Как сдавать ЕФС-1 подраздел 1.1

ЕФС-1 подраздел 1.1 — важная форма отчетности, которая отражает сведения о кадровых событиях работников. Этот отчёт обязателен для большинства работодателей и помогает государству отслеживать движение рабочей силы, а также контролировать выполнение трудового законодательства. В этой статье подробно разберём, что такое ЕФС-1 подраздел 1.1, по каким правилам его нужно подавать, какие данные включать и как избежать ошибок.

Что такое ЕФС-1 и суть и цели отчётности

ЕФС-1 подраздел 1.1 — это специальная форма, которую подают работодатели для отражения кадровых изменений работников. Её основная задача — фиксировать важные кадровые события в отношении каждого сотрудника. Данные из этого отчёта используются государственными органами для формирования сведений о трудовой деятельности, пенсионных правах, социальных гарантиях работников.

Благодаря ЕФС-1 обеспечивается прозрачность трудовых отношений и соблюдение прав сотрудников. Работодатели обязаны своевременно и корректно информировать о приёме, увольнении, переводах и прочих событиях, связанных с изменением трудового статуса.

• Для чего нужна форма — для официального подтверждения любого изменения статуса сотрудника, для учёта трудового стажа и доказательства прав на пенсию.
• Какие задачи решает — контроль прав работников, отслеживание истории занятости, предотвращение «серых» схем трудоустройства.
• Кто обязан сдавать — все работодатели:
  • Организации всех форм собственности
  • Индивидуальные предприниматели (ИП), зарегистрировавшие сотрудников
  • Бюджетные учреждения

Таким образом, ЕФС-1 — это обязательная форма для большинства компаний и предпринимателей, имеющих хотя бы одного наёмного работника.

Законодательное основание и актуальная форма на 2025 год

Порядок заполнения и сдачи формы ЕФС-1 подраздел 1.1 определяют федеральные нормативные документы. На 2025 год актуальной является форма и порядок, утверждённые приказом Социального фонда России (СФР) от 14.09.2023 № 462 (документ «Об утверждении форм, форматов, порядка заполнения и представления сведений…»). Также действуют статьи Трудового кодекса РФ и законы по персонифицированному учёту.

Важно использовать только актуальные бланки. Новая форма отличается от прежних структурой отдельных разделов для отражения разных кадровых событий и более подробной детализацией данных о трудовой деятельности. Например, введены уточнения по коду трудовой функции, видам занятости, появились новые требования по заполнению разделов для иностранных работников.

Основные отличия:

• Разделение событий по видам деятельности сотрудников
• Уточнённые коды событий и новые справочники
• Более подробная информация о квалификации и договорах
• Расширенные поля для данных иностранных граждан

Официальные разъяснения и свежие формы ищите на сайте СФР и в соответствующих разделах ведущих информационных систем (например, «КонсультантПлюс», «Гарант»). Использование устаревших бланков приводит к ошибкам и штрафам, поэтому всегда сверяйтесь с последней редакцией приказа.

Какие события отражаются в ЕФС-1 подраздел 1.1

Форма ЕФС-1 подраздел 1.1 предназначена для отражения всех значимых кадровых событий, связанных с сотрудниками. Это касается и штатных работников, и внешних совместителей, и исполнителей по гражданско-правовым договорам (ГПХ).

• Приём на работу — внесение нового сотрудника в штат. Указывайте дату и сведения по трудовому договору.
• Увольнение — любое прекращение трудовых отношений (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора и пр.). Важно указать правильный код причины согласно ТК РФ.
• Перевод на другую должность или структурное подразделение — оформляйте, если сотрудник меняет позицию или отдел, включая случаи временного перевода.
• Изменение условий трудового договора — фиксируйте каждое существенное изменение (например, смена разряда, квалификации, режима работы).
• ГПХ-соглашения — необходимо вносить сведения по исполнителям, заключившим договор подряда, оказания услуг и др.
• Смена наименования организации — отражайте изменения, если работодатель переименовался или произошла реорганизация.
• Переход сотрудника на электронную трудовую книжку (ЭТК) — фиксируйте согласие работника на переход и его отказ от бумажного документа.
• Возврат из отпуска по уходу за ребёнком или по болезни — если происходит выход в рабочий режим с изменением условий занятости.
• Изменение гражданства — важно для иностранных работников, указывайте новое гражданство, если оно было изменено.

Примеры практических ситуаций:

• Работник Иванов принят на должность бухгалтера — отражаем событие «приём».
• Сотрудника перевели из отдела маркетинга в отдел продаж — оформляем «перевод».
• В компанию принят гражданин Казахстана с видом на жительство — фиксируем событие по правилам для иностранных граждан (отдельные реквизиты для кода гражданства, разрешения на работу).
• Меняется наименование ООО, в котором работают сотрудники — в отчёте отражается «смена наименования».

Любое кадровое действие, влияющее на трудовой статус сотрудника, подлежит отражению в подразделе 1.1 формы ЕФС-1. Это позволяет СФР формировать точную историю работы каждого застрахованного лица.

Кому и по каким сотрудникам сдаётся подраздел 1.1

Работодатели должны подавать сведения по форме ЕФС-1 подраздел 1.1 о каждом сотруднике, с которым возникают определённые кадровые события. Сюда входят организации разных форм собственности, индивидуальные предприниматели (ИП) и бюджетные учреждения.

Отчитываться по форме обязаны:

• юридические лица (коммерческие организации, бюджетные учреждения);
• индивидуальные предприниматели, у которых есть сотрудники по трудовым договорам;
• физические лица, если у них заключены гражданско-правовые договоры (ГПХ) на выполнение работ или оказание услуг.

Категории работников:

1. Основное место работы — сдавайте данные по всем работникам, трудоустроенным по трудовому договору.
2. Внешние и внутренние совместители — отражайте информацию обо всех кадровых изменениях (приём, перевод, увольнение, изменение условий).
3. Исполнители по ГПХ — сдавайте сведения о заключении или прекращении договора, при этом указывайте вид деятельности и коды.
4. Дистанционные работники — отражайте кадровые события как по обычным работникам.
5. Иностранные граждане — сведения подаются независимо от статуса (резидент, нерезидент). Важно правильно указать код гражданства и все персональные данные.
6. Лица с двойным гражданством и лицами без гражданства — указывайте сведения на общих основаниях с соответствующим кодом гражданства.

Особое внимание: Малому бизнесу нужно подавать форму ЕФС-1 независимо от объёма деятельности, если есть наёмные работники. Крупные работодатели должны следить за своевременностью и полнотой данных.

Не нужно сдавать сведения: по бывшим сотрудникам, если в отчётном периоде не было новых событий (например, увольнение прошло ранее), а также по гражданам, если по ним не заключались новые договоры.

Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Титульный лист формы ЕФС-1 — это первая страница, где указываются сведения о работодателе. Заполняйте его внимательно, чтобы избежать ошибок. Ниже приведена пошаговая инструкция.

Обязательные поля для заполнения

• ИНН работодателя — введите без ошибок, проверьте соответствие с ЕГРЮЛ (единый госреестр юридических лиц).
• КПП (код причины постановки на учёт) — только для организаций, не заполняется ИП.
• ОГРН/ОГРНИП — основной госрегистрационный номер юридического лица или индивидуального предпринимателя.
• Наименование организации/ФИО ИП — согласно уставным документам или паспорту.
• Код филиала — если отчёт сдаёт обособленное подразделение, укажите его код.
• Адрес работодателя — используйте официальный юридический адрес.
• Контактные данные — телефон, адрес электронной почты.
• Отчётный месяц и год — в формате ММ.ГГГГ, например 01.2025.
• ФИО и должность руководителя/подписанта — заполняется лицом, ответственным за подачу отчёта.

Типичные ошибки и советы

• Не сокращайте названия, вводите данные строго по уставу или документам.
• ИНН, ОГРН и КПП вводите без пробелов и тире.
• Проверьте правильность адреса и контактной информации.
• Для обособленных подразделений укажите код и основную организацию.
• Сверяйте ФИО и должность подписанта с данными в приказах.

Рекомендация: используйте электронные сервисы для автоматического заполнения реквизитов, чтобы избежать механических ошибок (например, 1С-Отчётность, Контур.Экстерн, СБИС).

Поле	Как заполнять
ИНН	10 или 12 цифр без пробелов
КПП	9 цифр, только для юрлиц
ОГРН/ОГРНИП	15 цифр для юрлица, 15 — для ИП
Наименование	Полное юридическое название
Отчётный период	Месяц и год, например 01.2025
ФИО подписанта	Полностью, без сокращений

Подробная инструкция по заполнению раздела сведений о работниках

Раздел сведений о работниках включает все персональные и идентификационные данные сотрудника. Заполняйте каждый пункт чётко и аккуратно. Ошибки приводят к возврату отчёта и штрафам.

Порядок внесения данных:

1. Фамилия, имя, отчество — указывайте полностью, как в паспорте. Без сокращений, все буквы проверяйте дважды.
2. Дата рождения — формат ДД.ММ.ГГГГ.
3. СНИЛС — номер страхового свидетельства 11 цифр через тире и пробел (например, 123-456-789 00).
4. ИНН работника — если отсутствует, поле не заполняйте.
5. Код застрахованного лица — используйте значения из классификатора СФР:
   • 1 — гражданин РФ;
   • 2 — временно пребывающий иностранец;
   • 3 — постоянно проживающий иностранец;
   • 4 — лицо без гражданства и т.д.
6. Гражданство — код из списка (например, 643 — гражданин РФ, 840 — гражданин США).
7. Паспортные данные — серия и номер паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
8. Адрес регистрации — указывается только по требованию регулятора, обычно в электронном отчёте заполняется частично.

Категории граждан

• ГРФ — гражданин РФ;
• ПЖИГ — постоянно проживающие иностранные граждане;
• ВЖИГ — временно пребывающие иностранные граждане;
• и другие — сверяйте по классификатору, актуальному на год отчёта.

Особенности для иностранных граждан: Обязательно укажите код гражданства, тип и номер разрешительного документа на труд (патент, разрешение на работу, вид на жительство). Не перепутайте их с паспортными данными.

Рекомендации:

• Не используйте аббревиатуры без расшифровки.
• Сверяйте СНИЛС и паспортные данные с оригиналами.
• Перед отправкой отчёта просмотрите раздел на наличие опечаток и пропусков.

Данные	Что вносить
Ф.И.О.	По паспорту, полностью
Дата рождения	ДД.ММ.ГГГГ
СНИЛС	Формат 123-456-789 00
ИНН	При наличии
Код застрахованного лица	Согласно классификатору
Гражданство	Трёхзначный код
Паспортные данные	Серия, номер

Следуйте этим инструкциям для быстрого и грамотного заполнения раздела о работниках в форме ЕФС-1.

Как правильно заполнить таблицу событий по сотрудникам

Таблица событий является основой подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Она позволяет работодателю отразить каждое кадровое действие по работнику. Правильное заполнение этой таблицы обеспечивает корректность сведений для Социального фонда России (СФР) и снижает риск получения требований о разъяснении или штрафов.

Нумерация событий и даты

Каждое кадровое событие отражают отдельной строкой. Если по одному сотруднику в отчётном месяце было несколько событий — например, перевод и увольнение, — их указывают по порядку. Нумерация событий начинается с единицы и ведётся для каждого работника индивидуально.

• Дата события вписывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, дата приёма — 15.01.2025, дата перевода — 28.01.2025. Не допускайте ошибок в последовательности: сначала указывают события ранней датой, затем последующей.

Коды событий и как их определить

Каждое кадровое событие имеет свой буквенно-цифровой код. Коды определяются по классификатору СФР. Вот примеры:

• ПРИЕМ — для оформления нового сотрудника.
• УВОЛ — для расторжения трудового договора.
• ПЕРЕВОД — для перевода на другую должность.
• ГПХ — для заключения гражданско-правового договора (например, подряда или оказания услуг).
• СМЕНА — для изменения персональных данных или наименования организации.

Классификатор кодов кадровых событий размещён на сайте СФР — используйте актуальную редакцию. При необходимости уточняйте код через официальные рекомендации фонда.

Районы Крайнего Севера и приравненные территории

Если сотрудник работает в условиях Крайнего Севера или в тех, что приравнены, это необходимо отметить в таблице событий. Для такого работника заполняют специальное поле с кодом района, например:

• МС — местность Крайнего Севера.
• ПМС — приравненные местности.

Неиспользование этого реквизита недопустимо: для работников этих регионов действуют особые льготы и надбавки.

Детализация трудовой деятельности

В таблице есть графы для указания характера и условий работы.

1. Квалификация работника (например, инженер, бухгалтер, водитель).
2. Структурное подразделение: отдел, филиал, цех и др.
3. Коды договоров: указывается, по какому договору трудится сотрудник (трудовой или ГПХ).

Заполняйте эти поля строго согласно внутренним приказам и положению о структурных частях.

Коды трудовых функций и видов занятости

Указывайте код профессии по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ). Если у работника несколько задач, используйте основной вид деятельности, по которому оформлен договор. Примеры:

• 2423 — бухгалтеры.
• 7223 — электрики.
• 1324 — начальники цехов.

Код вида занятости определяют по тому же классификатору: основное место работы, совместительство, временная занятость и т.д. Корректное указание этих кодов влияет на учёт страхового стажа и расчёт пособий.

Ссылка на электронный классификатор: okz.srf.ru (ОКЗ).

Причины увольнения

Указывать причину и код основания обязательно. Для этого используют коды ТК РФ, например:

• ТК 77, ч.1, п.3 — по соглашению сторон.
• ТК 77, ч.1, п.5 — по инициативе работника.
• ТК 81, ч.1, п.6 — нарушение трудовой дисциплины.

Формулировка должна точно соответствовать Трудовому кодексу. Некорректное заполнение этого поля может привести к штрафам и спорам с работником.

Документы-основания события

Каждое событие подтверждается внутренним документом. Прикладывайте такие основания:

• Приказ о приёме, переводе, увольнении.
• Соглашение или ГПХ-договор.
• Справка об изменении данных или должности.

Указывайте номер и дату документа строго по оригиналу.

Заполнение дат и номеров документов

В отдельных столбцах вводят:

1. Дата документа — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
2. Номер документа — как в приказе или договоре.

Ошибки в этих графах могут быть восприняты как нарушение отчётности. Проверьте правильность заполнения до сдачи.

Корректировки событий и порядок аннулирования сведений

При ошибке в ранее сданных данных подавайте корректирующую форму. Для этого используйте символ «Х» в специальной графе — это аннулирует строку с ошибкой.

• В новой строке указывайте все сведения заново уже без ошибки.

Такая корректировка обязательна, если неверно отражена дата, тип события, данные работника, основания или коды.

Когда и в какие сроки сдавать ЕФС-1 подраздел 1.1 за январь 2025

Правильный выбор даты сдачи формы гарантирует отсутствие штрафов и требования пояснений от СФР. Срок сдачи зависит от типа кадрового события.

• Если было кадровое событие (приём, перевод, увольнение, иные изменения), форма ЕФС-1 с подразделом 1.1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего документа.
• В случае перевода, оформления дистанционной работы или работы по ГПХ — отчитайтесь в те же сроки, что и по основным событиям.

Если в январе 2025 года не было изменений по персоналу — отдельно сдавать подраздел 1.1 не требуется. Итоговый СРОК сдачи за январь приходится на первый рабочий день после совершения события либо до 25 числа следующего месяца, если требуется сводная отчётность по месяцу.

Ошибка — сдача сводной формы после 25 числа или несвоевременная сдача после кадрового события. Следите за датами подписания приказов и формированием документов в учётной системе!

Способы подачи ЕФС-1 подраздел 1.1 в 2025 году

Работодатель выбирает способ сдачи отчётности с учётом численности штата и технических возможностей.

• Организации и ИП с до 10 работников могут сдавать форму на бумаге или в электронной форме.
• Если в штате 11 и более сотрудников, отчёт подают только в электронном виде и обязательно подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП).

На что обратить внимание:

1. Обеспечьте точность заполнения всех реквизитов.
2. Проверьте срок действия КЭП до отправки отчёта.
3. Бланк размещайте на официальном бланке вашей организации — не используйте устаревшие шаблоны.

Через какие сервисы сдавать:

• Контур.Отчётность, СБИС, 1С-Отчётность — автоматизированная передача с формированием квитанции.
• Госуслуги для юридических лиц и ИП — подходит при наличии ЭЦП.
• Система СФР для бюджетных учреждений.

Проверьте совместимость вашего ПО c требованиями СФР на 2025 год. При отправке на бумаге приложите заверенную копию отчёта и подпись руководителя с печатью.

Ответственность за ошибки и просрочку при сдаче ЕФС-1

Нарушение сроков или некорректное заполнение отчёта приводит к административной ответственности.

Ошибка	Ответственность
Просрочка сдачи	Штраф до 5 000 рублей для должностного лица и до 50 000 рублей — для организации
Недостоверные сведения	Штраф до 5 000 рублей, при повторном нарушении — дисквалификация должностных лиц

Если вы обнаружили ошибку после отправки, незамедлительно подайте корректирующую форму. Это поможет избежать крупных штрафов и предотвратить блокировку расчётов с фондом. Храните все документы-основания и подтверждения сдачи отчёта не менее четырёх лет.

Заключение

Форма ЕФС-1 подраздел 1.1 — важнейший инструмент кадрового и страхового учёта. Используйте актуальную форму и соблюдайте требования отчётности, чтобы избежать ошибок и претензий от СФР.