Обязательная форма ЕФС-1 для кадровых событий

Форма ЕФС-1 стала обязательной для отражения кадровых событий с 2023 года, а с 2025 года действует её утверждённый бланк. Работодатели должны использовать только актуальную версию этой формы, чтобы корректно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Социальный фонд России (СФР). Важно понимать, как работает форма, какие данные в неё включать и что изменилось в требованиях к её заполнению.

Что такое еfs-1 и зачем нужен подраздел 1.1

ЕФС-1 — это единая форма сведений о трудовой деятельности граждан. Она введена для упрощения обмена данными между работодателями и СФР. Основная цель — быстрое получение актуальной информации о кадровых изменениях: приёмах, увольнениях, переводах и других значимых событиях для назначения пенсий и соблюдения трудовых прав.

С 2025 года действует обновлённая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР №2281. Важно использовать только актуальный бланк, потому что устаревшие формы не принимаются системой и могут привести к штрафам или отказу в приёме отчёта.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 служит для отражения информации по основным кадровым событиям. Здесь указывают факты приема сотрудника, перевода, увольнения, работы по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), смены наименования работодателя, подачи работником заявления о ведении электронной трудовой книжки (ЭТК), установке запрета на определённые должности и другие важные моменты.

Какие кадровые события отражаются в подразделе 1.1

В подраздел 1.1 следует вносить данные о каждом кадровом изменении. Примерный перечень:

• Приём на работу, в том числе по совместительству
• Перевод на другую должность или в другое подразделение
• Увольнение, в том числе по истечению срока трудового договора
• Заключение или прекращение ГПХ-договоров (например, подряда, оказания услуг)
• Смена названия организации или индивидуального предпринимателя
• Подача работником заявления о ведении или отказе от электронной трудовой книжки (ЭТК)
• Установление запрета на отдельные должности (например, запрет работать с детьми для осуждённых)

Реальные ситуации: если сотрудник работает по нескольким договорам, каждое событие отражается отдельно. Перевод может быть связан с изменением как должности, так и подразделения. Если заключён ГПХ-договор, данные о начале и прекращении работы также вносятся в подраздел 1.1, даже если этот сотрудник привлекается на разовую работу.

Изменения в названиях или подача заявления об электронной трудовой отражаются кодами событий — для них в форме предусмотрены свои позиции. Если отменяется приказ — это тоже фиксируется отдельной строкой с кодом отмены. Каждый случай и его код приведён в инструкции по заполнению формы.

Требования к оформлению и актуальные нормативные документы на 2025 год

С 2025 года заполнение ЕФС-1 и её разделов регламентируется приказом СФР №2281. В форме указывают информацию строго по правилам, приведённым в Методических рекомендациях и классификаторах:

• Справочник кодов событий для кадровых изменений
• Общероссийский классификатор специальностей (ОКЗ) — для указания трудовых функций
• Классификатор стран мира (ОКСМ) — для кодирования гражданства
• Коды территорий при работе на Крайнем Севере или приравненных местностях

Частая ошибка — использование неактуальных классификаторов и устаревших форм. Перед подачей всегда проверяй, что используешь официальную редакцию формы и последних версий справочников. Ошибки в кодах событий или должностей могут привести к возврату отчёта или необходимости срочного исправления сведений.

Следуй тексту приказа и рекомендациям СФР, чтобы исключить риски отказа в приёме данных, наложения штрафов и задержки в начислении страхового стажа сотрудникам.

Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Титульный лист — первый раздел формы ЕФС-1. Для корректного заполнения следует внести все обязательные реквизиты. Используйте актуальный бланк, утверждённый Приказом СФР №2281, чтобы избежать ошибок при сдаче. Всегда проверяйте, что данные соответствуют данным организации и сведениям, зарегистрированным в государственных справочниках.

• Наименование страхователя — укажите полное официальное название организации или ФИО индивидуального предпринимателя (ИП).
• ИНН — запишите индивидуальный номер налогоплательщика.
• КПП — для организаций (юридических лиц). ИП это поле не заполняют.
• ОГРН/ОГРНИП — государственный регистрационный номер организации или ИП.
• Регистрационный номер страхователя — номер, присвоенный в Социальном фонде России (СФР).
• Коды статистики — если предусмотрено, впишите ОКПО, ОКВЭД и другие требуемые коды.
• Период — указывайте месяц и год, за который представляется отчёт.

Для ООО обязательно заполняйте все поля в соответствии с учредительными документами. Если у компании есть обособленные подразделения, для каждого формируйте отдельный бланк с указанием реквизитов подразделения.

ИП без работников указывают только свои данные; раздел по застрахованным лицам не заполняется. Для подразделений придерживайтесь правил ввода адреса и идентификаторов.

При отправке бумажного варианта используйте печатный бланк, подписанный директором (или ИП) — без ошибок и помарок. Для электронной версии проверьте соответствие формата требованиям отправки через официальные программы СФР или аккредитованные сервисы. Обязательно подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Пошаговая инструкция по заполнению подраздела 1

Каждое кадровое событие по работнику отражается отдельной строкой в подразделе 1. Правильное заполнение зависит от статуса работника (гражданин РФ, иностранец, договор ГПХ). Всегда используйте актуальные справочники и коды. Разберём заполнение по каждой графе таблицы.

Графы 1–3: Нумерация, дата события, код события

• Графа 1 — порядковый номер строки (начинается с 1 по каждому работнику).
• Графа 2 — точная дата кадрового события (ДД.ММ.ГГГГ).
• Графа 3 — код события по справочнику: приём — «01», увольнение — «02», перевод — «03», смена условий — «04», заключение договора ГПХ — «07», и др.

Пример: Для принятия сотрудника 12 марта 2025 года: 1, 12.03.2025, 01.

Графа 4: Территориальные условия (Крайний Север и приравненные)

Указывайте коды РКС или МКС, если место работы связано с особыми территориальными условиями. Коды берите из актуального классификатора:

• РКС — районы Крайнего Севера.
• МКС — местности, приравненные к Крайнему Северу.
• Если работник трудится вне этих зон, поле оставьте пустым.

Графа 5: Должность, подразделение, вид договора

Заполняйте по штатному расписанию. Указывайте должность в точном соответствии с внутренними документами. Подразделение вписывается только при его наличии. Нет подразделения — оставьте графу пустой или напишите «—».

• Вид договора: «Трудовой», «ГПХ» (гражданско-правовой характер).

Важно: Для совместителей и временных работников используйте дополнительные обозначения согласно инструкции.

Графа 6: Код трудовой функции и события

• Код берите из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ).
• Для ГПХ и совместителей могут быть особые коды или поле оставляют пустым, если событие не требует указания функции.
• Пример: для бухгалтера — «2411».

При переводе на другую должность указывается код соответствующей новой функции.

Графа 7: Причина увольнения и расшифровка кода

Код берите из справочника причин увольнения — Приложение к приказу или статья Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Для каждой причины есть уникальный номер. Например: «71» — по соглашению сторон, «77» — по инициативе работника.

• Необычные основания — при ликвидации, истечении срока договора, сокращении должности пользуйтесь ссылкой на конкретный пункт ТК РФ.

Графы 8–10: Основание, дата и номер документа

• Основание — название документа (приказ, трудовой договор, соглашение).
• Дата — ДД.ММ.ГГГГ подписания документа.
• Номер документа — номер приказа или соглашения.

Пример: Приказ «О приёме», 12.03.2025, №110-к.

Если событие — сразу несколько оснований (например, смена условий + перевод), по каждому событию оформляйте отдельную строку.

Графа 11: Исправление ошибок и отмена событий

Если нужно отменить ошибочно внесённое событие, укажите в графе «Х» и повторите верные сведения.

• Исправления отмечают датой отмены, при необходимости указывают оба события — отменённое и новое.
• При повторных ошибках подайте ещё одну корректирующую строку.

Важно: Следите, чтобы при отмене корректно сопоставлять удаляемое и новое событие: дата, код события, реквизиты должны совпадать, кроме корректируемых пунктов.

Особые случаи и типичные ошибки при заполнении подраздела 1.1

Заполнение подраздела 1.1 требует особой аккуратности из-за множества нюансов. Часто встречаются ошибки, которые приводят к штрафам или возврату формы из СФР.

• Одновременное оформление по нескольким событиям (приём, перевод, смена ФИО). Для каждого события обязательно формируйте отдельную строку: нельзя объединять разные действия в одну строку.
• Ошибки в статусе работника — неверное определение кода гражданства, статуса страхователя (например, иностранец — гражданин РФ), неправильный выбор застрахованного лица.
• Неправильная дата события — дата в отчёте не должна отличаться от фактической даты кадровых документов.
• Ошибка выбранного кода события — например, при переводе на другую должность вместо «03» случайно указывают «01» (приём).
• Некорректные основания документов — перепутаны номер и дата, указан несуществующий приказ.
• ГПХ-договоры — часто забывают о необходимости указывать сведения по таким сотрудникам. При ошибках занесения по ГПХ документы могут не совпадать по датам договора и фактических событий — это недопустимо.

Ошибка	Как исправить
Указана неверная дата	Внести корректировку отдельной строкой, отменить ошибочную запись через графу 11
Неправильный код гражданства	Использовать справочник ОКСМ, внести исправление в форме
Ошибки в номере документа	Повторно отразить событие с верными данными и отменить неверное

При обнаружении ошибки после сдачи формы — подготовьте исправленную версию и с отметкой «Х» в графе 11 направьте корректный отчёт по тому же сотруднику. Повторные ошибки также исправляются аналогично. Для консультаций, если не удаётся самостоятельно устранить недочёты, обратитесь за разъяснением в СФР или используйте разъяснения на порталах «1С», «КонсультантПлюс» или «Гарнитура».

Совет: Перед отправкой формы всегда проверяйте правильность заполнения через утверждённые программы, это сократит вероятность возврата формы из-за технических или содержательных недочётов.

Сроки сдачи ЕФС-1 подраздел 1.1 за март 2025 года

Сроки сдачи сведений по форме ЕФС-1 за март 2025 года определены на основании действующего порядка. Особенно важно вовремя отчитаться о каждом кадровом событии. Нарушения могут привести к штрафам и дополнительным проверкам.

• Сведения о приёме и увольнении сотрудников подавайте не позднее рабочего дня, следующего за датой издания приказа или иного документа о переводе, приёме или увольнении. Если событие попадает на конец месяца, считаем и календарные, и рабочие дни.
• Для всех других кадровых событий (например, перевод, оформление или прекращение ГПХ-договора, изменение Ф.И.О.) срок — до 15 числа месяца, следующего за отчётным. Например, если событие случилось в марте, сообщите о нём до 15 апреля.

Если последнее событие наступает в нерабочий или праздничный день, перенесите сдачу сведений на ближайший следующий рабочий день.

Кадровое событие	Срок сдачи отчёта
Приём, увольнение, перевод	Не позднее следующего рабочего дня
Изменение данных, подача заявлений, ГПХ-договоры	До 15 числа следующего месяца

Форматы подачи: электронный и бумажный варианты

Форму ЕФС-1 подраздел 1.1 разрешено подавать в электронном либо бумажном виде, в зависимости от количества работников и организационного статуса работодателя. Важно соблюдать все требования к формату и способу подписания документа.

• Бумажная версия возможна только для страхователей, у которых среднесписочная численность работников не превышает 10 человек.
• Если сотрудников больше 10, отправляйте сведения исключительно в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП).

Используйте надёжные программы и сервисы для электронной сдачи, такие как:

• 1С-Отчётность
• Контур-Экстерн
• Сбис
• Такском

При сдаче электронной формы бланк обязательно должен быть подписан квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.

Для отправки бумажных форм убедитесь в корректности заполнения всех реквизитов и наличии заверения подписью и печатью (если предусмотрена законом).

Куда подавать форму и как подтвердить факт сдачи

Подавать сведения по форме ЕФС-1 требуется по месту регистрации вашей организации или индивидуального предпринимателя (ИП). Для этого используйте один из каналов:

1. Личный кабинет страхователя на портале СФР (Социальный фонд России)
2. Через электронные сервисы операторов связи (например, 1С, Контур, Сбис, Такском)
3. В некоторых случаях — через МФЦ (многофункциональные центры), если предусмотрено локальным регламентом

По итогам сдачи в электронном виде получите подтверждение приема отчета (квитанцию) в том же сервисе, через который отправляли документ. При сдаче бумажного отчёта попросите зарегистрировать входящий номер или отметку на вашем экземпляре.

В случае технических сбоев сохраняйте информацию об ошибке, делайте скриншоты и оперативно обращайтесь в поддержку выбранного сервиса. Если проблема не устраняется, напишите уведомление в СФР с описанием ситуации.

Ответственность за нарушения сроков и ошибок при сдаче формы

Несоблюдение сроков сдачи формы ЕФС-1 подраздел 1.1, ошибки в сведениях или отказ от предоставления информации грозит административной ответственностью.

• Штраф за просрочку или неверные данные составляет от 300 до 500 рублей за каждое неправильно отражённое событие согласно статье 15.33.2 КоАП РФ.
• Повторные или грубые нарушения приводят к увеличению размера штрафа и проверкам организационной деятельности.
• Если нарушение связано с невнесением данных о ГПХ-договоре или приеме гражданина другой страны, возможны специальные проверки со стороны СФР.

Для исправления ошибок используйте раздел «Исправление сведений», подайте уточнённую форму и дождитесь подтверждения её приёма.

Регулярно проверяйте актуальность справочников и форм, чтобы избежать санкций. Обращайтесь за консультациями в отделение СФР или по телефону горячей линии.

Заключение

В 2025 году сдача формы ЕФС-1 подраздел 1.1 требует строгого соблюдения сроков, актуальных бланков и точности сведений. Следуйте инструкциям и проверяйте данные для уверенного отчёта без штрафов.