Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ в 2025 году

Форма 6-НДФЛ — обязательный отчет для всех налоговых агентов, которые выплачивают доходы физическим лицам. Каждый год ФНС утверждает новые требования, обновляет структуру и порядок заполнения этой формы. Важно использовать правильный бланк и соблюдать все нюансы при заполнении, чтобы избежать штрафов и дополнительных вопросов со стороны налоговой. Разберем, какая форма применятся в 2025 году, что изменилось, а также основные правила и ошибки, которые встречаются чаще всего.

Актуальная форма 6-НДФЛ в 2025 году: что изменилось

В 2025 году вступила в силу обновленная редакция формы 6-НДФЛ. Новая форма утверждена приказом ФНС России и размещена на их официальном сайте. Использовать нужно только последнюю утвержденную версию – для периодов с 2025 года старые формы не принимают.

Главные изменения в форме 6-НДФЛ на 2025 год:

• Уточнены правила заполнения для отражения доходов, облагаемых по разным ставкам.
• Введены дополнительные контрольные точки для сверки с формой 2-НДФЛ.
• Добавлены новые реквизиты по источнику дохода и видам доходов.
• Изменены требования к детализации строк с налоговыми вычетами.

Обратите внимание, что все показатели указываются нарастающим итогом с начала года. Форма содержит основные и дополнительные разделы, соответствующие различным ставкам НДФЛ. Требования к заполнению строго регламентированы ФНС России — если вставить неправильные реквизиты или нарушить структуру, отчет не примут.

Общие правила заполнения первого раздела 6-НДФЛ

Первый раздел 6-НДФЛ — суммарный. Здесь отражаются суммы доходов, налоговых вычетов и сумм налога, исчисленных и удержанных за отчетный период. Данные заполняют нарастающим итогом с января по последний отчетный месяц. Основная цель раздела — показать общие итоги по организации за год или квартал.

Строки первого раздела и их назначение

В разделе 1 формы 6-НДФЛ предусмотрены следующие строки:

• Строка 010 — ставка НДФЛ, по которой отражаются доходы (13%, 15%, 35% и другие, подробнее в следующем разделе).
• Строка 020 — сумма начисленного дохода нарастающим итогом.
• Строка 025 — сумма начисленного дохода, не подлежащая налогообложению (например, пособия, матпомощь до 4000 рублей в год и др.).
• Строка 030 — сумма налоговых вычетов, предоставленных налогоплательщикам (стандартные, имущественные, социальные).
• Строка 040 — сумма исчисленного налога на доходы физических лиц за период (нарастающим итогом).
• Строка 045 — сумма фиксированных авансовых платежей по иностранцам (при необходимости).
• Строка 050 — сумма удержанного налога за отчетный период.
• Строка 060 — сумма налога, не удержанного у налогоплательщика (указывается отдельно, если была такая ситуация).
• Строка 070 — сумма налога, возвращенного физическим лицам.

Все суммы указывают в целых рублях. Показатели — итоговые за весь период, а не только за месяц или квартал. Если данные по каким-то строкам отсутствуют, в них ставят прочерк. Важно не путать строки по исчисленному и удержанному налогу, чтобы избежать ошибок при сверке с формой 2-НДФЛ.

Ставки НДФЛ и особенности учета разных доходов

В России для разных видов дохода действуют разные ставки НДФЛ. В форме 6-НДФЛ используют отдельный раздел для каждой применяемой ставки.

• 13% — основная ставка для зарплаты, премий, отпускных и иных доходов обычных резидентов.
• 15% — применяется с суммы годового дохода, превышающего установленный лимит (например, доходы сверх 5 миллионов рублей в год у физических лиц-резидентов).
• 30% — используется для нерезидентов (исключая ряд случаев, когда применяется пониженная ставка).
• 35% — применяется по отдельным видам доходов: выигрыши в лотереях, доходы по банковским вкладам сверх необлагаемого лимита, суммы экономии на процентах по займам.

Если в отчетном периоде у одного сотрудника разные виды дохода или работал нерезидент, каждую ставку заполняют отдельным разделом 1. Для зарплаты — свой раздел, для выигрышей — другой, для нерезидентов — еще один.

Пример: за год сотрудник получил и зарплату по ставке 13%, и дивиденды по ставке 15%. В этом случае в форме 6-НДФЛ будет два заполненных раздела 1 — для каждой ставки и вида дохода отдельно.

Важно помнить, что ошибки в ставках приводят к несоответствию с 2-НДФЛ и запросам от ФНС. При заполнении формы проверяйте актуальные ставки по каждому виду дохода и статусу работника.

Правила округления сумм при заполнении 6-НДФЛ

При заполнении расчета 6-НДФЛ суммы дохода и налога указываются в целых рублях. Используйте арифметическое правило округления. Если сумма после запятой составляет 50 копеек и больше, увеличьте сумму на 1 рубль. Если меньше 50 копеек — отбрасывайте.

• Сумма 538,49 руб. — показывайте как 538 руб.
• Сумма 538,50 руб. — показывайте как 539 руб.
• Сумма 538,99 руб. — показывайте как 539 руб.

Допустимое отклонение: по каждому сотруднику в расчете допускается расхождение до 1 рубля в случае, если налог рассчитан с нескольких выплат в месяц разными датами.

Не округляйте доход и налог в выписках по зарплате и расчетных документах. Для самой формы 6-НДФЛ оставляйте только целую часть. Ошибки округления приводят к неточностям в отчете и вопросам от налоговой инспекции.

Проверьте итоговую сумму после всех вычислений, чтобы не допустить ошибок в итоговых строках.

Подробная инструкция по заполнению строки 040

Строка 040 первого раздела формы 6-НДФЛ отражает сумму исчисленного налога на доходы физических лиц (НДФЛ) нарастающим итогом с начала года по всем сотрудникам.

Алгоритм расчета

1. Возьмите общую сумму начисленного дохода сотрудникам за отчетный период.
2. Определите, на какие ставки НДФЛ облагается этот доход (только доходы, облагаемые по одной ставке — данные для этой строки).
3. Посчитайте сумму стандартных, детских, имущественных и других вычетов, если они есть.
4. Вычтите из суммы дохода сумму всех предоставленных вычетов.
5. Используйте формулу:
   
   Сумма в строке 040 = (Общая сумма начисленного дохода – Предоставленные вычеты) × Ставка НДФЛ
   
6. Результат округлите до целого рубля по правилам, описанным выше.

Пояснение: В строке 040 всегда отражается сумма исчисленного налога (то есть та, которую нужно удержать с доходов), включая ту часть, которая еще не удержана или не перечислена. Данные нарастающим итогом означают, что к значению за прошлые периоды прибавляете текущий расчет.

Пример

Сотруднику начислена зарплата за январь — 80 000 руб., стандартный вычет — 1 400 руб., ставка НДФЛ — 13%.
Расчет: (80 000 – 1 400) × 13% = 10 238 руб.
Округляем: 10 238 руб. (нет копеек, округление не требуется).

Если есть премия, новый расчет добавляется к прошлому итогу. В феврале начислено еще 20 000 руб., вычет тот же, ставка 13%.
Февраль: (20 000 – 1 400) × 13% = 2 418 руб.
Итог нарастающим: 10 238 + 2 418 = 12 656 руб.

Влияние вычетов на расчеты по строке 040

Вычеты уменьшают налоговую базу по НДФЛ в строке 040. Учитывайте вид дохода и вид вычета для правильного расчета.

Виды вычетов

• Стандартные — предоставляются, например, родителям детей до 18 лет (1 400 или 3 000 руб. на ребенка, 12 000 руб. для опекунов).
• Детские — входят в стандартные, предоставляются родителям, опекунам, попечителям.
• Имущественные — при покупке жилья, земли, уплате процентов по ипотеке.
• Социальные — расходы на лечение, обучение, благотворительность.
• Профессиональные — для ИП, нотариусов, адвокатов и прочих лиц со спецстатусом.

Как учитывать вычеты

1. Проверьте заявление сотрудника и документы для вычетов.
2. Вычет учитывается в месяц предоставления, не более лимита.
3. Выданную сумму вычета вычтите из облагаемого дохода перед расчетом налога.
4. Результат включайте в строку 040.

Пример расчетов

Категория работника	Доход, руб.	Вычет, руб.	Ставка НДФЛ	Исчисленный налог, руб.
Без детей	50 000	0	13%	6 500
1 ребенок	50 000	1 400	13%	6 338
2 детей	50 000	2 800	13%	6 174
С инвалидностью	50 000	3 000	13%	6 110
Имущественный вычет	70 000	7 000	13%	8 190

Важное правило: сумма исчисленного налога в строке 040 всегда уменьшается на вычеты, если они были предоставлены и подтверждены. Указывайте только подтвержденные налоговые вычеты.

Типичные ошибки при заполнении строки 040 и их последствия

Правильное заполнение строки 040 формы 6-НДФЛ важно для избежания проблем с налоговыми органами. Допущенные ошибки могут привести к искажению данных о доходах сотрудников и суммах удержанного налога. Ниже рассмотрим основные типы ошибок и их последствия.

• Неправильное округление суммы налога. Если суммы налога округлены неверно, показатели 6-НДФЛ расходятся с 2-НДФЛ. Это вызывает дополнительные запросы налоговой службы и риски начисления штрафов.
• Игнорирование предоставленных вычетов. Если не учесть стандартные, имущественные или другие вычеты, сумма налога окажется завышенной, а сотрудник пострадает финансово.
• Ошибочное указание ставок НДФЛ. При применении неправильной ставки налог может быть рассчитан неправильно, из-за чего отчёт придется корректировать, а также пояснять разницу инспекторам.
• Неполное отражение доходов. Если часть доходов не включается в расчет, отчёт будет недостоверен. Налоговая может затребовать пояснения и доначислить налог.
• Отражение фактически удержанного налога вместо рассчитанного. В строке 040 указывается налог, исчисленный к удержанию, а не сумма фактических перечислений. Перепутанные значения вызывают несоответствие показателей по другим строкам и формам отчётности.

Основные последствия ошибок: несоответствия с формой 2-НДФЛ, искажения сумм в бухгалтерском учёте, претензии со стороны инспекторов, штрафы и риск налоговой проверки.

Соотнесение данных строки 040 и других строк 6-НДФЛ

Связь между строками 040 и 070 в форме 6-НДФЛ важна для корректной отчётности. Строка 040 показывает сумму налога, исчисленную нарастающим итогом с начала года, а строка 070 — сумму удержанного налога за тот же период. Различие сумм чаще всего вызвано тем, что даты начисления и удержания налога разнятся, особенно если зарплата за декабрь выплачивается в январе.

Когда показатели совпадают, а когда нет

• Суммы совпадают, если налоги по всем доходам удержаны в пределах отчетного периода.
• Суммы различаются, если часть налога начислена, но удержана в следующем месяце (например, за декабрь — в январе).
• При авансовых платежах или доходах, облагаемых по разным датам, данные тоже расходятся.

Совет: Всегда проверяйте, что сумма по строке 040 за год не меньше, чем по строке 070. Если разница есть — убедитесь, что это вызвано разными датами выплаты дохода или удержания налога, а не ошибкой.

Контрольные соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Бухгалтер обязан сверять 6-НДФЛ и 2-НДФЛ перед сдачей отчетности. Так контролируют полноту и правильность расчета налога. Важно понимать, что:

• В 2-НДФЛ отражают только фактические доходы и удержания за год по каждому сотруднику.
• В 6-НДФЛ показывают данные по всем сотрудникам суммарно и нарастающим итогом за каждый период.

Проверьте, что итоговая сумма налога, удержанного по всем получателям 2-НДФЛ, не превышает и не меньше показателей 6-НДФЛ по строкам 040 и 070. Расхождения часто возникают из-за ошибок округления или забытых вычетов.

Как сверять и исправлять расхождения

1. Сравните суммы дохода и налога по итогам года по обеим формам.
2. Проверьте, учтены ли все вычеты и правильны ли ставки.
3. Если нашли разницу — пересчитайте суммы и подайте корректирующий отчет.
4. Проводите такие сверки перед каждой сдачей отчетности, особенно в конце года.

Внимание: Контрольные соотношения официально публикует ФНС. Их можно найти на сайте налоговой службы России.

Практические примеры заполнения строки 040

Ниже приведены примеры расчета строки 040 для разных видов доходов и категорий сотрудников. Используйте таблицу для быстрой сверки расчетов.

Категория	Вид дохода	Сумма дохода (руб.)	Вычеты (руб.)	Ставка НДФЛ (%)	Налог к удержанию (руб.)	Пояснение
Сотрудник без детей	Зарплата	50 000	0	13	6 500	Вычеты не применяются
Сотрудник с детьми	Зарплата	50 000	1 400	13	6 326	Стандартный детский вычет на 1 ребенка
Директор с инвалидностью	Зарплата	100 000	500	13	12 935	Стандартный вычет для инвалидов
Аналитик	Дивиденды	30 000	0	13	3 900	Ставка по дивидендам — 13%
Победитель лотереи	Выигрыш	1 000 000	0	35	350 000	Ставка по выигрышу — 35%

Формула расчета: (Сумма дохода – сумма вычетов) × ставка НДФЛ / 100. Полученное значение округляется до полных рублей.

• Для зарплаты с вычетами: (50 000 – 1 400) × 13% = 6 326 руб.
• Для выигрыша: 1 000 000 × 35% = 350 000 руб.

Совет: Проверяйте разные ставки, если по сотрудникам в отчете применяются различные режимы налогообложения.

Заключение

Заполнение строки 040 требует внимательности, знание правил расчета и сверки с другими формами. Применяйте актуальные ставки и не забывайте про вычеты, чтобы отчетность была правильной.