Образец и порядок сдачи персонифицированных сведений

Персонифицированные сведения о физических лицах — это важный отчет для организаций и предпринимателей, которые выплачивают доходы сотрудникам. Со сдачей этой отчетности связано много изменений за последние годы. Чтобы избежать ошибок, важно понимать, зачем нужен этот отчет, на кого он распространяется и какие данные в нем указывать.

Что такое персонифицированные сведения о физлицах

Персонифицированные сведения — это отчет, который содержит информацию о каждом физическом лице, получающем доход от работодателя или заказчика. В отчете фиксируются данные о работниках и других получателях выплат, а также сведения о суммах начисленных и выплаченных доходов.

Раньше работодатели сдавали ежемесячную форму СЗВ-М. С 2024 года ее заменила единая форма персонифицированных сведений. Теперь эти сведения входят в состав расчета по страховым взносам (РСВ), но для декабрьских данных предусмотрен самостоятельный отчет.

Зачем нужен этот отчет:

• Контроль выполнения обязанностей по страховым взносам;
• Формирование и подтверждение пенсионных прав граждан;
• Передача данных для социального страхования и расчета пособий.

Персонифицированные сведения содержат:

• Данные работодателя;
• Персональные данные сотрудника (ФИО, ИНН, СНИЛС);
• Информацию о выплатах и начислениях;
• Страховые взносы по каждому лицу.

В чем отличие от СЗВ-М: В новых сведениях отражаются не только сам факт трудовых отношений, но и суммы выплат, облагаемых страховыми взносами. Форма отчета теперь более тесно связана с расчетом по страховым взносам (РСВ): часть сведений дублируется, но за декабрь 2024 года отчет подается отдельно.

Кому и когда нужно сдавать персонифицированные сведения за декабрь 2024 года

Сдавать этот отчет обязаны все работодатели и лица, выплачивающие доходы физическим лицам. Это правило распространяется на:

• Юридические лица — организации любой формы собственности;
• Индивидуальных предпринимателей (ИП), у которых есть наемные работники или заключены договора ГПХ (гражданско-правовые договоры);
• Крестьянские (фермерские) хозяйства (КФХ), если есть выплаты физлицам;
• Частнопрактикующих специалистов — адвокатов, нотариусов, медиаторов, арбитражных управляющих и других;
• Физических лиц, если они выступают в роли работодателей или заказчиков работ по договорам;

Самозанятые и лица, применяющие автоматизированную упрощенную систему налогообложения (АУСН), сдавать сведения не должны, если не производят выплат, по которым начисляются страховые взносы. Это закреплено в Федеральном законе от 24.07.2009 № 212-ФЗ и разъяснениях ФНС.

Исключения:

• Самозанятые, поскольку не являются работодателями;
• ИП, не имеющие наемных работников и договоров ГПХ;
• Юридические лица и физические лица без выплат физлицам.

Все остальные обязаны сдать персонифицированные сведения за декабрь 2024 года, если были выплаты или существуют трудовые или гражданско-правовые отношения.

На каких сотрудников необходимо сдавать сведения

Заполнять отчет по каждому физическому лицу нужно при:

• Заключении трудового договора;
• Оформлении гражданско-правового договора (ГПХ) — на выполнение работ или оказание услуг;
• Выплатах по договорам авторского заказа и распоряжению авторскими или смежными правами;
• Получении дохода по иным основаниям, облагаемым страховыми взносами.

Если сотрудник не работал, но числился в штате и не получал выплат, сведения на него все равно подаются, проставляется прочерк или ноль в соответствующей графе.

Особенности:

• Директор без работников — отчет обязателен, если есть выплаты себе в качестве руководителя;
• ИП и работодатель-физлицо с одним работником — сведения обязательны;
• Договора купли-продажи и другие разовые сделки не предполагают сдачу сведений, если нет страховых взносов;
• Самозанятые — отчет не подается, если выплата идет человеку на налоговом режиме «самозанятый», без начисления взносов;

Для лиц, которым доход выплачен, но с которых не удерживаются взносы (например, по отдельным видам договоров), сведения составляют в общем порядке — указывается сумма, освобожденная от обложения, с соответствующими пометками.

Основания не сдавать персонифицированные сведения за декабрь 2024 года

Прежде чем отправлять отчет за декабрь 2024 года, проверьте, есть ли основания для освобождения. Закон позволяет не сдавать отдельный отчет, если все сведения о физических лицах уже подробно отражены в расчете по страховым взносам (РСВ). Позиция ФНС России закреплена в письме от 23.02.2023 № БС-4-11/2330@. Если выплаты за декабрь попали в РСВ за 2024 год, дополнительный отчет подавать не нужно.

• Если нет выплат в пользу работников и иных физических лиц за декабрь, отчет не требуется.
• Директора без работников, если выплаты не производятся, также освобождены от сдачи отчета.
• Самозанятые (НПД), применяющие специальный налоговый режим, не обязаны сдавать такие сведения.
• АУСН (автоматизированная упрощенка) освобождает налогоплательщиков от обязанности по данному отчету.
• Письма ФНС подтверждают отсутствие ответственности за несдачу отчета в случае полного отражения сведений в РСВ.

Ответственность по ст. 126 НК РФ не применяется, если отчет не сдан на законных основаниях (уже отражено в РСВ или нет объекта обложения). Минфин РФ поддерживает этот подход в многочисленных разъяснениях.

Сроки и способы подачи отчета в январе 2025 года

За декабрь 2024 года последний день сдачи отчета — 27 января 2025 года. Дата сдвинута из-за выходных. Нарушение срока приводит к штрафу по ст. 126 НК РФ.

• Если в компании или у ИП более 10 человек, сдавайте отчет только в электронной форме.
• До 10 человек — можно подать бумажно или в электронном виде по вашему выбору.
• Организации с обособленными подразделениями сдают отчеты по месту своего нахождения, а не отделения (Письмо ФНС от 20.02.2023 № БС-4-11/2205@).

Способы подачи:

1. Через личный кабинет на сайте ФНС — бесплатно и быстро.
2. Через оператора ЭДО (электронный документооборот).
3. По почте заказным письмом с описью вложения (для организаций до 10 человек и ИП).
4. Лично в налоговую инспекцию по месту регистрации.

Для электронного формата используйте программное обеспечение, одобренное ФНС: такие сервисы, как «Контур.Экстерн», «СБИС», «Диадок».

Форма персонифицированных сведений и официальный бланк

В 2025 году отчет подается по единой утвержденной форме. Бланк утвержден приказом ФНС России от 29.09.2023 № ЕД-7-11/1004@. Код КНД для формы — 1151111.

Скачать актуальный бланк и актуальные форматы электронных файлов можно на официальном сайте ФНС России в разделе «Документы и формы/Страховые взносы». Следите, чтобы дата публикации формы соответствовала последним изменениям законодательства.

Раздел	Содержание
Титульный лист	Сведения о страхователе, отчетный период, сведения о корректировке и подписант
Раздел о сотрудниках	Персональные данные работника (ФИО, ИНН, СНИЛС), суммы выплат, базы для начисления взносов

Документ структурирован так, чтобы обеспечить точное и полное отражение информации для каждого физического лица. Обратите внимание на номер версии формы — указывайте только актуальный индекс, чтобы избежать возврата документа.

Правила и порядок заполнения отчёта

Для заполнения персонифицированных сведений о физлицах важно придерживаться требований ФНС и общих стандартов оформления документов для налоговых органов России. Это повысит корректность представления данных и снизит риск возврата или наложения штрафа.

• Используй только синие или чёрные чернила для заполнения отчёта на бумаге. Карандаш, цветные или гелевые ручки неприемлемы.
• Заполняй документ печатными буквами (или машинописным способом), исключай рукописные тексты.
• Нумеруй страницы по порядку. На каждой указывай номер в формате «Страница __ из __».
• Не допускаются исправления или зачеркивания. При обнаружении ошибки оформи новую страницу — исправления недопустимы.
• Формируй электронный отчет в разрешённых форматах: xml или pdf, если сдаешь через Личный кабинет налогоплательщика или оператора ЭДО.
• Применяй шрифты Arial или Times New Roman размером не менее 12 пунктов для электронной версии.
• В случае разделения отчёта на несколько листов, каждый лист должен содержать обновлённый список сведений с корректной нумерацией.

Совет: Перед отправкой отчёта проверь правильность ИНН, СНИЛС и фамилий сотрудников. Особенно это важно при ручном вводе — ошибка в одной цифре приведёт к возврату отчета.

Заполнение титульного листа — пошаговая инструкция

Титульный лист содержит ключевую информацию об отправителе и параметрах отчёта. Если допущена ошибка на этой странице, налоговая вернет документ без рассмотрения. Ниже приведён перечень обязательных реквизитов для корректного заполнения:

1. ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика). Перепиши номер ОГРН/ИНН из учредительных документов.
2. КПП (Код причины постановки на учет). При наличии — смотри уведомление о постановке на учет. ИП указывают только ИНН.
3. Номер корректировки. Поставь “000” для первичной подачи, “001” и далее — для корректирующих сведений.
4. Отчетный период. Укажи код «ДЕКАБРЬ».
5. Код налогового органа (ИФНС). Впиши номер инспекции, куда сдаёшь отчет.
6. Данные страхователя (работодателя). Полностью укажи наименование организации или фамилию, имя, отчество ИП.
7. Код по ОКВЭД и регистрационный номер в ФСС/ПФР (смотри выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и письма ФСС).
8. Обозначь число страниц во всём отчете.
9. Фамилия и инициалы подписанта — директора, главбуха или представителя по доверенности (с приложением доверенности). Для ИП — собственная подпись.
10. Дата подписания и личная подпись.

Важно: Проверь заполнение всех обязательных полей до подачи. Любой пропуск приводит к возврату заявления.

Как заполнить раздел сведений о сотрудниках и выплатах

В этом разделе нужно указать данные по каждому сотруднику, кому производились выплаты или начислялся доход. Обратите внимание на корректность сведений во избежание ошибок и возврата отчёта.

• ИНН работника. Перепиши с документа или проверь через сайт ФНС.
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета). Возьми только актуальный номер из Пенсионного фонда.
• ФИО полностью, как в паспорте.
• Суммы выплат и иных доходов, облагаемых и не облагаемых страховыми взносами. Для выплат, освобожденных от взносов (например, в случае социальной помощи), укажи в отдельной строке или ячейке.
• Поставь прочерк (“-”) во всех пустых графах, если выплаты сотруднику в декабре не начислялись. Не оставляй ячейки пустыми.
• Если по одной записи сотруднику заполняется несколько строк (например, разные виды доходов), правильно выстави нумерацию строчек и страниц.
• В разделе «Дата договора» укажи реквизиты договора в формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Поле	Что указывать
ИНН	12 цифр, сверить с документом
СНИЛС	11 цифр, по данным ПФР
ФИО	Точно как в паспорте
Выплаты	Общая сумма за декабрь 2024
Взносы	Суммы, облагаемые и не облагаемые
Договор	Дата заключения, вид договора

Совет: Перед подачей перечитай таблицы на наличие пропущенных значений. Не допускай ошибок в ФИО и цифрах.

Типовые ошибки и рекомендации по их предотвращению

Ошибки в отчёте могут привести к возврату документа или неначислению стажа и пенсий сотрудникам. Давай перечислим самые распространённые проблемы:

• Неправильные ИНН или СНИЛС — ошибка в одной цифре недопустима. Проверяй заранее через калькуляторы и сервисы ФНС, ПФР.
• Пропущенные или неверно заполненные строки в разделе выплат — работник может остаться без стажа на этот месяц.
• Отсутствует подпись, дата или номер корректировки.
• Заполнение в неверном формате, например — заглавными и строчными буквами одновременно, нечитаемые или размытые символы.
• Несоответствие данных о сотрудниках (ФИО, Реквизиты договора) сведениям из трудовых книжек и паспортов.

Как уменьшить риск ошибок:

1. Используй электронные формы, которые автоматически проверяют большинство полей.
2. Обращай внимание на уведомления о несоответствии, которые приходят в Личный кабинет ФНС.
3. Сверь суммы выплат с бухгалтерией. Не заполняй без проверки.
4. Для исправления ошибок подай корректирующий отчет как можно быстрее.

Штрафы за несдачу за декабрь 2024 года могут не применяться, если сведения отражены в РСВ, но лучше подать отчет для избежания споров.

Заключение

Персонифицированные сведения о физлицах требуют внимательности и грамотного заполнения. Следуй инструкции, проверяй все данные — правильность сведений важна для самой компании и работников.