Как исправить ошибку в 6-НДФЛ и подать корректировочную декларацию

Корректировка 6-НДФЛ — обязанность бухгалтера при выявлении ошибок в уже сданной отчетности по налогу на доходы физических лиц. Нарушение сроков и порядка сдачи корректирующей декларации может привести к штрафам и другим последствиям. В этой статье разберем, когда нужно подавать уточняющую форму 6-НДФЛ, отличительные признаки ошибок, требования к бланку на 2025 год и детали исправления по типовым случаям.

Общие причины корректировки 6-НДФЛ

Корректирующая декларация 6-НДФЛ требуется, если в ранее поданных данных были обнаружены ошибки, влияющие на сумму налога, отражённые доходы или иные обязательные реквизиты.

• Изменения в начисленных доходах за отчётный период: если были пропущены, задвоены или некорректно отражены выплаты сотрудникам.
• Ошибки в реквизитах — КПП (код причины постановки на учет), ОКТМО (общероссийский классификатор территорий муниципальных образований), ИНН работников, КБК (код бюджетной классификации).
• Нарушение сроков уплаты НДФЛ: исправление даты фактической выплаты или отражение некорректной суммы удержанного налога.
• Арифметические ошибки в расчетах налога или сумме предоставленных вычетов.

Ответственность и штрафы предусмотрены Налоговым кодексом РФ. Если ошибка привела к занижению суммы НДФЛ или задержке платежа — начисляются пени и штрафы, вплоть до 20% от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ). За несвоевременную сдачу корректирующей 6-НДФЛ — штраф 1 000 рублей (ст. 126.1 НК РФ).

Виды ошибок и варианты исправления

Ошибки в 6-НДФЛ можно условно поделить на несколько основных групп. Для каждой группы предусмотрены свои особенности корректировки:

Арифметические ошибки

Сюда относятся неверные вычисления сумм дохода, налога, вычетов. Исправь расчеты в нужных строках и отправь корректирующую декларацию за соответствующий период. Всегда проверь итоговые значения, чтобы контрольные соотношения были выполнены.

Технические ошибки

К подобным ошибкам относят опечатки, неверные коды по справочникам, ошибки в датах. Заменяй ошибочный реквизит на правильный, не забывай про раздел «Причина корректировки».

Неверные реквизиты

• КПП: указывай актуальный, иначе налог не будет зачислен.
• ОКТМО: исправь, если ошибочно выбран другой муниципалитет.

Если ошибся в этих строках — подготовь корректирующую декларацию с правильными данными.

Неправильные суммы доходов, налога или вычетов

Неверные суммы приводят к некорректному расчету налоговых обязательств, ошибкам в удержаниях. Исправь суммы в соответствующих строках отчётности. Если ошибка затрагивает только отдельные начисления, скорректируй лишь их, не меняй unaffected блоки данных.

Во всех случаях корректировку отправляй через электронный канал или на бумаге (при численности до 10 сотрудников). Не забудь проставить номер корректировки — «1» для первой уточняющей, далее по порядку.

Актуальная форма 6-НДФЛ для корректировки в 2025 году

Форма 6-НДФЛ, действующая для корректировок в 2025 году, утверждена приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/876@. Все корректирующие декларации должны подаваться на этом бланке вне зависимости от отчетного периода, в котором выявили ошибку.

ФНС регулярно публикует разъяснения по заполнению (Письмо ФНС России от 02.11.2023 № БС-4-11/14534@), где отдельно отмечают обязательность новой формы даже для корректировок по старым периодам.

• Заполняй только актуальные разделы по состоянию на 2025 год.
• Для электронного формата используй сервисы «1С:Бухгалтерия», «СБИС», «Контур» и другие отечественные системы. Для бумажных вариантов берется утвержденный бланк без изменений.

Перед сдачей проверь актуальность справочников КБК, ОКТМО, КПП — они обновляются ежегодно. Используй только свежие версии программных средств для формирования 6-НДФЛ.

Нюансы корректировки по основным основаниям

В случае ошибок в расчете, выплатах или реквизитах требуется точная корректировка отдельных разделов и строк декларации 6-НДФЛ. Вот инструкции по исправлению наиболее частых оснований для подачи корректирующей формы.

Исправление выплат отпускных

Если была допущена ошибка в отражении отпускных выплат:

• Заполни корректирующий расчет, указав номер корректировки.
• В разделе 1 измени строки, связанные с суммами дохода и удержанного налога.
• В разделе 2 перепроверь дату и сумму выплаты отпускных, а также срок перечисления налога.
• Во всех строках укажи верные показатели по датам и суммам.
• В поле “Примечания” кратко объясни суть исправления (например: “исправление недоотраженной суммы отпускных за март 2024”).

Исправление материальной выгоды и налога с нее

Ошибки нередко возникают при расчете и удержании НДФЛ (налога на доходы физических лиц) с материальной выгоды (например, по займам сотрудников):

• Укажи новую сумму дохода и пересчитай налог в разделе 1.
• Скорректируй строки, связанные с датой получения дохода и удержанием налога в разделе 2.
• В примечании отрази причину изменения (“неверно учтена сумма материальной выгоды при займе работника”).

Обнуление и внесение исправлений по КПП и ОКТМО

Если КПП (код причины постановки на учет) или ОКТМО (общероссийский классификатор территорий муниципальных образований) были ошибочными:

• Подай “нулевую” корректирующую отчетность с ошибочными реквизитами, все разделы в ней обнули.
• Почти сразу сдай новый корректный расчет с правильными реквизитами и корректными данными.
• В примечании сделай ссылку на исправление КПП/ОКТМО (“обнуление ошибочной отчетности по неверному КПП, подача с верным кодом”).

Исправления по ошибкам в суммах НДФЛ или дохода

Если суммы налога, дохода или вычетов указали с ошибкой:

• В разделе 1 скорректируй строки по доходам, вычетам и сумме удержанного налога.
• В разделе 2 исправь суммы и даты фактических выплат и перечисления налогов.
• Обязательно проверь, совпадают ли рассчитанные и фактически перечисленные суммы налога.
• В примечании пропиши причину изменения (“ошибка в начислении НДФЛ за апрель 2024 года”).

Корректировка справок о доходах и налогах к 6-НДФЛ

Корректировка годовых справок (Приложение 1 к форме 6-НДФЛ) возможна не по всем ошибкам. Действуй так:

• Исправляй только справки с ошибочными данными. Подавать повторно все справки не требуется.
• Если надо аннулировать справку, заполни ее с признаком “2” — признак аннулирования.
• Для корректировки — вкажи корректирующий признак “1”, проставь верные данные по физлицу.
• Перепроверь сведения — паспортные данные, ИНН, суммы дохода, налога, вычетов, даты получения дохода.
• Не забывай подписывать корректирующую форму актуальной электронной подписью либо подавай бумажную декларацию с пояснениями.

Внимание: Повторная подача полного комплекта справок или массовое “обнуление” без оснований недопустимы.

Особые случаи, когда корректировка не нужна

Бывают ситуации, когда ошибка не влияет на налоговую базу, суммы налога и обязанности налогового агента. Перечислим основные из них:

• Поздняя подача работником документов для вычета — корректировать 6-НДФЛ не обязательно, вычет предоставь только в следующем периоде.
• Изменение налогового статуса физлица задним числом — если доходы и налоги не изменились, корректировка не требуется.
• Изменения персональных данных сотрудника (например, паспортных данных), не влияющие на расчеты налогов — исправления необязательны.
• Ошибки в необязательных полях справки (место рождения, телефон и т.п.) не обязывают подачу новой формы.

Если ты сомневаешься, нужна ли корректировка — обратись к ст. 81 НК РФ и вложи письменные пояснения по требованию ИФНС.

Подробная инструкция по заполнению корректирующей декларации

Корректирующая декларация 6-НДФЛ подается по форме, действующей на момент представления. В уточненной декларации бухгалтер исправляет конкретные ошибки, не переписывая все разделы заново, если данные порядка не затронуты. Вот подробная структура заполнения уточненной формы 6-НДФЛ с примерами по шагам.

Общие правила внесения изменений

• Используй действующую форму 6-НДФЛ с отметкой «Корректирующая» в верхней части первой страницы.
• Номер корректировки увеличивай последовательно (первая уточнённая — 1, вторая — 2 и так далее).
• Вписывай только те сведения, где была допущена ошибка.
• Не вписывай ложные или несуществующие данные — заполняй только фактические суммы.

Пошаговая инструкция на примере исправления пропуска выплаты компенсации

1. Определи раздел, где допущена ошибка. Для компенсаций это обычно Раздел 1 и приложение 1.
2. Укажи корректные суммы выплат работнику, начисленный и удержанный НДФЛ.
3. В разделе с ошибочными данными исправь соответствующие строки:
   • Строка «Сумма фактически удержанного налога» — скорректируй с учетом внесенной выплаты.
   • Строка по дате фактической выплаты — впиши исправленную дату или сумму.
4. В поле «Причина подачи» определи причину корректировки — например, «Исправление ошибки по компенсации за неиспользованный отпуск».
5. Проверь итоговые значения — они должны соответствовать расчетам с учетом корректировки.

Пример корректировки (таблица по основным строкам)

Строка	Было	Стало	Комментарий
Сумма начисленного дохода	200 000	220 000	Добавлены 20 000 за компенсацию
Сумма удержанного НДФЛ	26 000	28 600	Расчет с учетом новых данных
Дата фактической выплаты	20.03.2025	20.03.2025	Без изменений
Другие строки	—	—	Корректировать при необходимости

Рекомендации

• Сохраняй копии оригинальной и уточнённой деклараций, чтобы сравнивать изменения.
• В случае сложных ошибок проконсультируйся с ФНС РФ по телефону или через личный кабинет сайта nalog.ru.

Проверка заполненности: контрольные соотношения

Контрольные соотношения помогают проверить, есть ли логические ошибки или расхождения между разделами и строками декларации. ФНС РФ публикует список обязательных контрольных соотношений в письмах и инструкциях, например письмо ФНС России от 10.11.2022 № БС-4-11/15434@.

Основные контрольные соотношения по 6-НДФЛ

• Сумма удержанного НДФЛ не должна превышать сумму начисленного дохода, уменьшенную на вычеты.
• Общая сумма перечисленного налога должна совпадать с итогами по частным выплатам.
• Суммы в разделе выплаты должны соответствовать расчету по ставке налога для каждого работника.
• Проверяй даты уплаты — они не должны выходить за пределы отчетного периода.

Действия по итогам сверки

1. Используй автоматизированные проверки в бухгалтерских программах: 1С:Бухгалтерия, Контур.Бухгалтерия, Мое дело.
2. Сравнивай итоговые значения вручную по каждому разделу декларации.
3. Обнаружил ошибку — исправь и подай корректирующую декларацию.

Сроки и порядок подачи корректирующей 6-НДФЛ

Сроки подачи корректирующей формы зависят от того, кто и когда обнаружил ошибку.

Если бухгалтер сам выявил ошибку

1. Подай уточнённую декларацию сразу, как обнаружил неточность.
2. Пени начисляются только за несвоевременную уплату налога.
3. Штраф не применяется, если ошибку исправили до требования ИФНС и налог полностью перечислен.

Если ошибка выявлена по требованию ИФНС

1. Выполни корректировку в течение 10 рабочих дней после получения требования.
2. При несвоевременной подаче корректировки — штраф 500 рублей за каждую некорректную декларацию (ст. 126 НК РФ).
3. Если ошибка связана с занижением налога — штраф 20% от неуплаченной суммы НДФЛ (ст. 122 НК РФ).

Сводная таблица сроков и штрафов

Обстоятельство	Срок исправления	Ответственность
Ошибка найдена бухгалтером	Немедленно	Пени только за несвоевременный налог
Ошибка по требованию ИФНС	10 рабочих дней	Штраф за непредставление и пени
Занижен налог	Немедленно после обнаружения	Штраф 20% от суммы

Начисление пеней и штрафов при задержках исправления

Пени и штрафы начисляют за задержки при уплате НДФЛ или несвоевременную подачу корректирующей формы 6-НДФЛ. Расчет проводится по действующим ставкам и правилам.

Как рассчитываются пени

• Пени за просрочку начисляются за каждый день задержки.
• Ставка пеней для организаций — 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ (на 2024-2025 год — 16% годовых).
• Для ИП ставка пеней — 1/300 ставки за первые 30 дней, далее 1/150 ставки.

Формула расчета пеней

• Пени = Сумма налога × Ставка ЦБ РФ / 300 × Количество дней просрочки

Пример расчета пеней

• Сумма просроченного налога: 10 000 рублей
• Ставка ЦБ РФ: 16%
• Просрочка: 15 дней
• Пени = 10 000 × 16% / 300 × 15 = 10 000 × 0,16 / 300 × 15 = 5,33 × 15 = 79,95 рублей

Штрафы по НК РФ

• Штраф за непредставление или искажение сведений — фиксированный (500 рублей).
• Штраф за занижение суммы налога — 20% от неуплаченной суммы.

Заключение

Корректировка 6-НДФЛ требует внимательного подхода, грамотного заполнения формы и соблюдения сроков. Соблюдай требуемые правила, чтобы избежать штрафов и претензий со стороны налоговой службы.