Как правильно отразить прогул в СЗВ-СТАЖ

Прогул — частая проблема в трудовых отношениях, которая порождает вопросы для бухгалтеров и кадровых специалистов. Закон выделяет чёткие критерии прогула и устанавливает особый порядок его отражения в документах и отчётах, особенно при подготовке отчёта СЗВ-СТАЖ. Рассмотрим, что считается прогулом по ТК РФ, как оформлять документы на неявку и какое влияние такие периоды оказывают на страховой стаж работника.

Что считается прогулом по тк рф

Трудовой кодекс определяет прогул как неявку сотрудника на работу без уважительной причины на весь рабочий день (смену) или более четырех часов подряд в течение смены. Это закреплено в подпункте «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Прогул — основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Важно различать виды неявки по табелю учёта рабочего времени, где используют коды:

• НН — неявка по невыясненным причинам (отсутствие до выяснения обстоятельств);
• ПР — прогул без уважительных причин (фиксируется после выяснения всех обстоятельств).

Если работник отсутствует и причина не известна — ставится «НН». После оформления документов и выяснения, что уважительных причин не было, в табеле указывают «ПР». Такой порядок помогает правильно вести учет и формировать отчетность.

Документальное оформление прогула

Каждый случай неявки на работу требует фиксации. Для этого оформляется акт об отсутствии сотрудника, который подтверждает факт отсутствия. В составлении акта участвуют не менее двух свидетелей (обычно коллеги, находившиеся на рабочем месте).

• Акт составляют в день обнаружения неявки.
• В акте указывают дату, время, место, ФИО отсутствующего, сведения о свидетелях, подробности обстоятельств.
• Акт подписывают члены комиссии и свидетели.

Следующий шаг — выяснение причин отсутствия. Кадровик или руководитель связываются с работником и фиксируют объяснения (по телефону, письменно, через мессенджер). Если сотрудник предоставляет объяснительную, ее подшивают к делу. Если не предоставляет — составляют отдельный акт об отказе. Только после этого в табеле учета ставится код «ПР» и оформляются другие документы (например, приказ о дисциплинарном взыскании или увольнении).

Влияние прогула на страховой стаж

Периоды прогула не включаются в страховой стаж сотрудника. Это значит, что такой период не увеличит будущую пенсию и не учитывается при расчёте социальных выплат. Такое правило следует из статьи 11 Федерального закона № 173-ФЗ и Методических указаний по заполнению трудовых книжек и отчёта по персонифицированному учёту.

Причина исключения проста: страховые взносы за время прогула не начисляются и не уплачиваются. Отражение прогула в отчётах обязательно, чтобы в Пенсионном фонде не произошло начисления лишнего стажа. Если неправильно заполнить отчетность и включить прогул в страховой стаж, это приведёт к ошибкам в расчёте пенсии или пособий.

Правильное оформление периодов прогула защитит компанию от претензий и снизит риск споров с госорганами.

Обзор формы СЗВ-СТАЖ: назначение и структура

СЗВ-СТАЖ — это ежегодный отчет, который работодатель подает в Пенсионный фонд России (ПФР) для подтверждения страхового стажа работников. Этот отчет важен для формирования пенсионных прав сотрудников.

Отчет обязаны сдавать все работодатели, заключающие трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера (ГПХ), если по ним начисляются страховые взносы на пенсионное страхование. Сдавать форму СЗВ-СТАЖ нужно в отношении:

• работников по трудовому договору;
• работников по ГПХ, если начисляются или уплачиваются взносы;
• совместителей.

СЗВ-СТАЖ имеет три разновидности:

• исходная — ежегодный отчет за прошедший календарный год;
• дополняющая — дополняет сведения из ранее представленных форм;
• назначение пенсии — предоставляется по запросу работника для оформления пенсии.

В форме отражаются периоды работы, отпусков, отпусков без сохранения зарплаты, временной нетрудоспособности, а также периоды, которые не входят в страховой стаж. Указывается основание — трудовой договор или ГПХ.

Как отразить прогул в СЗВ-СТАЖ в 2025 году

Правила заполнения СЗВ-СТАЖ требуют правильного отражения периодов прогула. Существуют два способа внесения данных о прогулах:

1. Исключение периода прогула из страхового стажа. В графах 6 и 7 формы указывайте точные даты начала и окончания трудовой деятельности работника, пропуская дни прогула. В графе 11 эти дни отсутствуют как периоды работы, и страховой стаж за них не начисляется.
2. Отражение отдельной записью с кодом «НЕОПЛ» (неоплачиваемый период). Введите отдельную строку для каждого периода прогула.
   • В графе 6 пишите дату начала прогула.
   • В графе 7 — дату окончания.
   • В графе 11 проставляйте код «НЕОПЛ». Это указывает ПФР, что указанный период не входит в страховой стаж по ст. 6, 173-ФЗ (Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).

В 2025 году допустимы оба варианта. Дополнительно проверьте, чтобы сведения не дублировались и не возникло путаницы с кодами табеля рабочего времени. Следите за актуальными формулировками и требованиями, опубликованными ПФР, опирайтесь на последние разъяснения.

Правильное заполнение для уволенных за прогулы

Если сотрудник уволен за прогул, это обязательно надо корректно отразить в СЗВ-СТАЖ.

• Дата окончания работы — укажите последним рабочим днем, а не датой прогула. Прогул ставьте отдельным периодом за пределами стажа.
• В Разделе 3 формы отметьте причину увольнения — по инициативе работодателя, согласно статье 81 Трудового кодекса РФ.
• Не включайте дни прогула в стаж. Отразите их отдельной строкой с кодом «НЕОПЛ» в графе 11, датами начала и окончания прогула — в графах 6 и 7.
• При оформлении СЗВ-СТАЖ, где есть факт увольнения за прогул, пересмотрите все рабочие периоды сотрудника за отчетный год, чтобы избежать ошибок в подсчете страхового стажа и подтверждении страховых прав.

Соблюдение этих правил исключит споры с ПФР и обеспечит правильные сведения для пенсионных начислений сотрудника в будущем.

Как отражать прогулы на электронных и бумажных формах

Подавать формы СЗВ-СТАЖ можно как на бумаге, так и в электронном виде. Оба варианта разрешены, но есть нюансы, которые нужно помнить кадровым работникам и бухгалтерам.

Критерии подачи и форматы

• Если в организации работает менее 25 человек, допускается сдача СЗВ-СТАЖ на бумаге или через электронные каналы.
• При численности 25 и более человек отчет необходимо направлять только в электронном виде через утвержденные каналы связи.

На практике многие компании используют:

• Портал Пенсионного фонда России (ПФР) — подача возможна после регистрации на сайте и получения УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи).
• Сервисы 1С-Отчетность, Контур.Экстерн, СБИС — популярные российские решения для электронной подготовки и отправки отчетности в ПФР и ФНС.
• Отправка через почтовую службу с описью вложения и отметкой о вручении — допустимо только при малой численности работников.

Выбирайте форму подачи с учетом штатной численности. Следите за сроками передачи, чтобы избежать штрафов и замечаний.

Особенности заполнения формы при прогулах

• В электронной форме ВСЕ параметры и коды (например, «НЕОПЛ») должны быть внесены без ошибок и пропусков — автоматическая проверка не пропустит незаполненные обязательные поля.
• На бумажной форме инструкции аналогичны требованиям электронного отчета, но используйте только утвержденные бланки и обязательно подписывайте форму руководителем.

Важно: Данные по периоду прогула должны полностью совпадать между бумажной и электронной версиями отчета. Нарушение этого правила приводит к отказу в приеме формы или штрафу.

Чего избегать: типовые ошибки при заполнении

Ошибки при отражении прогулов могут привести к штрафам, неверному расчету страхового стажа и проблемам с пенсией работников. Разберем самые частые случаи и дадим советы по их предотвращению.

• Неиспользование кода «НЕОПЛ» — если не указать этот код для периода прогула, эти дни ошибочно попадут в страховой стаж.
• Неправильно указанные даты периода работы — ошибочный период работы приведет к расхождению между формами СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
• Незаполнение граф 6, 7, 11 — обязательные разделы должны быть заполнены полностью, особенно по работникам с прогулом и уволенным за прогул.
• Неуказание сведения об увольнении — если сотрудник уволен за прогул, не забудьте установить дату увольнения в соответствующей графе формы.
• Ошибки при отражении ГПХ-договоров — важно отличать сотрудников по трудовому договору и по договору ГПХ (гражданско-правового характера). Для вторых прогул не отражают.

Рекомендации:

1. Проверяйте правильность введенных дат и кодов.
2. Сверяйте заполнение каждой формы перед отправкой с утвержденными образцами ПФР.
3. Используйте автоматизированные сервисы (например, 1С, Контур.Экстерн) — это снизит вероятность случайных ошибок.
4. Храните копии всех поданных форм для контроля и последующей корректировки при необходимости.

Расхождения между СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М: как исправлять

Часто встречается ситуация, когда количество периодов или их длительность в форме СЗВ-СТАЖ не совпадает с аналогичными показателями в форме СЗВ-М. Это приводит к вопросам со стороны ПФР и возможности штрафа.

Типичные причины расхождений

• Неправильное указание периода прогула — отсутствует запись в СЗВ-СТАЖ, но сотрудник числится в СЗВ-М.
• Сотрудник уволен за прогул, но дата увольнения не совпадает в двух формах.
• В СЗВ-СТАЖ забыли внести код «НЕОПЛ», а в СЗВ-М сотрудник отражен по всем месяцам.

Порядок исправления ошибок в 2025 году:

1. Проведите сверку между данными СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ по каждому работнику.
2. В случае наличия ошибки подготовьте отменяющую форму (если часть сведений указана ошибочно) или корректирующую форму (если нужно добавить данные).
3. Направьте исправленную версию в ПФР по установленным правилам. Срок направления — не позднее месяца, в котором обнаружена ошибка.
4. После отправки корректировочной формы дождитесь подтверждения от ПФР о приеме сведений.

Ответственность за ошибки лежит на организации. Текущая практика — штраф до 500 рублей за каждую неверную форму. При отказе в приеме отчета страховой стаж за указанный год сотрудникам не засчитывается до устранения всех разночтений.

Заключение

Правильное отражение прогулов в отчетах СЗВ-СТАЖ важно для учета страхового стажа работников и снижения риска штрафов для работодателя. Следуйте актуальным требованиям, используйте коды и сверяйте данные во всех формах.