Как правильно отражать аванс в форме 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ — один из ключевых отчетов работодателя по удержанному и перечисленному в бюджет подоходному налогу с физических лиц (НДФЛ). Изменения в ее заполнении регулярно вносятся нормативными актами, в том числе по порядку отражения авансовых выплат работникам. Актуальные требования и новые правила с 2023 года требуют отдельного внимания, особенно в части авансов, зарплаты и особенностей работы с иностранцами. Разберем, как корректно отражать авансовые платежи и зарплату в 6-НДФЛ, какие новые формы действительны в 2025 году, а также ответственность за нарушения сроков и ошибок в отчетности.

Общие правила отражения аванса в 6-НДФЛ

С 2023 года порядок отражения авансов по зарплате в форме 6-НДФЛ изменился. Теперь аванс нужно показывать отдельно, а не одной строкой со всей итоговой зарплатой. Это требование связано с изменениями в законодательстве, направленными на более прозрачный контроль соблюдения работодателями сроков выплаты зарплаты и перечисления НДФЛ.

Нововведения регулирует:

• статья 136 Трудового кодекса (ТК РФ) — устанавливает обязательность двух выплат работнику в месяц (аванс и окончательный расчет),
• статья 223 Налогового кодекса (НК РФ) — определяет дату получения дохода,
• статья 6.1 и пункт 6 статьи 226 НК РФ — определяют срок перечисления налога,
• приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ — утверждает новую форму 6-НДФЛ с учетом правил раздельного отражения аванса и зарплаты.

Что изменилось. Раньше все выплаты (аванс и зарплата) часто отражались одной датой получения дохода — крайней датой месяца или датой выплаты основной части зарплаты. Теперь необходимо разделять выплаты. Если работник получил аванс, эта сумма указывается в 6-НДФЛ отдельной датой выплаты, даже если налог ещё не удерживается и не перечисляется.

Важно! По Трудовому кодексу любая задержка аванса или зарплаты — серьезное нарушение. Несоблюдение сроков грозит работодателю административной или даже уголовной ответственностью, а также штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ).

Даты для целей НДФЛ при выплате аванса и зарплаты

Для корректного заполнения 6-НДФЛ необходимо правильно определять три даты:

• Дату получения дохода,
• дату удержания НДФЛ,
• дату перечисления НДФЛ в бюджет.

Датой получения дохода (п. 2 ст. 223 НК РФ) при выплате зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена. Аванс не считается датой получения дохода — он отражается отдельно. Для аванса днем получения дохода признается последний календарный день месяца.

Дата удержания НДФЛ по зарплате — день ее выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ). По авансу налог обычно не удерживается, если оплата не превышает сумму аванса за первую половину месяца.

Дата перечисления НДФЛ — первый рабочий день после выплаты зарплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Например, если зарплата выдана 22 числа, перечислить НДФЛ нужно не позднее 23 числа, если это рабочий день.

Рассмотрим два случая:

• До 22 числа работник получил только аванс — НДФЛ не перечисляется, отражается только дата аванса. Когда выплачивается основная часть зарплаты (после 22 числа), НДФЛ рассчитывается со всей суммы, удерживается в день выплаты и перечисляется на следующий рабочий день.
• Если вся зарплата выплачена до 22 числа, удержание и перечисление НДФЛ происходит аналогично — в первый рабочий день после фактической выплаты.

Пример: Работник получил аванс 15 апреля, зарплату — 25 апреля. В 6-НДФЛ отражается две выплаты: 15 апреля (аванс, дата получения дохода — 30 апреля, НДФЛ не удерживается) и 25 апреля (зарплата, дата получения дохода — 30 апреля, дата удержания и перечисления — 25 и 26 апреля соответственно).

Актуальная форма 6-НДФЛ в 2025 году

Сдача отчетности за 2025 год должна происходить по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ с учетом последних изменений. Всегда проверяйте актульные редакции на официальном сайте ФНС России (nalog.gov.ru).

Основные отличия новой формы:

• Отражение сумм в разрезе дат выплаты аванса и основной части (разделение по строкам).
• Новые коды доходов по справочнику для иностранных работников и отдельных видов выплат.
• Более подробная детализация сроков выплат и сумм удержанного/перечисленного налога.
• Дополнительные строки для отражения данных о фиксированных авансовых платежах для иностранцев.

Убедитесь, что используете именно актуальную версию формы — скачать ее можно в разделе «Формы налоговой и бухгалтерской отчетности» на сайте ФНС или в бухгалтерских программах (например, «1С:Бухгалтерия», «Контур.Бухгалтерия», «БухСофт»), регулярно обновляющихся в соответствии с требованиями налоговой службы.

Совет: Проверяйте актуальность и особенности заполнения не только по формальным реквизитам приказа ФНС, но и по последним письмам и разъяснениям службы. Это поможет избежать ошибок и недоразумений при сдаче отчетности.

Заполнение 6-НДФЛ при выплате аванса по зарплате

Правильное заполнение формы 6-НДФЛ при выплате аванса – обязательное требование для всех работодателей. Ошибки в отражении дат или сумм могут привести к штрафам. Следуй этим шагам для корректного заполнения.

Какие разделы и строки нужно заполнять

Аванс по заработной плате показывай только в первом разделе формы 6-НДФЛ. Во втором разделе отражай только удержанный и перечисленный налог.

• В разделе 1 (сводная информация по суммам дохода и налога) сумму начисленного аванса включай в строку 110 (Общая сумма начисленного дохода).
• В строке 120 (Сумма удержанного налога) указывай сумму НДФЛ (налог на доходы физических лиц), удержанного только с основной части зарплаты, потому что налог с аванса не удерживается — он рассчитывается и удерживается при окончательном расчёте.

На что обратить внимание при заполнении

• Суммы аванса в строках за месяц указывай полностью, даже если сотрудник получил только часть оклада.
• Дата получения дохода по авансу отображается в месяце выплаты аванса, но дата удержания налога — в основном расчетном периоде (после выплаты зарплаты).
• Дата перечисления НДФЛ — следующий рабочий день после окончательного расчёта с работником.

Типичные ошибки бухгалтеров

• Указание суммы НДФЛ в авансовый период (налог не удерживается с аванса — ошибка).
• Ошибочное разделение суммы дохода между строками разными периодами.
• Некорректные даты перечисления налога (налог платится только после выплаты всей зарплаты).

Избегай:

• Удержания НДФЛ с аванса.
• Несоответствия данных по датам фактической выплаты и датам удержания налога.
• Дублирования сумм по сотрудникам.

Проверяй корректность указания всех реквизитов и сроков. Используй программы «1С:Зарплата и кадры», «БухСофт», «Контур.Экстерн» для автоматизации проверки формы.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ: выплата аванса и зарплаты

Рассмотрим пример для точного заполнения строк 6-НДФЛ с разными датами и суммами.

Дано: Оклад сотрудника – 60 000 руб., выплата аванса 20 000 руб. 16 января 2025 года, основная часть – 40 000 руб. выплачена 31 января 2025 года. НДФЛ — 13%.

Строка	Пояснение	Сумма	Дата
110	Сумма начисленного дохода (январь)	60 000	31.01.2025
120	Сумма удержанного НДФЛ	7 800	31.01.2025
130	Сумма дохода, с которого удержан налог	60 000	31.01.2025
140	Дата, не позднее которой должен быть перечислен НДФЛ	—	03.02.2025

• Доход сотрудник получил фактически 31 января 2025 года (основная часть зарплаты).
• НДФЛ удержан в день выплаты зарплаты – 31 января.
• Налог должен быть перечислен не позднее следующего банковского дня – 3 февраля 2025 года, т.к. выплата 31 января пришлась на пятницу.

Аванс в разрезе строк отдельно не выделяй. Всю сумму дохода (аванс + финальная выплата) указывай за месяц общей строкой.

Отражение фиксированных авансовых платежей для иностранных работников с патентом

Иностранные сотрудники на патенте обязаны ежемесячно платить фиксированный авансовый платеж по НДФЛ. Если работник платит сам, предоставь копии квитанций и укажи их в учете. Если платит работодатель — используй реквизиты, которые указаны в региональных нормативных актах и в самом патенте.

Кто платит и как отражать

• Работник, получивший патент, обычно сам оплачивает фиксированные авансовые платежи по НДФЛ за месяц вперед.
• Работодатель принимает к учету подтвержденную сумму при расчете НДФЛ, но только если сотрудник предоставил подтверждающие документы (платежку, чек, квитанцию).

Регулирующие документы:

• ст. 227.1 и ст. 229 НК РФ,
• письма ФНС России № БС-4-11/282@ от 13.01.2023, № БС-4-11/9861@ от 14.11.2023.

Как отразить в 6-НДФЛ

Указывай фиксированные авансы в разделе 1 формы 6-НДФЛ. Сумму уменьши на подтвержденные и зачтённые платежи, при условии, что это авансовый платеж по НДФЛ за патент.

1. Получив документы, уменьши налоговую базу на сумму подтвержденного авансового платежа.
2. Сделай отметку в 6-НДФЛ (строки 110 и 120), указывая в доходах общую сумму, а в удержанном налоге сумму, уменьшенную на размер аванса.

Как рассчитать размер аванса

Размер фиксированного авансового платежа зависит от коэффициентов-дефляторов и региональных коэффициентов.

• Базовая сумма на 2025 год: 1 200 руб. × коэффициент-дефлятор × региональный коэффициент.
• Коэффициент-дефлятор публикует Минэкономразвития РФ (письмо с актуальными величинами выходит ежегодно).
• Региональные коэффициенты устанавливают региональные органы власти.

Для подтверждения зачета размера аванса направляй в налоговую копии платежных документов вместе с расчетом. Инспекция обязана выдать уведомление о приеме и зачете платежа (п. 6 ст. 227.1 НК РФ).

Не забудь: Без подтверждения документацией уменьшать налоговую базу нельзя. Для предотвращения ошибок регулярно проверяй новые разъяснения ФНС на официальном сайте (nalog.gov.ru).

Пример отражения иностранца с патентом в 6-НДФЛ

В 2025 году работодатели обязаны правильно отражать выплаты иностранным работникам, которые трудятся по патенту. Ниже приведём пошаговый пример заполнения формы 6-НДФЛ в такой ситуации с учетом всех коэффициентов, расчетов, и сроков.

Исходные данные

• Гражданин Узбекистана работает по патенту.
• Место работы — Москва.
• Патент оплачен на март 2025.
• Фиксированный аванс по патенту — 5 650 рублей в месяц (с учетом коэффициента-дефлятора и регионального коэффициента Москвы).
• Оклад — 40 000 рублей в месяц, выплата: аванс 15 000 рублей 20 марта, остаток 25 000 рублей 05 апреля.

Расчёт НДФЛ

По ст. 227.1 НК РФ фиксированные авансовые платежи по НДФЛ за иностранца с патентом производит сам работник до начала месяца, в который он будет работать. Работодатель удерживает НДФЛ, уменьшенный на сумму фиксированного платежа.

• Общая сумма НДФЛ к удержанию: 40 000 * 13% = 5 200 рублей.
• Сумма фиксированного платежа: 5 650 рублей.
• 5 200 — 5 650 = налог к удержанию отсутствует (НДФЛ не удерживается, остаток фиксированного аванса переходит на следующий месяц).

Заполнение 6-НДФЛ

В разделе 1 формы 6-НДФЛ указывайте всю начисленную облагаемую сумму выплат иностранцу. В разделе 2 — даты и суммы удержаний. Важно указать вычет на фиксированный аванс.

Показатель	Значение
Дата фактического получения дохода	31.03.2025
Дата удержания налога	05.04.2025
Срок перечисления налога	07.04.2025
Сумма начисленного дохода	40 000
Сумма удержанного налога	0 (а фиксированный аванс — 5 650 — показан в строке вычетов)

Важный момент: сохраняйте копии квитанций об оплате аванса. Для подтверждения вычета предъявите их при проверке инспекции ФНС.

Последовательность заполнения

1. В строке 110 укажите дату — 31.03.2025.
2. В строке 120 — 05.04.2025, как дата удержания НДФЛ (в день выплаты зарплаты).
3. В строке 130 — сумму выплаты (40 000 рублей).
4. В строке 140 — сумму удержанного налога (0), сумма фиксированного платежа идет в строку 160 (вычеты).

Если фиксированный аванс превышает налог, разница переносится на последующие месяцы. Об этом говорит письмо ФНС России от 08.04.2016 № БС-4-11/6134@.

Удержание и перечисление НДФЛ по авансам по договорам ГПХ

Если вы выплачиваете аванс физлицу по договору гражданско-правового характера (ГПХ), то действует иной порядок. Определите дату получения дохода по пункту 2 статьи 223 НК РФ — это день фактической выплаты. Дата удержания налога — день выплаты аванса. Перечислять НДФЛ вы должны не позднее следующего дня после выплаты части вознаграждения.

Отличие от зарплаты

• По зарплате есть две выплаты в месяц. По договору ГПХ — доход считается полученным на дату выплаты даже части суммы.
• Основание: письма ФНС России от 07.07.2021 № БС-4-11/9407@ и от 04.07.2016 № БС-4-11/11539@.

Пример заполнения формы 6-НДФЛ: аванс по договору ГПХ

Рассмотрим пример заполнения 6-НДФЛ для аванса по ГПХ в 2025 году.

• Сумма по договору ГПХ — 50 000 рублей.
• Аванс — 25 000 рублей 18 марта 2025 года.
• Окончательный расчет — 25 000 рублей 9 апреля 2025 года.
• Ставка НДФЛ — 13%.

При выплате аванса 18 марта компания удерживает налог: 25 000 * 13% = 3 250 рублей.

Выплата	Дата выплаты	Сумма	Удержанный НДФЛ	Дата удержания	Срок перечисления в бюджет
Аванс	18.03.2025	25 000	3 250	18.03.2025	19.03.2025
Окончательный расчет	09.04.2025	25 000	3 250	09.04.2025	10.04.2025

• В разделе 1 формы 6-НДФЛ фиксируйте общий начисленный доход по договорам ГПХ.
• В разделе 2 — отдельно показывайте каждую выплату с правильными датами и удержанной суммой налога.
• В строке 110 — указывайте дату выплаты (18.03.2025 и 09.04.2025).
• В строке 120 — ту же дату, как дату удержания налога.
• В строке 130 — суммы выплаты (25 000).
• В строке 140 — удержанный налог (3 250).

Ошибка: не объединяйте выплаты в одну строку, иначе попадёте на штрафы.

Ответственность работодателя за ошибки в заполнении 6-НДФЛ по авансам

Если сведения по авансам в 6-НДФЛ указаны некорректно, работодателя ждёт штраф по статье 126.1 НК РФ — 500 рублей за каждую ошибку. При занижении налога — штраф 20% от неуплаченной суммы (статья 123 НК РФ), а также пени (статья 75 НК РФ). Неуплата в установленный срок — отдельная административная ответственность (статья 15.11 КоАП РФ).

• Исправьте ошибку в течение 5 рабочих дней после обнаружения.
• Подайте уточнённую декларацию по форме 6-НДФЛ в ФНС.
• При допросе налоговой инспекции предоставьте пояснения и подтверждающие документы.

Важный момент: используйте актуальные реквизиты и формы, опубликованные на официальном сайте ФНС России, чтобы не получить штраф за несоответствие формата.

Заключение

Точное и своевременное отражение авансов и выплат в 6-НДФЛ снижает риски штрафов и претензий со стороны налоговой. Следуйте актуальным требованиям и проверяйте данные перед подачей декларации.