Как сдавать отчет по персонифицированным сведениям

С 2023 года сдача отчета о персонифицированных сведениях о физических лицах стала обязательной для всех работодателей по новым правилам. Этот отчет позволяет контролировать начисления и выплаты, а также фиксирует сведения о трудовой деятельности каждого работника. Важно знать, кто обязан сдавать отчетность, что включается в отчет, и когда именно это нужно делать. Расскажем обо всех изменениях и актуальных требованиях для отчетного периода за сентябрь 2024 года.

Кто обязан сдавать отчет о персонифицированных сведениях о физических лицах

С 2023 года изменился состав лиц, на которых распространяется обязанность сдавать отчет. Теперь отчеты подают:

• Юридические лица — все организации независимости от организационно-правовой формы (ООО, АО и другие).
• Индивидуальные предприниматели (ИП) — обязаны подавать отчет даже без работников, если на них оформлены соответствующие договоры.
• Частнопрактикующие специалисты — нотариусы, адвокаты, арбитражные управляющие, медиаторы, оценщики и другие специалисты, имеющие лицензии и работу на себя.
• Физические лица-работодатели — граждане, заключившие трудовые или гражданско-правовые договоры с физлицами.

Отчетность сдается по каждому человеку, с которым есть действующий договор. Не имеет значения, произведены ли по нему выплаты. Если договор продолжает действовать (например, сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты), подайте отчет. Исключение — только полностью завершившиеся договоры с отсутствием обязательств по выплатам.

Какие договоры и выплаты попадают под обязательную отчетность

Сдавать отчет нужно по разным видам договоров:

• Трудовые договора — на постоянной, временной или сезонной основе.
• Гражданско-правовые договора (ГПХ) — на оказание услуг, выполнение работ.
• Авторские договора — связанные с созданием или использованием произведений, изобретений.
• Договора об отчуждении исключительных прав — продажа прав на объекты интеллектуальной собственности.
• Лицензионные договора — передача права использования результатов интеллектуальной деятельности.

К выплатам относят:

• Заработная плата (включая все доплаты, премии, надбавки, компенсации).
• Вознаграждения по ГПХ и авторским договорам.
• Прочие платежи, которые по закону облагаются страховыми взносами.

Важный момент: если договор формально действует, но выплаты не производились (например, работник находился в длительном отпуске без оплаты), отметьте нулевые значения, но сведения в отчете все равно должны быть.

Порядок и сроки сдачи персонифицированных сведений за сентябрь 2024 года

Отчет за сентябрь 2024 года необходимо сдать не позднее 25 октября 2024 года. Если эта дата выпадает на выходной, перенесите срок сдачи на следующий рабочий день.

Сроки пересмотру не подлежат и строго контролируются налоговыми органами. За опоздание предусмотрена административная ответственность.

• Планируйте подготовку заранее — не ждите последних дней.
• Проверьте наличие всех подтверждающих документов и сведений по каждому сотруднику.
• Используйте программы для проверки формы и содержания отчета до его отправки.

Для эффективной подготовки составьте чек-лист действий — сбор исходных данных, заполнение отчетных форм, сверка реквизитов, формирование финального файла, отправка в установленный срок.

Форматы предоставления отчета: бумажный и электронный

С 2023 года действует единый порядок предоставления персонифицированных сведений о физических лицах. Сдавать отчет можно как на бумаге, так и в электронном виде, но только при соблюдении определенных условий.

Когда можно сдавать отчет на бумаге

• Разрешено, если в исчисляемом периоде указано не более 10 застрахованных лиц (включая всех, кому начисляются выплаты по указанным договорам).
• Бумажный вариант сдается лично, через представителя или почтой (ценным письмом с описью вложения).

Когда электронная форма обязательна

• Обязательно, если у работодателя 11 и более застрахованных лиц, вне зависимости от вида договора.
• Подача возможна только с использованием усиленной электронной подписи через специализированные программы или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Выбор способа сдачи отчета

• Рекомендация: даже с малым количеством сотрудников лучше использовать электронную форму для ускорения обработки сведений и уменьшения риска возврата отчета из-за ошибок оформления.
• При увеличении штата в течение года, переход на электронную форму обязателен с месяца, в котором количество застрахованных лиц стало 11 и более.

Рекомендуемые программы и сервисы

• 1С-Бухгалтерия — подготовка, проверка и отправка отчетности онлайн;
• Контур.Экстерн — сервис для подачи отчетов с ЭЦП через интернет;
• СБИС — система для сдачи отчетности и обмена документами;
• Личный кабинет налогоплательщика ЮЛ или ИП на сайте ФНС;
• КриптоПро — для наложения электронной подписи.

Выбирайте сервис по доступности, стоимости и интеграции с вашей бухгалтерской программой.

Куда сдавать отчет: определение получателя

Отправлять сведения необходимо в свою налоговую инспекцию (ИФНС) по месту регистрации или жительства. Адрес и коды можно узнать через сервис на сайте nalog.ru.

Для юридических лиц (ООО, АО)

• Подавайте отчет в ИФНС по месту государственной регистрации юридического лица.

Для индивидуальных предпринимателей (ИП)

• Подавайте отчет в ИФНС по адресу регистрации или адресу ведения деятельности (для ИП без адреса регистрации по месту деятельности).

Для физических лиц-работодателей

• Подача в ИФНС по месту жительства (и постоянной регистрации).

Организации с обособленными подразделениями

• Важный нюанс: если у компании есть обособленные подразделения (филиалы, представительства), которые проводят выплаты сотрудникам, отчет подается в ИФНС каждого подразделения отдельно — по месту его учета.

Проверка правильности выбора ИФНС

• Используйте сервис «Адрес и платежные реквизиты вашей инспекции» на сайте ФНС для уточнения принадлежности к налоговой инспекции по вашему адресу.

Структура отчета о персонифицированных сведениях о физических лицах

Утвержденная форма отчета разработана приказом ФНС России №ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022 (редакция действует на 2025 год). Документ состоит из нескольких обязательных разделов.

Раздел отчета	Содержание
Титульный лист	Реквизиты организации или ИП, сведения о периоде, код ИФНС, контактная информация
Раздел 1 (персонифицированные сведения)	Данные по каждому застрахованному лицу: ФИО, ИНН, СНИЛС, суммы выплат, коды договоров, основания для отражения информации
Дополнительные листы (если необходимо)	Используются при большом количестве сотрудников или особенностях выплат

Основа юридической силы — соблюдать утвержденную форму и порядок. Несоблюдение приведет к возврату отчета или наложению штрафа. Убедитесь, что используете актуальный бланк формы и верные коды по последней редакции приказа.

Проверяйте комплектность отчета и наличие всех обязательных подписей. Подписывать бумажный отчет должен руководитель или ИП, с указанием своей должности либо статуса.

Правила заполнения титульного листа

Титульный лист — база для идентификации отчета и отправителя. Все данные на титульном листе должны быть заполнены корректно и разборчиво. Ошибки здесь приводят к возврату отчета.

Какие реквизиты и коды указывать

• ИНН — индивидуальный номер налогоплательщика. Для ООО и АО — организации, для ИП — личный.
• КПП — код причины постановки на учёт. ООО, АО и филиалы заполняют обязательно.
• Номер корректировки — если отчет подается впервые за месяц, укажите «000». Исправленный отчет — «001», «002» и далее.
• Отчётный период — код месяца и года, например «09.2024» для сентября 2024 года.
• Код налоговой инспекции (Код ИФНС) — четырехзначный.
• Код по месту подачи — определяет статус плательщика: «120» для головной организации, «214» — для обособленных подразделений, «720» — для ИП.
• Наименование организации/ФИО предпринимателя.
• ОГРН/ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер юрлица/ИП.
• Контактные данные — адрес, телефон, e-mail.

Особенности для разных субъектов

• ООО, АО: Заполняют все поля, включая КПП, ОГРН и адрес регистрации. Филиалы указывают данные обособленного подразделения, код места подачи «214».
• ИП: Не указывают КПП. В поле «наименование» — полное ФИО. Код места подачи — «720», ОГРНИП обязателен.
• Частнопрактикующие специалисты, физлица-работодатели: ФИО в наименовании. ОГРНИП — если есть регистрация в качестве ИП, в противном случае — прочерк.

Важный момент: Будьте внимательны при указании числовых и кодовых значений. Ошибка в ИНН, КПП, кодах или ОГРН/ОГРНИП считается критической и приведет к отклонению формы ФНС.

Заполнение сведений по каждому физическому лицу

Данные по каждому человеку, с которым заключен договор, вносятся на отдельные строки раздела отчета. Нельзя пропускать ни одного сотрудника или подрядчика, работавшего или имевшего начисления, даже если в отчетном месяце выплат не было.

1. ИНН — если известен. Если нет, укажите прочерк.
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) — обязателен для всех.
3. Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте, заглавными буквами.
4. Сумма выплат — сумма начисленных за месяц выплат, в рублях и копейках.
5. Тип договора — указывается код: трудовой, ГПХ (гражданско-правовой характер), авторский и другие.
6. Период работы — указывается с какой по какую дату действует договор или трудовые отношения.
7. Признак сотрудника — основной, совместитель и другие случаи.

Нюансы:

• Если выплаты отсутствуют, но договор в силе — обязательно заполните строку, укажите выплату «0.00» руб.
• Учредители-директора без зарплаты отражаются как сотрудники без выплат.
• Внешние и внутренние совместители отражаются отдельными строками по каждому договору.
• Сотрудники в отпусках без содержания включаются с «0.00» руб. выплат.

Ошибки в данных физлица (ФИО, СНИЛС) — частая причина возврата отчетности. Сверьте сведения с паспортом и пенсионным страховым свидетельством.

Основные требования к оформлению отчета

Правильное оформление отчета снижает риск возврата и штрафов. Следуйте нормам ФНС.

• Рукописный вариант: только черными или синими чернилами, корректный разборчивый почерк, печатные заглавные буквы.
• Печатная форма: шрифт Times New Roman, Courier New или Arial (размер 14).
• Пустые поля: ставьте прочерк или «0», если данные отсутствуют.
• Исправления: не допускаются. Если ошибка — заполните новый отчет и отметьте его номером корректировки.
• Графы: не объединяйте. Ставьте одну букву, цифру или символ в каждой клетке.
• Электронный отчет: используйте только форматы, утвержденные ФНС, с квалифицированной электронной подписью.

Требование	Описание
Печать	Заглавные буквы, аккуратно
Пустые графы	Прочерки или «0»
Исправления	Только новая версия с номером корректировки
Электронная подпись	Обязательно при отправке через интернет

Соблюдайте эти правила и проверяйте готовую форму перед сдачей.

Ответственность за ошибки и просрочку сдачи отчета

За нарушения установлены штрафы и другие меры ответственности. Суммы штрафов зависят от вида нарушения.

• Просрочка сдачи — 500 рублей за каждый отчет (ст. 126.1 НК РФ).
• Недостоверные сведения — 500 рублей за каждое застрахованное лицо (если нет угрозы потери права на пенсию).
• Повреждение бумажного отчета (нечитабельная форма, исправления) — 200 рублей за документ (ст. 119.1 НК РФ).
• Отсутствие сведений по сотруднику — 500 рублей за каждого, по которому не сдан отчет.
• Системные ошибки и повторные нарушения — штрафы по ст. 15.6 КоАП РФ, ст. 126 НК РФ, а также административная ответственность.

Частые ошибки:

1. Пропущены сотрудники или лица по договорам ГПХ.
2. Ошибки в ИНН, СНИЛС, ФИО.
3. Неверный период или сумма выплат.
4. Отсутствуют корректирующие отчеты при найденных ошибках.

Избегайте штрафов — тщательно проверьте данные и соблюдайте сроки. Отчитывайтесь только в утвержденной форме и используйте достоверную информацию.

Заключение

Сдача отчета по персонифицированным сведениям требует особенно точного и комплексного подхода к заполнению данных. Следуйте установленным правилам, чтобы избежать штрафов и обеспечить корректное выполнение своих обязанностей.