведения о дате рождения, гражданстве, документе, удостоверяющем личность.
3. Определи и заполни налоговый период (год, за который предоставляется доход).
4. Внеси коды доходов и коды вычетов, используя действующие классификаторы ФНС России.
5. Отрази суммы начисленных доходов по каждому месяцу календарного года, а также удержанную сумму НДФЛ.
6. При необходимости укажи суммы неудержанного НДФЛ, если удержание было невозможно.
7. Проверь правильность данных и отсутствие ошибок.
8. Подпиши справку и поставь печать (по необходимости).

Совет: Всегда сверяй данные с регистрами бухгалтерии и налоговыми справочниками.

Особенности отражения доходов и удержанного НДФЛ в справке

В справке КНД 1175018 важно точно указать суммы, которые начислены сотруднику за отчетный период. Нужно распределить доходы по месяцам. Также требуется указать, сколько НДФЛ было удержано с зарплаты или иного вознаграждения. Если налог с части дохода удержан не был, обязательно укажи причины и суммы неудержанного налога.

• Отражай все начисления и вычеты по каждому месяцу.
• Сверяй сведения с бухгалтерскими ведомостями и платежными документами.
• Для отдельных видов дохода (например, отпускные, больничные) используются специальные коды.

Ошибки при заполнении суммы налога ведут к риску возникновения штрафов или вызова для разъяснений.

Коды видов дохода и коды вычетов: где посмотреть и как правильно указать

Коды доходов и вычетов — важная часть формы. От правильного указания зависит корректное признание налоговых обязательств.

• Актуальный перечень кодов содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (с изменениями).
• Также можно воспользоваться онлайн-сервисами ФНС РФ, где при вводе типа дохода система подскажет правильный код.

Примеры кодов:

Вид дохода	Код
Заработная плата	2000
Командировочные	2012
Отпускные	2013
Арендная плата	1010

Коды вычетов, такие как стандартные, социальные, имущественные — также нужно ставить по утвержденному перечню. Ошибки могут привести к отказу в принятии документа.

Как оформить справку для бывших сотрудников и иных лиц, получивших доход

Бывшие сотрудники или иные получатели дохода (например, подрядчики, арендодатели) имеют право на получение справки КНД 1175018. Ее форма и порядок заполнения не отличаются от оформления для действующих работников.

• Заполни данные на момент выплаты дохода (ФИО, ИНН, паспортные данные).
• Отрази всю сумму начислений и данных по удержанному или неудержанному НДФЛ.
• Справку выдай по письменному запросу в течение 3 рабочих дней.

Не забудь указать период работы или время выплаты вознаграждения — это важно для определения налоговых обязательств.

Электронная и бумажная версия: как можно получить и предъявить справку

В 2025 году справку КНД 1175018 можно получить двумя способами: в бумажном или электронном виде.

Бумажный вариант

Выдается сотруднику на фирменном бланке. Обязательна подпись и (если требуется) печать. Документ можно использовать для личных целей, предоставления в банк, государственные органы.

Электронный вариант

Получить справку онлайн можно через сервисы «Личный кабинет налогоплательщика» на сайте ФНС России, «Госуслуги» или внутренние корпоративные порталы (если работодатель подключен к ним). Электронная версия заверяется электронной подписью работодателя.

• Преимущество электронной версии: Быстрая доставка, возможность направить по email, простая валидация подлинности.
• Можно предъявлять в учреждениях, принимающих электронный документооборот.

Справка в любом виде имеет одинаковую юридическую силу, если оформлена верно.

Примеры заполнения типовых ситуаций (зарплата, аренда, отпускные и пр.)

Ниже приведены основные шаблоны заполнения для различных видов доходов.

Ситуация	Код дохода	Сумма дохода	Удержанный НДФЛ
Зарплата за год	2000	600 000 ₽	78 000 ₽
Отпускные	2013	60 000 ₽	7 800 ₽
Доход по договору аренды	1010	120 000 ₽	15 600 ₽

В реальном документе суммы и коды могут отличаться. Всегда проверяй коды по справочнику, а суммы — по бухгалтерским документам.

Ответы на типовые ошибки при составлении справки и способы их исправления

Частые ошибки — одна из причин возврата документов налоговой или банковскими организациями. Вот наиболее распространенные ситуации и рекомендации:

• Неверно указан ИНН сотрудника или организации — Проверь по базе данных ФНС и исправь в справке.
• Ошибки в кодах доходов/вычетов — Сверь данные с актуальными классификаторами. Используй официальные сервисы ФНС.
• Не совпадает сумма дохода с бухгалтерией — Проверь расчетные ведомости, исправь расхождения и выпиши новую справку (старую аннулируй).
• Не указана дата или не стоит подпись — Документ без этих реквизитов недействителен, исправь и повторно подпиши.
• Отсутствие сведений об удержанном налоге — Проверь корректность отражения удержанного и, если налог не удержан, обязательно укажи причину на основании ст. 226 НК РФ.

Каждую ошибку необходимо оперативно устранять, чтобы избежать штрафов и замечаний со стороны ФНС.

Заключение

Справка по форме КНД 1175018 требует внимательного и точного заполнения. Используй проверенные классификаторы и действуй по инструкции — так ты избежишь ошибок и обеспечишь ее прием налоговыми органами.